OFFICE 365 BẢN QUYỀN HỖ TRỢ LÀM VIỆC NHÓM TỪ XA

Office 365 bản quyền – Công cụ cộng tác hoàn hảo cho các nhóm làm việc từ xa

Trước kia, sự lựa chọn duy nhất của một nhân viên là làm việc tại văn phòng. Tuy nhiên, ngày nay, với sự phát triển không ngừng của khoa học công nghệ, bạn có thể làm việc từ hầu hết mọi nơi. Làm việc từ xa chắc chắn đã đi một chặng đường dài nhưng giờ đây các công ty phải thực hiện các bước bổ sung để phù hợp với nhiều cấp bậc và ví trí nhân viên khác nhau. Và theo Tập đoàn dữ liệu quốc tế, xu hướng này sẽ không thay đổi mà sẽ còn phát triển không ngừng. Các dự báo chỉ ra rằng các nhân viên ở xa sẽ chiếm 72,3% tổng lực lượng lao động truyền thống. Bằng cách sử dụng các công nghệ dựa trên đám mây như Office 365 , những nhân viên này có thể dễ dàng truy cập các tệp văn phòng và làm việc cộng tác với các thành viên khác trong nhóm một cách thoải mái và nhanh chóng từ bất cứ vị trí địa lý.

Thách thức đối với lực lượng lao động từ xa

Hầu như tất cả các nhân viên làm việc từ xa đều phải đối mặt với cùng một vấn đề giống nhau. Ví dụ, nhân viên từ xa có thể gặp phải những thách thức đáng kể khi cố gắng tiếp cận các tệp tài liệu, liên hệ với đồng nghiệp, báo cáo với cấp trên hoặc cập nhật các dự án của họ.

Sau đây là một số vấn đề chính thường gặp phải của tất cả các nhân viên làm việc nhóm từ xa:

Tính linh hoạt

Nhân viên thường sử dụng các thiết bị khác nhau để hoàn thành công việc tùy theo mục đích, do đó nếu doanh nghiệp có một hệ thống chạy trên tất cả các hệ điều hành và áp dụng được trên nhiều thiết bị sẽ cải thiện đáng kể khả năng truy cập. Một hệ thống cần phải đủ linh hoạt để chạy trên thiết bị thuận tiện nhất cho khối lượng nhân viên nhất định. Điều này cho phép nhân viên từ xa ngay lập tức bắt đầu làm việc với một thiết bị mà họ chọn mà không gặp bất kỳ trở ngại công nghệ nào.

Tính kết nối

Kết nối là một trong những đặc điểm quan trọng nhất của việc “làm việc nhóm” thành công nhưng nó thậm chí còn quan trọng hơn đối với người dùng từ xa. Một hệ thống cho phép liên lạc và truyền thông tin liền mạch sẽ cải thiện đáng kể hiệu quả chung của nhóm bằng cách đảm bảo mọi người giữ liên lạc với nhau. Những nhân viên làm việc nhóm từ xa luôn đòi hỏi sự kết nối liên tục, không bị gián đoạn, điều này là vô cùng quan trọng bởi đặc thù công việc rất ít khi họ có mặt ở văn phòng.

Khả năng truy cập

Tất cả nhân viên từ xa yêu cầu quyền truy cập vào máy chủ của công ty để họ có thể cập nhật những phát triển mới nhất và hoàn thành công việc của họ. Một hệ thống cung cấp cho tất cả các thành viên của nhóm quyền truy cập vào các tệp quan trọng có thể cho phép cả nhân viên tại chỗ và nhân viên ở xa tối ưu hóa năng suất làm việc và tiết kiệm thời gian cho mọi quy trình.

Tính bảo mật

Trong phạm vi lớn hơn, tất cả những vấn đề này không nằm trong mối quan tâm quan trọng nhất về bảo mật. Thiết lập kết nối an toàn giữa máy chủ của công ty và thiết bị của nhân viên từ xa đảm bảo rằng họ có thể liên lạc mà không để lộ thông tin nhạy cảm của công ty với những kẻ xâm nhập. Tất cả nhân viên phải được cung cấp phần mềm cần thiết để hoạt động an toàn và đảm bảo tuân thủ. Công ty cũng nên thúc đẩy các giải pháp tốt nhất trên Internet để đảm bảo nhân viên của mình tránh được hành vi rủi ro trong khi kết nối từ xa với máy chủ của công ty. Nếu một nhân viên rơi vào một vụ lừa đảo hoặc vô tình tải virus vào máy tính xách tay cá nhân của họ sử dụng cho công việc, nó có thể gây ra các vấn đề trên toàn công ty. Điều này là vô cùng quan trọng, bởi bảo mật là vấn đề tiên quyết hàng đầu cho mọi lĩnh vực trong mọi chiến lược của doanh nghiệp.

Giải pháp làm việc nhóm với Office 365 bản quyền

Nếu tất cả điều này có vẻ như quá nhiều để xử lý, thì bạn thật may mắn, Microsoft Office 365 trình bày các công cụ giải quyết tất cả các vấn đề phổ biến mà nhân viên từ xa gặp phải. Và vì Office 365 được cung cấp bởi đám mây, bạn có thể yên tâm rằng các ứng dụng, tệp,dữ liệu cập nhật và tính năng được tự động cập nhật thường xuyên, liên tục, đồng thời vẫn giữ tính bảo mật.

Dưới đây là tổng quan về một số tính năng hữu ích nhất có trong Office 365. Những tính năng có thể hỗ trợ nhân viên từ xa, các nhóm làm việc ….

Hệ thống quản lý tài liệu thuận tiện và an toàn, SharePoint – mạng xã hội thông minh cho doanh nghiệp, cho phép người dùng từ xa dễ dàng truy cập, chia sẻ, lưu trữ và cộng tác trên nhiều tài liệu với các đồng nghiệp của họ từ một nền tảng dựa trên đám mây duy nhất. Đồng bộ trên các thiết bị và cập nhật lưu trữ mọi nơi theo nhu cầu của bạn.

OneDrive là một dịch vụ lưu trữ cho phép bạn sắp xếp tất cả các loại dữ liệu trên một ổ đĩa đơn lẻ trên nền tảng đám mây. Với OneDrive, một công ty có thể chia sẻ thông tin giữa tất cả nhân viên của mình và gán quyền truy cập cho từng người. Hơn nữa, thay vì phải tạo nhiều bản sao của một tài liệu để phân phối giữa những người dùng khác nhau, nhân viên có thể chỉ cần đồng tác giả và cộng tác chỉnh sửa một tài liệu. Điều này giúp giải quyết các vấn đề về truy cập và kết nối mà nhiều nhân viên từ xa phải đối mặt.

OneNote đơn giản hóa rất nhiều việc ghi chú và cho phép nhân viên ở xa tổ chức chia sẻ ghi chú của họ với đồng nghiệp để nhận phản hồi theo thời gian thực. Ngay cả khi bạn viết ghi chú ngoại tuyến, OneNote sẽ chia sẻ nó với các thành viên trong nhóm của bạn ngay khi bạn online trở lại, loại bỏ nhu cầu bạn phải thường xuyên theo dõi những thông tin bạn đã chia sẻ.

Nhân viên từ xa thường bỏ lỡ các giao tiếp tích cực mà các đồng nghiệp tại chỗ của họ thường sử dụng. Để tối ưu khoảng cách này, Microsoft đã tung ra bộ ứng dụng Microsoft Teams trong gói Office 365 của mình. Ứng dụng này cho phép nhân viên tích cực liên lạc với nhau thông qua các văn bản, cuộc gọi và hội nghị video. Nói tóm lại, ứng dụng Teams là một giải pháp tuyệt vời cho bất kỳ nhân viên ở xa nào muốn giữ liên lạc với các đồng nghiệp và team của họ.

Quản lý thiết bị cho nhân viên truy cập email và tài liệu ở bất cứ đâu, từ một loạt các thiết bị khác nhau. Điều này có thể giúp tối ưu năng suất, nhưng nó cũng làm suy yếu an ninh, mở ra cho doanh nghiệp của bạn nhiều rủi ro hơn. Nhân viên cũng có thể mất thiết bị di động, thất thoát thông tin nhạy cảm của công ty. Tính năng Mobile Device Manager – Trình quản lý thiết bị di động giải quyết đầy đủ mối lo ngại này, cho phép bạn xóa dữ liệu từ xa khỏi mọi thiết bị bị mất, khóa các tài khoản đảm bảo người khác không thể truy cập kể cả khi có được thông tin của bạn.

Tiến hành sao lưu cục bộ có thể khiến bạn cảm thấy chủ động với bảo mật của mình, nhưng nó sẽ không bảo vệ hộp thư của bạn khỏi các tệp đính kèm không an toàn hoặc các liên kết độc hại. Thật không may, các chiến dịch phần mềm độc hại hiện đang xảy ra hàng ngày, nhưng Advanced Threat Protection bảo vệ bạn và doanh nghiệp của bạn trong thời gian thực. Ngoài ra, nếu ai đó cố gắng tấn công bạn, bạn có thể dễ dàng điều tra những tin nhắn nào đã bị chặn và tại sao, cộng với ai trong tổ chức của bạn được nhắm mục tiêu. Bằng cách này bạn có thể đảm bảo tất cả các lỗ hổng bảo mật đều được phát hiện sớm và có biện pháp ngăn chặn, vá lổng hổng bảo mật.

Là đối tác vàng của hãng Microsoft tại Việt nam, với đội ngũ tư vấn chuyên nghiệp và kỹ thuật IT giàu kinh nghiệm, TSG – SOFT 365 tự tin đem đến cho khách hàng giá cả cạnh tranh và những hỗ trợ tốt nhất. Liên hệ để nhận tư vấn cụ thể về các giải pháp, sản phẩm phần mềm Office 365 bản quyền và dịch vụ triển khai Office 365 trong doanh nghiệp

📣📣📣

Liên hệ để nhận tư vấn cụ thể về các sản phẩm phần mềm bản quyền

☎ 024 7305 0506 | 028 7305 0508

🎯 HOTLINE 24/7: 0936 362 158

📩 [email protected]

🏁 https://store.soft365.vn/

CHỨNG NHẬN ĐỐI TÁC BẢN QUYỀN SOFT365 – CÁC HÃNG PHẦN MỀM TRÊN THẾ GIỚI

[nasa_banner align="center" valign="middle" text-align="text-center" hover="carousel" img_src="23303" is_ajax="yes"]