NHỮNG PHƯƠNG PHÁP MIGRATE HỆ THỐNG EMAIL SANG MICROSOFT 365 PHỔ BIẾN

Doanh nghiệp của bạn có thể migrate email hay di chuyển hệ thống email của bạn sang Microsoft 365. Bao gồm từ Exchange Server hoặc các hệ thống email khác sử dụng IMAP như Google Workspace, Zoho, Mdaemon hay Zimbra… Khi bạn di chuyển hệ thống, bạn có thể di chuyển cả hòm thư, danh bạ, lịch làm việc và các thông tin khác sang Microsoft 365.

Để migrate email sang Microsoft 365, bạn có thể sử dụng nhiều phương pháp khác nhau. Trong bài viết dưới đây, SOFT365 sẽ cùng bạn tìm hiểu các phương pháp migrate email sang Microsoft 365 phổ biến và tìm ra xem đâu là cách tốt nhất dành cho doanh nghiệp của bạn.

Những phương pháp phổ biến để Migrate email sang Microsoft 365

Tùy theo hệ thống email mà bạn đang sử dung, sẽ có nhiều cách khác nhau để di chuyển sang Microsoft 365. Tuy nhiên, sẽ có 3 phương pháp chung, bao gồm:

• Tự thực hiện di chuyển email thủ công.
• Di chuyển email sử dụng công cụ bên thứ 3.
• Sử dụng dịch vụ di chuyển email của các đối tác tin cậy như TSG-SOFT365.

Di chuyển thủ công hệ thống email sang Microsoft 365

Di chuyển bằng cách tải lên file PST

Với những doanh nghiệp có lượng người dùng ít, dung lượng hòm thư không quá lớn, quản trị viên có thể di chuyển thủ công hệ thống email của mình sang Microsoft 365. Để di chuyển thủ công, bạn có thể tìm file PST được lưu trữ cục bộ tại máy tính của mỗi người dùng. Các file PST này chứa các email, lịch làm việc, danh bạ, danh mục công việc và nhiều thông tin khác của mỗi người dùng. Nó cho phép bạn truy cập dữ liệu email trong ứng dụng email ngay cả khi không có kết nối internet. Sau khi di chuyển sang Microsoft 365, bạn có thể cần nhập dữ liệu từ tệp PST vào tài khoản email Microsoft 365 để cho phép người dùng xem dữ liệu email cũ của họ trong giao diện web của Outlook Online.

Cách di chuyển sử dụng file PST này, quản trị viên có thể dễ dàng migrate hệ thống email cũ sang Microsoft 365 mà không cần quá nhiều thao tác. Qua đó giúp đơn giản hóa công việc. Tuy nhiên, phương pháp này chỉ áp dụng với các hệ thống email nhẹ, ít người dùng. Bởi việc upload các tệp tin PST lên hệ thống Cloud của Microsoft 365 sẽ tốn rất nhiều thời gian và băng thông mạng.

Di chuyển bằng cách sử dụng IMAP

Với những hệ thống email sử dụng IMAP như Google Workspace, Zoho, Exchange, bạn có thể sử dụng phương pháp di chuyển IMAP. Khi sử dụng phương pháp này, chỉ có email và các mục trong email được di chuyển sang Microsoft 365. Các thông tin về danh bạ, danh mục công việc, danh bạ sẽ không được di chuyển, yêu cầu người dùng phải tạo lại.

Sử dụng phương pháp migrate bằng IMAP sẽ không tạo ra hòm thư mới trong Microsoft 365. Do đó, các quản trị viên sẽ phải tạo mới hòm thư cho mỗi người dùng trước khi di chuyển.

Cách hoạt động và thứ tự các bước thực hiện được thể hiện ở trong ảnh bên dưới:

Với phương pháp di chuyển sử dụng IMAP này, bạn có thể di chuyển hệ thống email lớn, nhiều người dùng sang Microsoft 365 rất thuận tiện. Tuy nhiên, công việc này yêu cầu nhiều bước chuẩn bị, lên danh sách các công việc cần thực hiện trước khi migrate. Đồng thời, nó cũng yêu cầu rất nhiều thời gian để tạo danh sách người dùng mới, gán bản quyền, lập danh sách hòm thư di chuyển. Các công việc này cần số lượng thành viên trong đội IT lớn, thực hiện chính xác theo các bước đã tạo sẵn. Do đó, sẽ rất tốn thời gian và công sức đối với các doanh nghiệp có nhân sự trong phòng IT ít.

Di chuyển hệ thống email sang Microsoft 365 sử dụng phần mềm bên thứ 3

Trên thị trường hiện tại, có rất nhiều công cụ, phần mềm chuyên dụng để giúp bạn có thể di chuyển hệ thống của mình sang Microsoft 365 một cách dễ dàng, hiệu quả và thành công. Họ sử dụng các giao thức và phương pháp tiếp cận đặc biệt để tiến hành di chuyển email từ các nền tảng email khác nhau. Dưới đây là một số phần mềm bên thứ 3 được Microsoft tin tưởng và đề xuất cho người dùng.

• CodeTwo: Nhà cung cấp giải pháp di chuyển Microsoft 365 và Office 365. Di chuyển hộp thư và thư mục công cộng từ bất kỳ Exchange tại chỗ nào và email từ IMAP (Gmail, IBM Notes, v.v.) sang đám mây hoặc thực hiện di chuyển tenant sang tenant. Chuyển tất cả dữ liệu cùng một lúc hoặc theo lô và tự động hóa toàn bộ quá trình di chuyển mà không có thời gian chết.
• Quest: Nhà cung cấp các giải pháp di chuyển từ Exchange, Microsoft 365, Office 365, Gmail, GroupWise, Notes, POP / IMAP, Zimbra, Sun ONE / iPlanet, PST và lưu trữ email sang Microsoft 365 hoặc Office 365 và Exchange. Các giải pháp nhiệm vụ đồng bộ hóa hộp thư, thư mục công cộng và thông tin lịch trong khi vẫn duy trì sự chung sống trong suốt quá trình di chuyển.
• Transvault: Nhà cung cấp giải pháp di chuyển Cloud Office sang Microsoft 365 từ Exchange và Notes. Transvault hỗ trợ 23 nguồn khác nhau để di chuyển và có các sản phẩm cung cấp mọi quy mô dự án, di chuyển kho lưu trữ email phức tạp và quản lý PST. Các giải pháp di chuyển doanh nghiệp an toàn, tuân thủ, hiệu quả và tập trung vào người dùng, đồng thời có thể chạy cả tại chỗ và trong Đám mây.
• SkyKick: Nhà cung cấp các giải pháp di chuyển tự động để di chuyển tại chỗ Exchange, Gmail, POP3, IMAP, Lotus Notes sang Microsoft 365 hoặc Office 365. Các công cụ di chuyển end-to-end giúp các đối tác bán hàng, lập kế hoạch, di chuyển, quản lý và các giai đoạn tại chỗ của dự án di chuyển.

Sử dụng dịch vụ migrate email sang Microsoft 365 của TSG

Lựa chọn dịch vụ Migrate email sang Microsoft 365 của TSG, khách hàng sẽ hoàn toàn yên tâm về chi phí, thời gian và độ toàn vẹn của hệ thống email sau khi di chuyển. TSG-SOFT365 là đối tác Vàng hàng đầu của Microsoft tại Việt Nam. Chúng tôi có hơn 11 năm kinh nghiệm trong việc hỗ trợ kỹ thuật và triển khai các dịch vụ liên quan đến các dịch vụ đám mây của Microsoft. TSG tự tin cung cấp tới khách hàng các sản phẩm Microsoft 365 với giá cả hợp lý nhất, dịch vụ chuyên nghiệp và tư vấn tận tâm.

Đặc biệt, khi mua Microsoft 365 bản quyền tại TSG. Khách hàng sẽ nhận ngay chương trình ưu đãi chuyển đổi hệ thống với phí migrate 0 đồng. Giúp khách hàng loại bỏ những băn khoăn về chi phí và độ ổn định của hệ thống.