ĐẠI HỌC BÁCH KHOA THÀNH CÔNG ĐỔI MỚI HỆ THỐNG CNTT VỚI DỊCH VỤ CUNG CẤP VÀ TRIỂN KHAI OFFICE 365 CỦA TSG

Trường đại học Bách Khoa triển khai Office 365 thành công cho hơn 40000 sinh viên và 1800 cán bộ công nhân viên trong trường. Giúp nâng cao chất lượng giảng dạy, truyền tải kiến thức và phối hợp nhanh chóng giữa các phòng ban trong trường, hiện đại hóa hệ thống thông tin của trường.

Đại học Bách Khoa (ĐHBK) Hà Nội là một trong những trường đại học về khoa học – kỹ thuật hàng đầu tại Việt Nam. Với số lượng sinh viên gần 40.000, việc đảm bảo khả năng truyền tải kiến thức và giảng dạy là một vấn đề quan trọng. Tầm nhìn của ĐHBK Hà Nội là tiên phong hiện đại hóa công nghệ trong hệ thống giáo dục đại học Việt Nam.

Việc có được một hệ thống phần mềm văn phòng hiện đại, ứng dụng những công nghệ, xu hướng mới nhất để giúp cán bộ nhân viên, thầy và trò của ĐHBK làm việc, điều hành, dạy và học hiệu quả là tối quan trọng để có thể nhanh chóng hòa nhập tốc độ phát triển của các tổ chức giáo dục trên thế giới. Vì vậy, phương án chuyển đổi cách làm việc truyền thống, áp dụng công nghệ số vào giảng dạy học tập cho sinh viên và phối hợp hoạt động giữa các phòng ban trong trường đặc biệt được nhà trường chú trọng.

Các ứng dụng trong Office O365 ProPlus phù hợp với đơn vị trường học

Các đặc điểm nổi trội của Office 365 Pro Plus

✔️ Độ tin cậy: Yên tâm khi biết dịch vụ sẵn dùng với đảm bảo thời gian hoạt động 99,9% và thỏa thuận mức dịch vụ (SLA).
✔️ Bảo mật: Các biện pháp bảo mật tiên tiến với năm lớp bảo mật và tính năng giám sát chủ động giúp bảo vệ an toàn cho dữ liệu của khách hàng.
✔️ Quyền riêng tư: Microsoft bảo vệ cho dữ liệu và quyền riêng tư của người dùng.
✔️ Quản trị: Triển khai và quản lý Office 365 không cần chuyên môn sâu về CNTT. Quản trị đơn giản.
✔️ Cập nhật: Gói đăng ký đã bao gồm các bản cập nhật. Các tính năng mới được triển khai thường xuyên cho các khách hàng Office 365.
✔️ Tích hợp Active Directory: Quản lý thông tin xác thực và quyền của người dùng. Đăng nhập một lần và đồng bộ hóa với Active Directory.
✔️ Hỗ trợ: Bộ phận Hỗ trợ của Microsoft cung cấp câu trả lời trực tuyến và qua điện thoại, tài nguyên hướng dẫn, đồng thời kết nối với các khách hàng Office 365 khác nhằm giúp thiết lập và sửa lỗi nhanh.

Là đối tác uy tín của Microsoft tại Việt Nam. TSG vinh dự được trở thành đối tác cung cấp bản quyền Office 365 và dịch vụ triển khai Office 365 cho Đại học Bách Khoa Hà Nội. Việc triển khai đồng bộ hệ thống email Office 365 cho toàn bộ sinh viên và cán bộ công nhân viên trong trường mang tới một trải nghiệm dạy và học mới, tiên tiến, giúp học sinh có các kỹ năng cập nhật mới nhất với công nghệ hiện nay.

Sau khi trao đổi và đi đến thống nhất kế hoạch áp dụng giải pháp Office 365 vào hệ thống thông tin của nhà trường, đội ngũ chuyên gia dày dặn kinh nghiệm của TSG đã phối hợp cùng đội ngũ IT tại trường học, bắt tay vào từng bước triển khai. Đảm bảo hệ thống vận hành nhanh và ổn định trong thời gian sớm nhất.

1. Thống kê hệ thống email hiện tại

– Phối hợp với nhà trường tiến hành thống kê, lập danh sách các tài khoản email cần di chuyển
– Thống kê các ứng dụng email client được sử dụng hiện tại để kết nối tới hệ thống email cũ, bao gồm cả ứng dụng dành cho các thiết bị di động
– Thống kê và thu thập thông tin về các ứng dụng được liên kết với hệ thống cũ, phân tích khả năng tương thích với hệ thống Office 365.

2. Xác định phương pháp di chuyển

– Đội ngũ chuyên gia kỹ thuật của TSG đã nghiên cứu lựa chọn phương pháp Migrate tối ưu nhất.
– Xác định các loại dữ liệu cần di chuyển ( mail, files, site…)
– Lựa chọn cách thức mà người dùng sẽ xác thực với Office 365.
– Xác định việc cấp quyền các thiết bị di động được kết nối tới hệ thống Office 365.

3. Chuẩn bị hạ tầng cho việc di chuyển

– Hướng dẫn người dùng hoặc sử dụng các công cụ tối ưu các hộp thư hiện tại phục vụ cho việc di chuyển dễ dàng hơn.
– Kiểm tra các kết nối cần thiết như proxy, firewall, DNS…
– Cập nhật phần mềm tại các máy trạm đảm bảo đủ yêu cầu hệ thống sử dụng Office 365.

4. Thiết lập dịch vụ Office 365 cho đơn vị

– Cấu hình thuê bao và kích hoạt bản quyền Office 365
– Cấu hình các tên miền sẽ sử dụng với Office 365 cho tổ chức.
– Chuẩn bị đồng bộ danh sách người dùng.
– Thông báo cho toàn bộ người dùng về sự thay đổi của hệ thống sau khi di chuyển và hướng dẫn cơ bản sử dụng hệ thống mới Office 365.
– Xử lý các vấn đề gặp phải và đánh dấu quá trình di chuyển hoàn tất.

5. Triển khai cho người dùng

– Thông báo cho người dùng thời gian chính xác họ có thể sử dụng dịch vụ Office 365 và gửi cho họ cách thức truy cập và hướng dẫn sử dụng.
– Xử lý các vấn đề gặp phải của người dùng trong lần đầu đăng nhập.
– Hỗ trợ upload các thư cũ được lưu trữ cục bộ tại máy trạm của người sử dụng lên Office 365 nếu có yêu cầu.

6. Bàn giao và hướng dẫn quản trị

– Hướng dẫn các cán bộ Trung tâm Mạng Thông tin quản trị và vận hành hệ thống Office 365.
– Bàn giao các tài liệu quản trị và vận hành hệ thống Office 365.

Sau khi triển khai thành công Office 365 và đưa vào vận hành, trường ĐHBK đã ghi nhận sự phát triển, và thay đổi tích cực trong cách công tác giảng dạy của giáo viên và sinh viên trong trường.

• Tối ưu cơ sở hạ tầng của nhà trường
• Hiện đại hóa hệ thống thông tin giúp nhà trường nhanh chóng truyền đạt thông tin đến sinh viên và ngược lại
• Tăng cường hiệu quả làm việc cho giáo viên, và các cán bộ, các phòng ban trong trường.
• Giúp sinh viên học cách làm việc hiệu quả hơn, trang bị kỹ năng để có nhiều cơ hội việc làm hơn trong tương lai.
• Giảng viên và sinh viên kết nối với nhau hiệu quả và thành công
• Hợp tác dễ dàng và tự tổ chức thành các nhóm để thực hiện bất kỳ thử thách học tập, nghiên cứu.
• Thay đổi cách dạy và học truyền thống, cập nhật cách dạy học trực tuyến cùng các công cụ học online …