TẤT CẢ NHỮNG ĐIỀU BẠN NÊN BIẾT TRƯỚC KHI MUA BẢN QUYỀN MICROSOFT OFFICE 365 BUSINESS

Office 365 là bộ phần mềm chứa các ứng dụng nâng cao năng suất và hợp tác toàn vẹn, bao gồm Outlook, Word, Excel, và các ứng dụng Office khác. Office 365 Business được sử dụng phổ biến cho các doanh nghiệp hiện nay, giúp bạn có thể sử dụng email và các ứng dụng Office trên mọi thiết bị từ máy tính Windows, máy Mac, các thiết bị di động Android, iOS.

Office là 1 dòng sản phẩm của Microsoft, được xây dựng và phát triển hơn 30 năm, với các ứng dụng thông minh bên trong như Word, Excel, PowerPoint và nhiều ứng dụng hữu ích khác, giúp người dùng thực hiện các công việc văn phòng dễ dàng và nhanh chóng hơn. Office 365 được ra mắt năm 2011, có 2 điểm khác biệt lớn so với các phiên bản Office vĩnh viễn. Thứ nhất là bản quyền sẽ được mua theo dạng thuê bao theo tháng hoặc theo năm. Thứ hai là Office 365 sẽ được tích hợp thêm các gói dịch vụ online như email doanh nghiệp và lưu trữ đám mây đi cùng với các ứng dụng desktop thông thường.

• So sánh chi tiết khác biệt giữa Office 365 và Office 2019

Vì Office 365 mua theo dạng thuê bao nên các ứng dụng desktop sẽ được cập nhật tự động khi có phiên bản mới. Trong thời điểm hiện tại, khi bạn mua Office 365, bạn sẽ được sử dụng phiên bản Office mới nhất là Office 2019. Thông thường các bản cập nhật sẽ được nâng cấp mới mỗi 6 tháng, cùng với lịch nâng cấp của Windows 10.

Office 365 hiện có 2 phiên bản là Office 365 Home và Office 365 Personal dành riêng cho khách hàng cá nhân và gia đình sử dụng tại nhà.

Trong bài viết này, chúng ta tập trung nói về Office 365 dành cho Doanh nghiệp, các bản cho doanh nghiệp sẽ cung cấp nhiều tính năng cao cấp hơn so với các bản dành cho gia đình và cá nhân. Ngoài ra, Office 365 dành cho Doanh nghiệp cung cấp các ứng dụng và công cụ quản lý, hợp tác được thiết kế để đáp ứng những yêu cầu về bảo mật và tuân thủ các chính sách của doanh nghiệp.

Có tất cả 5 dịch vụ Online trong Office 365 dành cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, không phải tất cả các dịch vụ đều có sẵn trong gói bản quyền Office 365 bạn mua, sẽ có sự khác nhau trong từng phiên bản của Office 365 cho doanh nghiệp.

Office 365 doanh nghiệp có các gói email cấp doanh nghiệp với tên miền của công ty. Mỗi hòm thư có 50GB lưu trữ cùng khả năng truy cập email thông qua trình duyệt web hoặc sử dụng Outlook trên Windows, Mac và các thiết bị di động. Phần mềm lọc thư rác và các email nguy hiểm được tích hợp sẵn trong Office 365 doanh nghiệp, cùng với đó cũng có các tính năng cơ bản như chia sẻ hòm thư và các tính năng nâng cao như eDiscovery.

Mỗi thuê bao Office 365 được nhận 1 TB dung lượng lưu trữ trên OneDrive, giúp người dùng đồng bộ dữ liệu trên máy tính lên hệ thống cloud. Với người dùng Windows 10, dịch vụ OneDrive sẽ tạo 1 thư mục riêng trên máy tính, giúp đồng bộ thông minh và lưu trữ an toàn hơn. Tính năng File on Demand giúp người dùng xem và quản lý các tập tin trên cloud dễ dàng như trên máy tính bằng cách sử dụng File Explorer. Người quản trị có thể nâng dung lượng lưu trữ cho người dùng thành không giới hạn nếu 1 TB lưu trữ không đủ.

Giao diện trước đây của SharePoint khá rắc rối, tuy nhiên hiện tại đã được cải tiến hơn, trực quan với người dùng hơn, cho đồng nghiệp chia sẻ file và đồng bộ thông tin bằng cách sử dụng chung 1 máy trạm như trên OneDrive. Cả SharePoint và Exchange Online đều có khả năng quản lý để chặn người dùng đưa thông tin bảo mật của doanh nghiệp ra ngoài.

Hai ứng dụng này đều hỗ trợ chuyên sâu trong việc hợp tác và trao đổi thông tin giữa các nhân viên, đồng nghiệp với nhau. Ứng dụng giúp tạo lập các cuộc họp video HD trực tuyến, gửi tin nhắn và tập tin cho người dùng Office 365 trong công ty. Microsoft Teams cung cấp nhiều nhóm tính năng hiện đại hơn và hấp dẫn hơn cho các tổ chức như ứng dụng Slack.

Các gói Office 365 cung cấp các dịch vụ dành riêng cho từng nhóm khách hàng cụ thể. Ví dụ như gói Office 365 Business Premium mang tới các dịch vụ dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ như công cụ quản lý hóa đơn và quản lý quan hệ khách hàng. Tất cả các gói Office 365 cho Doanh nghiệp đều có dịch vụ mạng xã hội Yammer và Power BI Pro ( công cụ phân tích dữ liệu doanh nghiệp chuyên sâu).

Các gói Office 365 có kèm ứng dụng Office desktop có đầy đủ các ứng dụng của Office 2019 dành cho Windows 7 trở lên. Với MacOS sẽ chỉ có Outlook, Word, Excel, PowerPoint và OneNote. Ứng dụng Access và Publisher chỉ có sẵn trên máy Windows. Các ứng dụng này sẽ luôn được cập nhật các bản nâng cấp mới nhất, các bản vá lỗi bảo mật thường được cập nhật mỗi tháng một lần và các cập nhật tính năng mới sẽ được cập nhật 6 tháng một lần.

Office 365 sẽ cung cấp bản quyền tính theo người dùng, có nghĩa là các ứng dụng có thể được cài và sử dụng trên nhiều thiết bị như 5 thiết bị di động, 5 máy tính bảng, 5 máy tính Windows hoặc máy Mac. Từ Office 365 Portal, người dùng có thể quản lý cài đặt các thiết bị của họ mà không cần quan tâm tới key bản quyền để kích hoạt. Ngược lại thì các bản Office vĩnh viễn sử dụng key bản quyền thông thường, chỉ được cài trên 1 thiết bị và không thể chuyển cho máy khác được.

Các ứng dụng Word, Excel và PowerPoint nền tảng web cung cấp các công cụ khá mạnh mẽ, cho phép chỉnh sửa các tập tin lưu trữ trên OneDrive for Business. Các công cụ này có thể hoạt động trên mọi trình duyệt web mà không cần các phần mềm bổ sung. Các gói Office 365 Business đều cung cấp ứng dụng Outlook nền tảng web.

Trên các thiết bị di động Android và iOS đều có sẵn Word, Excel, PowerPoint và Outlook, cho phép người dùng xem và chỉnh sửa khi đăng nhập với tài khoản bản quyền. Các ứng dụng dịch vụ Office 365 trên thiết bị di động cũng có sẵn như OneDrive, Skype for Business và Microsoft Teams.

Với các doanh nghiệp nhỏ, có 3 gói Office 365, hỗ trợ lên tới 300 user. Bảng giá bên dưới cho các gói là giá list của hãng cho thuê bao mua theo năm. Để nhận được báo giá chi tiết và ưu đãi hơn, vui lòng liên hệ ngay với chúng tôi.

👉 Office 365 Business Essentials ( 2.5$/user/ tháng) chỉ có các dịch vụ online gồm Exchange Online và OneDrive for Business, không có các ứng dụng Office desktop. Gói này phù hợp với các doanh nghiệp muốn sử dụng và quản lý email doanh nghiệp và lưu trữ dữ liệu trên mây và đã mua các bản Office vĩnh viễn.

👉 Office 365 Business (8.25$/ user/ tháng) bỏ hết các dịch vụ online và chỉ có các ứng dụng Office desktop và OneDrive for Business. Đây là lựa chọn tốt cho doanh nghiệp nhỏ chỉ muốn sử dụng các ứng dụng Office và lưu trữ trên mây mà không muốn chuyển đổi email của họ sang hệ thống email của Microsoft.

👉 Office 365 Business Premium (10$/ user/ tháng) có đầy đủ các ứng dụng Office desktop và các dịch vụ online.

Với các doanh nghiệp lớn hơn, Microsoft cung cấp 4 gói Office 365 Enterprise không giới hạn số user.

👉 Office 365 ProPlus (12$/user/tháng) chỉ có các ứng dụng Office desktop và OneDrive for Business. Gói này không có Exchange Online và các dịch vụ online khác.

👉 Office 365 Enterprise E1 (8$/user/tháng) chỉ có các dịch vụ online và các bản Office web, không có các bản Office desktop. Gói này phù hợp với các doanh nghiệp muốn tiếp tục sử dụng các phiên bản Office hiện dùng và muốn chuyển hệ thống email và hệ thống lưu trữ của họ lên máy chủ của Microsoft.

👉 Office 365 Enterprise E3 (20$/user/tháng) có đầy đủ các dịch vụ online và các ứng dụng Office desktop và là gói Office 365 phổ biến nhất dành cho các doanh nghiệp lớn.

👉 Office 365 Enterprise E5 (35$/user/tháng) có các dịch vụ và ứng dụng như gói E3 và có thêm 1 số tính năng cao cấp như eDiscovery. Tuy nhiên mức giá cao hơn nằm ở các tính năng bảo mật doanh nghiệp. Ví dụ, mỗi thuê bao Office 365 E5 đều tự động trở thành Office 365 Threat Intelligence và được tích hợp sẵn Windows Defender Advaned Threat Protection.

Ngoài các gói có sẵn cho doanh nghiệp trên, Office 365 cung có các gói khác dành riêng cho các tổ chức phi lợi nhuận, cơ quan chính phủ và tổ chức giáo dục.

Office 365 có bảng quản lý giúp người quản trị dễ dàng quản lý bản quyền, thời gian thuê bao, cập nhật các tính năng và gói bảo mật mới. Bảng quản lý rất mạnh mẽ và thậm chí nhiều tính năng có thể được quản lý thông qua các lệnh PowerShell.

Ngay cả với các doanh nghiệp nhỏ, người quản trị Office 365 cần có các kỹ năng trong việc quản lý người dùng cà thiết lập các tùy chọn bảo mật. Nếu doanh nghiệp không có nhân viên IT được đào tạo về Office 365, việc thuê dịch vụ IT ngoài là cần thiết.

Để quản lý Office 365, người quản trị nên biết các vấn đề cơ bản dưới đây:

Office 365 Portal – Trang đăng nhập mà người dùng kết nối tới để sử dụng các dịch vụ nền tảng web cũng như quản lý việc cài đặt các ứng dụng Office desktop.

Office 365 Admin Center – Với những người dùng được chỉ định với vai trò quản trị viên, trang quản lý này có các tùy chọn cấu hình để quản lý người dùng, nhóm, thông tin bản quyền và thời hạn thuê bao. Các tùy chọn ở thanh điều hướng cuối trang cho phép truy cập nhanh tới trang quản trị của các dịch vụ như Exchange Online và OneDrive for Business.

Azure AD Admin Center – Mỗi tài khoản thuê bao Office 365 có sẵn 1 tài khoản Azure Active Directory miễn phí. Quản trị viên có thể quản lý người dùng và thiết bị từ trang quản trị này và cũng có thể cấu hình mối quan hệ giữa các tổ chức bên ngoài với máy chủ cơ sở hiện tại.

Các dịch vụ của Office 365 được thiết kế mặc định với quy trình bảo mật. Bạn có thể thay đổi các cài đặt mặt định để cân bằng giữa tính bảo mật và tính tiện dụng.

Đầu tiên, để bật tính năng xác thực nhiều lớp, bạn cần đăng nhập vào trang Azure Active Directory bằng tài khoản global admin. Mỗi người dùng cần cung cấp số điện thoại để nhận tin nhắn SMS có mã xác thực. Ứng dụng xác thực của Microsoft đặc biệt hữu ích để tạo các mã xác thực và gửi thông báo đăng nhập dịch vụ Office 365.

Tiếp theo, người dùng nên bật tính năng tự reset mật khẩu để yêu cầu thay đổi mật khẩu theo chu kỳ.

📣📣📣 Liên hệ để nhận tư vấn cụ thể về các giải pháp và sản phẩm phần mềm bản quyền

☎ 024 7305 0506 | 028 7305 0508

🎯 HOTLINE 24/7: 0936 362 158

📩 [email protected]

🏁 https://store.soft365.vn/

CHỨNG NHẬN ĐỐI TÁC BẢN QUYỀN SOFT365 – CÁC HÃNG PHẦN MỀM TRÊN THẾ GIỚI