TÍNH PHÁP LÝ CỦA CHỮ KÝ ĐIỆN TỬ TRONG DOANH NGHIỆP, TỔ CHỨC

Trong hoàn cảnh nhiều doanh nghiệp vẫn phải vật lộn với các quy trình dựa trên giấy tờ chậm, dễ xảy ra lỗi và rời rạc. Khả năng có được chữ ký hợp pháp trong vài phút, không phải vài ngày, giúp người lao động không phải mất vô số giờ để tìm kiếm các phê duyệt và chữ ký mực – chỉ sau đó in, quét, fax hoặc gửi các tài liệu để vẫn có thể hoàn thành công việc. Những sự chậm trễ này gây khó chịu cho khách hàng, đối tác kinh doanh và cả nhân viên.

Và chữ ký điện tử xuất hiện và trở thành công cụ không thể thiếu trong quy trình chuyển đổi số trong doanh nghiệp, tổ chức.Nó giúp hoàn thành 100% việc trình ký và phê duyệt không cần giấy tờ, với quy trình tự động trực quan và dễ sử dụng. Tuy nhiên, vẫn còn tồn tại khá nhiều băn khoăn về tính pháp lý của chữ ký điện tử.

Ngày nay, việc sử dụng xác minh đa yếu tố để ngăn chặn hành vi trộm cắp danh tính là quan trọng hơn bao giờ hết. Ví dụ: khi đăng nhập vào trang web của ngân hàng, người truy cập không chỉ phải cung cấp tổ hợp tên người dùng / mật khẩu mà còn phải cung cấp mã OTP một lần mà họ nhân được bằng tin nhắn văn bản – yếu tố xác minh thứ hai, giúp giảm rủi ro truy cập tài khoản trái phép.

Tương tự như vậy, chữ ký điện tử ràng buộc về mặt pháp lý sử dụng nhiều yếu tố xác minh danh tính để đảm bảo duy nhất người có quyền mới được ký vào văn bản – không chỉ lần đầu tiên mà còn ở mọi lần họ ký. Ví dụ, chữ ký điện tử nâng cao được liên kết duy nhất với một người ký cụ thể, thường thông qua chứng chỉ số. Chữ ký điện tử đủ điều kiện cung cấp mức xác minh thậm chí còn mạnh mẽ hơn thông qua hệ thống kiểm tra chéo với nhà cung cấp dịch vụ tin cậy (TSP), người có thể xác thực danh tính của người ký thông qua ứng dụng di động hoặc cuộc gọi điện video.

Tuy nhiên, không phải tất cả các chữ ký điện tử đều cung cấp mức độ đảm bảo ID này, có nghĩa là không phải tất cả các tài liệu được ký điện tử đều ràng buộc về mặt pháp lý. Để biết lý do tại sao, chúng ta hãy xem xét kỹ hơn các cấp độ xác minh chữ ký điện tử.

Trên thực tế, tính pháp lý của chữ ký điện tử phụ thuộc vào loại chữ ký điện tử. Không phải tất cả các chữ ký điện tử đều giống nhau. Các loại chữ ký điện tử khác nhau cung cấp các mức giá trị pháp lý khác nhau và yêu cầu các cấp độ xác minh danh tính khác nhau

Các loại chữ ký điện tử bao gồm:

Chữ ký điện tử đơn giản (SES)

Loại chữ ký điện tử cơ bản nhất (và kém an toàn nhất) là chữ ký điện tử đơn giản (SES), yêu cầu ít hoặc không cần xác thực người dùng. Một số SES cho phép bất kỳ ai mở tài liệu có thể ký tài liệu đó, có nghĩa là không có cách nào để xác minh người ký thực sự là ai. Trong khi đó, các SES khác yêu cầu người dùng đăng nhập vào một ứng dụng hoặc trang web thì mới có quyền ký tài liệu. Nhưng xác thực một yếu tố này vẫn không đảm bảo tính an toàn cho tài liệu ký.

Do đó, chữ ký điện tử đơn giản SES không được coi là ràng buộc về mặt pháp lý. Nói chung, SES là loại chữ ký điện tử đơn giản nhất và rẻ nhất để thực hiện, và chúng được sử dụng rộng rãi trên nhiều ứng dụng ký tài liệu trực tuyến. Trong doanh nghiệp, tổ chức, SES có thể hữu ích cho các biểu mẫu tham dự và các tài liệu bảo mật thấp khác – nhưng không có giá trị cho các hợp đồng pháp lý.

Chữ ký điện tử nâng cao (AdES)

Cấp độ tiếp theo là chữ ký điện tử nâng cao (AdES). Theo định nghĩa, AdES phải được liên kết rõ ràng và duy nhất với người ký, nó chịu sự kiểm soát duy nhất của người ký và phải có các hình thức nhận dạng chính xác người ký. Để đáp ứng được các yêu cầu này, chữ ký điện tử nâng cao (AdES) được sử dụng dưới dạng chứng chỉ kỹ thuật số. Chứng chỉ này thường được liên kết với một thiết bị cụ thể hoặc với một phần thông tin cá nhân như số điện thoại, số hiệu thẻ nhân viên, email,….

Nhưng trong khi nhiều tổ chức sử dụng AdES trên các mẫu đơn và hợp đồng của họ, thì mức độ đảm bảo ID của những chữ ký này hoàn toàn phụ thuộc vào phương pháp xác minh. Ví dụ: một số AdES sử dụng chứng chỉ tự ký do chính người dùng tạo – có nghĩa là không có bên thứ ba nào xác minh rằng người ký là người mà họ nói. Điều này làm cho nhiều AdES tương đối vô giá trị trên các tài liệu pháp lý, trừ khi một cấp độ xác minh bổ sung được thêm vào.

Chữ ký điện tử đủ điều kiện (QES)

Chữ ký điện tử đủ điều kiện (QES) yêu cầu danh tính của người ký phải được xác minh bởi nhiều bên thứ ba. Ví dụ: Adobe Acrobat Sign sử dụng chữ ký đám mây được hỗ trợ bởi tiêu chuẩn Cloud Signature Consortium (CSC), được xác thực bởi các chuyên gia Trust Service Provider (TSP), những người xác minh từ xa danh tính và ủy quyền của mỗi người ký. Các phương pháp đảm bảo danh tính khác nhau tùy theo TSP, nhưng một số phương pháp phổ biến nhất bao gồm xác thực qua ứng dụng dành cho thiết bị di động, kết hợp tên người dùng / mật khẩu và / hoặc cuộc gọi điện video trong đó người ký phải xuất trình bằng lái xe hoặc ID chính phủ khác.

Quy trình xác minh nhiều yếu tố này tạo ra dấu kiểm soát được đính kèm duy nhất vào mỗi chữ ký đủ điều kiện – trên thực tế, Adobe Acrobat cho phép người ký kiểm soát bất kỳ QES nào chỉ bằng cách nhấp vào thuộc tính của chữ ký đó trong tệp PDF. Quá trình kiểm tra của QES làm cho chữ ký đó về mặt pháp lý tương đương với chữ viết tay, có nghĩa là chữ ký đó ràng buộc về mặt pháp lý đối với bất kỳ hợp đồng hoặc hình thức nào không bị luật pháp của khu vực tài phán của người ký loại trừ cụ thể.

Như với bất kỳ khoản đầu tư nào mà doanh nghiệp, tổ chức thực hiện, việc lựa chọn quy trình làm việc chữ ký điện tử phù hợp đòi hỏi sự cân đối khi quyết định cân bằng khả năng chi trả với khả năng chấp nhận rủi ro. SES là loại chữ ký điện tử triển khai với mức chi phí thấp nhất, nhưng mức độ rủi ro cao nhất. Ngược lại, QES có thể tốn nhiều chi phí và phức tạp hơn – nhưng nó ngăn chặn hiệu được nguy cơ ký giả mạo rất hiệu quả và giữ cho các hợp đồng của tổ chức an toàn về mặt pháp lý.

Trong trường hợp chữ ký điện tử cần phải ràng buộc về mặt pháp lý, điều quan trọng là phải xem xét tất cả năm yếu tố sau:

• Xác thực – ai đã ký?
• Mục đích – mục đích ký của họ là gì?
• Bằng chứng – họ đã ký gì?
• Sự đồng ý – họ có đồng ý ký điện tử không?
• Loại trừ – có bất kỳ loại tài liệu bị loại trừ nào không?

Adobe Sign bản quyền là giải pháp phần mềm mới nhất, áp dụng công nghệ tiên tiến trong lĩnh vực chữ ký điện tử. Phần mềm thu thập chữ ký trực tuyến trong vài giây giúp việc ký tài liệu nhanh chóng và dễ dàng chỉ với một vài cú nhấp, nhấn hoặc vuốt trên màn hình.
Với Adobe Sign, các doanh nghiệp thuộc tất cả các ngành nghề có thể cắt giảm chi phí và rắc rối của các tác vụ thủ công trên giấy – trong khi có được quyền kiểm soát và khả năng hiển thị nhiều hơn đối với quy trình làm việc của tài liệu điện tử. Adobe Sign là hợp pháp, an toàn và tất cả áp dụng trên kỹ thuật số, luôn đảm bảo lưu trữ đám mây, truy cập mọi lúc mọi nơi, nhanh chóng và bảo mật. Là một phần của bộ giải pháp Adobe bản quyền, bất cứ tài liệu gì ở các bộ phận phòng ban của bạn cần được ký, giải pháp chính là vuốt và chạm nhanh với chữ ký điện tử trên ứng dụng của hãng.

>> Tìm hiểu về giải pháp Adobe Sign bản quyền

ĐỊA CHỈ MUA ADOBE BẢN QUYỀN UY TÍN – GIÁ TỐT

SOFT365 hiện đang là doanh nghiệp duy nhất trở thành đối tác PLATINUM – danh hiệu cao nhất của hãng – được uỷ quyền cung cấp các sản phẩm của Adobe tại thị trường Việt Nam. Vậy là sau một thời gian dài phát triển, mọi nỗ lực của SOFT365 đã được công nhận. Điều này tiếp thêm động lực để SOFT365 phục vụ khách hàng ngày một tốt hơn nữa,  trở thành đối tác đồng hành cùng sự phát triển của doanh nghiệp trong cung cấp phần mềm bản quyền đáng tin cậy, phù hợp nhất với nhu cầu sử dụng và triển khai các dịch vụ hỗ trợ sau bán hiệu quả để đưa doanh nghiệp ngày càng đi lên.