SO SÁNH MICROSOFT 365 VÀ GOOGLE WORKSPACE – GIẢI PHÁP NÀO TỐT NHẤT CHO DOANH NGHIỆP

Cả Google Workspace (trước đây là G Suite) và Microsoft 365 (trước đây là Office 365) đều cung cấp bộ ứng dụng văn phòng năng suất hoàn chỉnh dựa trên đám mây. Hai giải pháp này có những gói đăng ký khác nhau, đáp ứng những nhu cầu sử dụng đa dạng của doanh nghiệp. Nhưng nhìn chung, đây vẫn là hai đối thủ “kẻ tám lạng người nửa cân” hoạt động với mục địch chung là nâng cao năng suất tại nơi làm việc.
Bài viết dưới đâu sẽ mang đến cái nhìn rõ ràng về các phiên bản của Microsoft 365 và Google Workspace để doanh nghiệp có được lựa chọn phù hợp nhất.

TỔNG QUAN VỀ GIẢI PHÁP MICROSOFT 365 VÀ GOOGLE WORKSPACE

1. Điểm giống nhau

Microsoft 365 và Google Workspace đều được củng cố bởi cơ sở hạ tầng đám mây mạnh mẽ, độ tin cậy và bảo mật cao cấp hàng đầu thế giới. Mỗi giải pháp đều bao gồm các tính năng sau:

♦ Email doanh nghiệp và các dịch vụ Calendar dùng chung được đính kèm với các domain tùy chỉnh
♦ Lưu trữ trực tuyến, với không gian chung để cộng tác và phân bổ lớn không gian lưu trữ cá nhân cho mỗi tài khoản người dùng
♦ Ứng dụng năng suất để tạo và cộng tác trên tài liệu, bảng tính và bản trình bày
♦ Các công cụ giao tiếp của công ty, bao gồm nhắn tin, cuộc họp trực tuyến và hội nghị truyền hình
♦ Một giao diện quản lý, với các tính năng nâng cao như tuân thủ và lưu trữ cho khách hàng doanh nghiệp cũng như các tính năng bảo mật bao gồm xác thực hai yếu tố.

2. Điểm khác nhau 

Mặc dù có sự tương đồng về các tính năng, Microsoft 365 và Google Workspace có những cách tiếp cận khác nhau rõ ràng về kiến ​​trúc đám mây và thiết kế ứng dụng. Vì vậy, doanh nghiệp cần đưa ra lựa chọn phù hợp nhất với hệ thống phần cứng đã được cài đặt của mình.

Cách tiếp cận của Microsoft được xây dựng dựa trên nhượng quyền thương mại Office và các ứng dụng dành cho máy tính để bàn đi kèm. Microsoft 365 phù hợp với các doanh nghiệp có yêu cầu về độ chuyên nghiệp và tần suất  sử dụng cao các ứng dụng tài liệu, bảng tính và bản trình bày, linh hoạt sử dụng cả online và offline. Microsoft 365 có khả năng cập nhật tự động các ứng dụng, để đảm bảo người dùng luôn được tiếp cận với những tính năng và ứng dụng mới nhất và các bản vá bảo mật luôn được cải tiến để đương đầu với những nguy cơ thất thoát và tấn công dữ liệu tinh vi.

Các dịch vụ back-end, bao gồm Exchange Online, OneDrive for Business, SharePoint Online và Microsoft Teams, cung cấp một đường dẫn di chuyển dễ dàng cho các tổ chức sẵn sàng di chuyển máy chủ tại chỗ của họ lên đám mây. Nhân viên có thể truy cập các dịch vụ đó bằng các ứng dụng máy tính để bàn quen thuộc như Outlook, Word, Excel và PowerPoint hoặc họ có thể sử dụng các lựa chọn thay thế dựa trên web.

Ngược lại, cách tiếp cận của Google là dựa trên đám mây và tập trung vào trình duyệt. Các dịch vụ dựa trên web giống hệt với các công cụ cá nhân mà nhân viên của bạn đã quen thuộc, bao gồm Gmail, Google Drive, Google Tài liệu và Google Trang tính. Khi được sử dụng với trình duyệt Chrome của Google, các ứng dụng đó hỗ trợ lưu trữ ngoại tuyến email và tài liệu. Như vậy, Google Workspace phù hợp với các doanh nghiệp muốn tận dụng lợi thế của việc tạo email theo tên miền thương hiệu bằng dịch vụ Gmail đã quá quen thuộc của Google. Trên Google Workspace, người dùng có thể dễ dàng tạo và cộng tác tài liệu nội bộ, tận dụng sức mạnh linh hoạt của Google Drive hoặc các công cụ và trình bảo mật cấp cao.

CÁC GÓI ĐĂNG KÝ VÀ GIÁ CẢ KHI MUA MICROSOFT 365 VÀ GOOGLE WORKSPACE

Google Workspace dành cho doanh nghiệp cung cấp 4 lựa chọn gói dịch vụ chính:

Google Workspace Essential: dành cho nhóm người dùng hoặc doanh nghiệp có nhu cầu về hội họp (Meet), lưu trữ (Drive hoặc Document) nhưng không cần hệ thống lịch và email
♦ Google Workspace Business (Business Starter, Business Standard, Business Plus) và Google Workspace Enterprise : dành cho nhóm doanh nghiệp có nhu cầu chuyên biệt, yêu cầu thêm về hệ thống Calendar, Email, dung lượng lưu trữ lớn. Đồng thời khả năng bảo mật và các dịch vụ hỗ trợ nâng cao cũng cần nâng cấp ở mức độ cao cấp hơn.
Google Workspace Education: dành cho khối giáo dục

>> Xem thêm về các gói dịch vụ khi mua Google Workspace

Microsoft 365 cung cấp đa dạng lựa chọn cho nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp hơn.

Microsoft 365 Business (Business Basic, Business Standard và Business Premium): dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ.
♦ Microsoft 365 Apps for Business chỉ bao gồm các ứng dụng dành cho máy tính để bàn và bộ nhớ đám mây, không tích hợp email doanh nghiệp và Microsoft Team.
♦ Một số gói Office 365 Enterprise (E1, E3, E5)
♦ Ba gói đăng ký Microsoft 365 Enterprise dành cho các tổ chức lớn hơn chuyển đổi khỏi cấp phép cho mỗi máy và máy chủ tại chỗ.
♦ Các gói Microsoft 365 riêng cho các tổ chức giáo dục, cơ quan chính phủ Hoa Kỳ và các tổ chức phi lợi nhuận.

>> Xem thêm về các gói dịch vụ khi mua Microsoft 365

DANH MỤC ỨNG DỤNG CÓ TRONG GOOGLE WORKSPACE

Tất cả các gói Google Workspace bao gồm:

♦ Gmail dành cho Doanh nghiệp
♦ Meet (hội nghị video và thoại)
♦ Chat (nhắn tin an toàn)
♦ Lịch dùng chung
♦ Google Docs, Sheets, and Slides
♦ Keep (ghi chú được chia sẻ)
♦ Forms (trình tạo khảo sát)
♦ Sites (trình tạo trang web)
♦ Currents (sự thay thế cho Google+ cho Google Workspace)
♦ Ít nhất 30GB bộ nhớ tệp trên đám mây (Google Drive)
♦ Kiểm soát an ninh và quản trị

Các gói Google Workspace Business Premium và Enterprise giúp tăng đáng kể dung lượng lưu trữ đám mây (ít nhất 5 TB cho mỗi người dùng) và thêm các tùy chọn eDiscovery và email cũng như khả năng giới hạn quyền truy cập của người dùng theo vùng địa lý, trong số các tính năng khác. Ngoài ra, hiện nay Google Workspace sắp ra mắt dịch vụ Google Workspace Individual đáp ứng nhu cầu sử dụng của các khách hàng nhỏ.

DANH MỤC ỨNG DỤNG CÓ TRONG MICROSOFT 365

Tất cả các gói Microsoft 365 đều bao gồm một tập hợp các tính năng dựa trên đám mây hoặc quyền tải xuống và cài đặt các ứng dụng Office dành cho máy tính để bàn trên tối đa 15 thiết bị cho mỗi người dùng (năm PC hoặc Mac Windows, năm máy tính bảng và năm điện thoại thông minh) hoặc cả hai.

Bộ sưu tập các ứng dụng dành cho máy tính để bàn bao gồm Outlook, Word, Excel, PowerPoint và OneNote; Access và Publisher chỉ khả dụng trên PC chạy Windows và Microsoft gần đây đã công bố kế hoạch đưa phiên bản Visio vào các gói kinh doanh Microsoft 365. Gói Business và Enterprise bao gồm 1TB hoặc nhiều hơn dung lượng lưu trữ cho mỗi người dùng trong OneDrive for Business và quyền truy cập vào các phiên bản dựa trên web của Word, Excel, PowerPoint và OneNote.

Các dịch vụ dựa trên đám mây bao gồm:

♦ Exchange lưu trữ email trực tuyến với kích thước hộp thư đến tối đa là 50 hoặc 100GB
♦ Phiên bản dựa trên web của Word, Excel, PowerPoint và Outlook
♦ Tối thiểu 1TB dung lượng lưu trữ tệp OneDrive for Business cho mỗi người dùng
♦ Các site nhóm SharePoint Online
♦ Hội nghị truyền hình HD
♦ Online meetings (Truyền phát cuộc họp Skype hoặc sự kiện trực tiếp của Microsoft Teams )
♦ Cộng tác và nhắn tin an toàn (Microsoft Teams)
♦ Kiểm soát an ninh và quản trị

Các gói đăng ký cho doanh nghiệp bao gồm một ứng dụng lên lịch cuộc hẹn, Microsoft Bookings và phần mềm theo dõi chi phí MileIQ. (Hai tiện ích kinh doanh trước đây có sẵn trong gói Business plans, Outlook Customer Manager và Microsoft Invoicing, đã bị gỡ bỏ vào đầu năm 2020)

Ngoài ra, Microsoft 365 cho doanh nghiệp bao gồm phần mềm quản lý tác vụ dựa trên nhóm (Microsoft Planner), phân tích nâng cao (MyAnalytics và Power BI Pro), công cụ quản lý quy trình (Power Apps và Power Automate), phần mềm cộng tác bổ sung (Yammer) và các tính năng nâng cao như eDiscovery, email chính sách lưu giữ, Bảo vệ Đe dọa Nâng cao của Microsoft và hỗ trợ triển khai miễn phí khi mua từ 150 seats trở lên.

MỘT SỐ TÍNH NĂNG KHÁC CỦA MICROSOFT 365 VÀ GOOGLE WORKSPACE

Trên thực tế, sự khác biệt lớn nhất giữa 2 giải pháp này không phải chỉ gói gọn trong một tính năng cụ thể mà còn dựa trên phương thức triển khai những tính năng này.

Email

Microsoft có Exchange Online, được tối ưu hóa để sử dụng với ứng dụng khách Outlook trên máy tính. Google có Gmail, được tối ưu hóa để sử dụng trong trình duyệt web Chrome và trên các ứng dụng dành cho thiết bị di động. Bên cạnh những khác biệt cơ bản về kiến ​​trúc, bộ tính năng bao gồm tất cả mọi thứ mà quản trị viên email công ty muốn, bao gồm bảo vệ chống phần mềm độc hại, lọc thư rác và bí danh nhóm.

Tài khoản Google Workspace Business Starter có kích thước hộp thư đến tối đa là 30GB (hoặc nhỏ hơn, vì dung lượng đó được chia sẻ bởi bộ nhớ Drive của người dùng). Hạn chế đó sẽ biến mất với các gói Business Standard, Business Premium và Enterprise của Google Workspace. Kích thước hộp thư Microsoft 365 được giới hạn ở 50GB hoặc 100GB, tùy thuộc vào gói. Đối với tài khoản Doanh nghiệp đã bật tính năng lưu trữ, dung lượng lưu trữ trong hộp thư lưu trữ là không giới hạn.

Ứng dụng năng suất

Các ứng dụng năng suất hàng đầu của Google được thiết kế để hoạt động độc quyền trong một trình duyệt hoặc một trong các ứng dụng dành cho thiết bị di động của nó. Ngược lại, các gói Microsoft 365 phổ biến nhất bao gồm bản phát hành mới nhất của ứng dụng Office trên máy tính để bàn (Outlook, Word, Excel, PowerPoint và OneNote) trên PC Windows và Mac, ngoài các phiên bản web ngày càng đầy đủ tính năng của các ứng dụng cốt lõi đó.

Tính khả dụng của các ứng dụng Office dành cho máy tính để bàn là tính năng tuyệt vời đối với một số tổ chức. Điều đó đặc biệt đúng khi độ trung thực với các định dạng tài liệu Office là rất quan trọng. Thật dễ dàng để nhập và xuất Google Docs và Sheets, nhưng các tính năng của tài liệu Office không được đảm bảo khi di chuyển giữa hai môi trường, cụ thể là phiên bản Office Offline và Online, vĩnh viễn và thuê bao.

Lưu trữ đám mây

Lưu trữ trên Microsoft 365 là OneDrive for Business( từng là một phần mềm tách rời từ SharePoint), giờ đây có thể chia sẻ cùng một công cụ đồng bộ hóa với đối tác tiêu dùng của nó và đã phát triển thành một dịch vụ đáng tin cậy. OneDrive for Business được tích hợp tốt với cả Microsoft 365 và Windows, hoạt động tốt trên máy Mac và trên thiết bị di động. Theo mặc định, mỗi người dùng OneDrive for Business nhận được 1TB dung lượng lưu trữ tệp đám mây cá nhân; trên tài khoản Enterprise có ít nhất năm người dùng có dung lượng nhiều hơn. Đối với tất cả các loại tài khoản, tổ chức nhận được 1TB (cộng với 10GB cho mỗi người dùng) dung lượng lưu trữ SharePoint.

Lưu trữ trên Google Workspace là Google Drive, phân bổ bộ nhớ Google Drive được chia sẻ với Gmail. Tài khoản Business Standard có dung lượng lưu trữ là 30GB. Giới hạn tăng lên 1TB trên các tài khoản được nâng cấp và không giới hạn đối với các gói Google Workspace Business và Enterprise có ít nhất năm người dùng. Quản trị viên có thể kiểm soát quyền truy cập ngoại tuyến bằng chính sách thiết bị và có thể chỉ định liệu người dùng có thể đồng bộ hóa tệp Drive với máy tính hoặc thiết bị di động hay không.

Giao tiếp và cộng tác

Bất kể doanh nghiệp sử dụng Google Workspace hay Microsoft 365, bạn đều có một loạt các công cụ giao tiếp và cộng tác để lựa chọn.

Cả hai dịch vụ đều cho phép chỉnh sửa đồng thời các tài liệu trong trình duyệt web, để mọi người có thể làm việc như một nhóm trong các dự án được chia sẻ; đối với các tệp được lưu trữ trên OneDrive for Business, bạn cũng có thể cộng tác bằng các ứng dụng Office trên máy tính.

Google đã đổi tên các ứng dụng Google Hangouts của mình thành Google Meet (cho các cuộc họp trực tuyến, hội nghị truyền hình và cuộc gọi thoại) và Trò chuyện (xử lý các cuộc trò chuyện văn bản đơn giản). Microsoft 365 hoàn thành các mục tiêu tương tự với ứng dụng Microsoft Teams, ứng dụng này thay thế Skype for Business và Lync.

CHỨNG NHẬN ĐỐI TÁC BẢN QUYỀN SOFT365 - CÁC HÃNG PHẦN MỀM TRÊN THẾ GIỚI
http://soft365.vn - https://store.soft365.vn/ - Hotline: 0936 362 158

THÔNG TIN LIÊN HỆ TƯ VẤN MUA PHẦN MỀM GOOGLE WORKSPACE TẠI SOFT365
Công ty TNHH Thương mại và dịch vụ TSG
Địa chỉ: Hà Nội: Tầng 2, Tòa nhà ATS, 252 Hoàng Quốc Việt, Bắc Từ Liêm, Hà Nội
Hồ Chí Minh: Tầng 5, tòa nhà số 89 Vạn Kiếp, phường 03, quận Bình Thạnh, TP HCM
Website: www.soft365.vn - store.soft365.vn | Email: [email protected]
Điện thoại: 024 7305 0506 | 028 7308 0508
Gặp tổng đài tư vấn: 0936 362 158 | [email protected]

GIẢI PHÁP HÀNG ĐẦU - DỊCH VỤ HOÀN HẢO
SOFT365 - ĐỐI TÁC ỦY QUYỀN CỦA CÁC HÃNG PHẦN MỀM NỔI TIẾNG TRÊN THẾ GIỚI