TỰ ĐỘNG HÓA QUY TRÌNH KINH DOANH CÙNG SHAREPOINT

Tự động hóa quy trình kinh doanh được đánh giá cao bởi các doanh nghiệp xử lý nhiều quy trình liên quan đến nhau như quản lý tài liệu và tài sản. Với các công cụ tự động hóa quy trình kinh doanh, các công ty có thể giảm chi phí hoạt động và tăng năng suất của nhân viên. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ phân tích những tính năng của SharePoint để tự động hóa quy trình kinh doanh dựa trên kinh nghiệm của chúng tôi trong tư vấn và lập trình SharePoint.

Các doanh nghiệp nên chuyển sang tự động hóa quy trình kinh doanh khi họ đối mặt với những vấn đề sau:

• Tốn thời gian: Dành quá nhiều thời gian cho các công việc lặp lại và các quy trình đơn giản như quản lý hợp đồng. Một hợp đồng được phê duyệt với quy trình cũ được thông qua phòng kinh doanh, phòng kế toán, phòng pháp lý và được ký bởi giám đốc mất hơn 1 tuần

• Lỗi quy trình: Các lỗi dẫn đến gián đoạn quy trình kinh doanh hoặc lỗi hệ thống. Ví dụ, một lỗi nghiêm trọng có thể xảy ra khi chuyển dữ liệu từ hợp đồng thủ công sang hóa đơn

• Yêu cầu đảm bảo các quy định doanh nghiệp: Doanh nghiệp của bạn thiếu sự kiểm soát trong quy trình kinh doanh và không kịp thời trong việc kiểm tra và áp dụng những quy định về bảo mật thông tin.

SharePoint là một trong những nền tảng hàng đầu, được tin tưởng bởi nhiều doanh nghiệp lớn trên toàn thế giới trong giải pháp tự động hóa quy trình kinh doanh. Ngoài ra, với các doanh nghiệp đang sử dụng Office 365, SharePoint còn mang lại nhiều lợi ích hơn nữa. Những lợi ích dưới đây sẽ giải thích tại sao SharePoint lại phổ biến như thế:

Hiệu quả chi phí

Bắt đầu chỉ với 5$/ tháng với gói SharePoint Plan 1, mọi doanh nghiệp kể cả các doanh nghiệp nhỏ đã có thể sử dụng bản quyền SharePoint và tận hưởng những lợi ích to lớn mà SharePoint mang lại. Ngoài ra, nếu doanh nghiệp không muốn các quy trình phức tạp để theo dõi hàng tồn kho và tuân thủ quy định, quy trình vượt trội của SharePoint có thể dễ dàng làm hài lòng các yêu cầu của bạn. Với các công ty đang sử dụng SharePoint, hiệu quả chi phí của việc xây dựng quy trình kinh doanh tự động bằng các làm cho quy trình trở lên tối ưu hơn.

Nền tảng quen thuộc

Giảm thiểu các vấn đề về làm quen người dùng với nền tảng mới vì SharePoint sử dụng các giao diện và biểu tượng quen thuộc của các ứng dụng Microsoft. Điều này giúp làm giảm thời gian đào tạo nhân viên để sử dụng quy trình làm việc tự động, giúp họ có thể thấy được các lợi ích so với quy trình cũ.

Tích hợp thân thiện

SharePoint tích hợp với các công cụ Office 365 mạnh mẽ như Word, PowerPoint, OneNote. Điều này cho phép tạo tài liệu ngay trong SharePoint, tạo điều kiện khởi tạo các quy trình công việc liên quan đến tài liệu. Ngoài ra, SharePoint tích hợp với các hệ thống doanh nghiệp (CRM, ERP, hệ thống quản lý dự án, v.v.), tạo điều kiện tạo ra quy trình làm việc giữa các phòng ban trong công ty và tăng cường khả năng hiển thị trong môi trường kỹ thuật số của công ty.

Khả năng tùy biến

Do khả năng tùy chỉnh mạnh mẽ, SharePoint có thể được sử dụng để tự động hóa cả quy trình chung cho tất cả các ngành như quy trình bàn giao, phản hồi và phê duyệt tài liệu, báo cáo, đào tạo, quản lý tài sản, kế toán, phê duyệt mua, phê duyệt nghỉ phép, hỗ trợ IT; cũng như quy trình của ngành cụ thể trong, ví dụ:

• Chăm sóc sức khỏe: Quản lý thông tin khách hàng, hóa đơn, hồ sơ, khảo sát hài lòng, kiểm kê tài sản, quản lý vận chuyển, quản lý sự cố, phê duyệt bảo hiểm.
• Sản xuất: Quy trình thu mua và tồn kho, quản lý chất lượng, vận chuyển và giao hàng hóa, yêu cầu sửa chữa, kiểm tra công trường.
• Ngân hàng: Xử lý khoản vay, tự động hóa tín dụng và chuyển tiền, tích hợp với các hệ thống ngân hàng tự động khác, quản lý ngân sách.
• Luật: Quản lý vụ việc, quản lý thỏa thuận thanh toán, lên lịch gọi và gặp mặt.

SharePoint giúp tự động hóa quy trình kinh doanh thông qua các quy trình công việc. Đặc biệt, các quy trình dưới đây của SharePoint sẽ được tự động hóa:

• Workflow email: Quy trình này đảm bảo đặt các email liên quan đến workflow công việc sẽ được lưu trữ ở một nơi đặc biệt và có thể dễ dàng tìm kiếm và truy cập bở những người tham gia vào workflow đó với các quyền liên quan.

• Workflow thông báo: Thông báo cho phép những người có trong workflow nhận được thông báo về những thay đổi trong workflow. Do đó, họ sẽ không bỏ lỡ các nhiệm vụ mới hoặc những cập nhật quan trọng mà không cần kiểm tra SharePoint thường xuyên.

• Workflow quản lý công việc: Tính năng quản lý công việc của SharePoint cho phép người quản lý phân công nhiệm vụ cho nhân viên, đặt ngày bắt đầu và kết thúc và giám sát việc hoàn thành công việc. Do đó các công việc trở nên rõ ràng hơn với các bước thực hiện, thời gian thực hiện và người thực hiện công việc. Ngoài ra, nhân viên có thể thấy tất cả các công việc họ được giao với các thông tin đầy đủ, để họ có thể dễ dàng lập kế hoạch công việc và ưu tiên các công việc cần gấp.

Tùy thuộc vào độ phức tạp theo yêu cầu tự động của quy trình công ty như quy trình tuyến tính hay phi tuyến tính, quy trình 3 bước hay nhiều bước, quy trình vượt cấp hay không. Có hai cách để tự động hóa quy trình kinh doanh với các workflow:

1. Cấu hình các workflow dựng sẵn:

SharePoint có sẵ 5 workflow mạnh mẽ, có thể được dùng để tự động hóa các quy trình kinh doanh đơn giản:

• Workflow phê duyệt: Cho phép thiết lập quy trình phê duyệt các tài liệu như hợp đồng, hóa đơn và quy định. Nó cũng có thể thiết lập bằng cách thêm một tài liệu vào danh sách, thư viện và các nội dung. Thiết lập cho phép chỉ định người tham gia vào workflow, số bước phê duyệt và các thông số khác. Ví dụ như hợp đồng mua bán có thể được phê duyệt bởi người mua hàng, CFO và CEO.
• Workflow phản hồi: Hữu ích cho các dự án hợp tác nhóm vì nó định tuyến tài liệu, danh sách và thư viện tới nhóm người dùng xác định trước, những người mà có thể thêm bình luận và câu hỏi cho các tài liệu. Tất cả các phản hồi không lưu trong tài liệu mà trong một danh sách đặc biệt, có thể dễ dàng truy cập.
• Quy trình ký: Cho phép ký điện tử vào các tài liệu Word, Excel. Ví dụ, nó cho phép thêm chữ ký vào hóa đơn sau khi hoàn thành.
• Quy trình xuất bản: Tự động hướng các tài liệu, danh sách và thư viện tới người ủy quyền để xem và phê duyệt. Sau đó workflow cho phép đăng các tài liệu được phê duyệt tới trang chung cho mọi người để xem.
• Workflow ba bước: Giúp giám sát tình trạng tài liệu, danh sách và thư viện qua ba bước. Ví dụ, khi một yêu cầu hỗ trợ được gửi tới đội IT, nó sẽ đi qua ba bước: Tạo, Thực hiện và Hoàn thành. Quy trình ba bước tự động thông báo tới người tạo các thông tin qua mỗi bước, giúp theo dõi vấn đề dễ dàng hơn.

2. Tạo workflow tùy chỉnh:

Tùy chỉnh workflow được dùng để tự động hóa các quy trình kinh doanh phức tạp và quy trình riêng. Các workflow tùy chỉnh được tạo bởi SharePoint bao gồm:

• Workflow dự báo thời tiết: Workflow này cho phép tự động tạo các báo cáo thời tiên dự trên các dữ liệu hàng ngày. Workflow này liên quan tới các kỹ sư xây dựng mà đảm bảo an toàn phụ thuộc vào thời tiết.
• Workflow tính thuế bán hàng: Workflow này có thể tự động tính toán thuế bán hàng dựa vào giá sản phẩm cơ bản và thuế suất bán hàng cho từng địa điểm mà sản phẩm được bán.
• Workflows kiểm tra tồn kho: Workflow này giúp theo dõi tình trạng, điểm điểm, người dùng, yêu cầu bảo trì cho xe cộ, nội thất, thiết bị văn phòng…

Tạo workflow tùy chỉnh trên SharePoint yêu cầu sử dụng những công cụ riêng biệt cho các tính năng khác nhau và kỹ năng IT khi tùy biến. Do đó, nếu bạn cần tự động hóa các quy trình tuyến tính đơn giản, bạn sẽ cần các chuyển gia IT mà hiểu các làm việc với SharePoint Designer và Microsoft Flow. Các công cụ đó không cần kiến thức chuyên môn cao, vì vậy nhóm IT hệ thống của bạn cũng có thể thành thạo chúng khi được đào tạo qua. Với các quy trình phức tạp, phi tuyến tính, bạn sẽ cần những chuyên gia với kỹ năng lập trình cao để xây dựng workflow với Visual Studio.

📣📣📣

Liên hệ để nhận tư vấn cụ thể về các giải pháp Microsoft và sản phẩm phần mềm bản quyền

☎ 024 7305 0506 | 028 7305 0508

🎯 HOTLINE 24/7: 0936 362 158

📩 [email protected]

🏁 https://store.soft365.vn/

CHỨNG NHẬN ĐỐI TÁC BẢN QUYỀN SOFT365 – CÁC HÃNG PHẦN MỀM TRÊN THẾ GIỚI