SHAREPOINT LÀ GÌ? NHỮNG ĐIỀU CẦN BIẾT CHO NGƯỜI MỚI BẮT ĐẦU

Sharepoint là gì? Vì sao bạn nên sử dụng Sharepoint trong cộng tác nhóm? Lợi ích Sharepoint đem lại cho người dùng? Hướng dẫn sử dụng Sharepoint như thế nào?

Chắc hẳn những bạn mới bắt đầu sẽ vô cùng hoang mang và bối rối trước hàng vạn câu hỏi và tài liệu về Sharepoint bản quyền. Hãy để SOFT365 chia sẻ kinh nghiệm và lời khuyên cần biết cho người mới bắt đầu trong bài viết dưới đây:

Sharepoint là gì? Sharepoint là một nền tảng phát triển ứng dụng web, cho phép nhanh chóng xây dựng và phát triển các ứng dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau.

Bạn có thể sử sử dụng Sharepoint như một nơi an toàn cho việc lưu trữ, tổ chức,  chia sẻ và truy cập thông tin từ các thiết bị khác nhau. Với các ứng dụng quy trình làm việc, cơ sở dữ liệu rộng lớn và tính năng bảo mật, Sharepoint giúp trao quyền cho các nhóm làm việc cùng nhau. Ngoài ra nó còn cung cấp cho tổ chức, doanh nghiệp khả năng kiểm soát truy cập thông tin và tự động hoá quy trình xử lý công việc giữa các đơn vị.

Phiên bản Microsoft Cloud của Sharepoint có tên gọi là Sharepoint Online, được tích hợp bổ sung với các ứng dụng đám mây khác. Và được kết nối với nhiều gói dịch vụ khác của Microsoft như Office 365 bản quyền hoặc Microsoft 365.

Sharepoint hiện nay rất phổ biến trong cộng đồng người dùng doanh nghiệp và cũng giống như nhiều các phần mềm khác, Sharepoint có các đối tượng khách hàng tập trung riêng.

• Người dùng thông thường: Đây là đối tượng đông nhất tại bất cứ môi trường nào đều có thể sử dụng SharePoint. Bất kỳ người dùng nào có nhu cầu đều dễ dàng sử dụng với những tính năng cơ bản có sẵn mà Sharepoint cung cấp như: Tìm tài liệu, tra cứu thông tin, tạo thư mục, chia sẻ, cập nhật bảng biểu, lên kế hoạch, lập dự án ….
• Chuyên viên quản trị: Đối tượng này có nhu cầu sử dụng nâng cao và hiểu sâu hơn so với những người dùng thông thường. Các chuyên viên cần nắm rõ triển khai web-base, thiết kế, xây dựng, duy trì vận hành các ứng dụng web nền tảng phục vụ cho quá trình hoạt động ổn định của doanh nghiệp/ tổ chức.
• Lập trình viên: Lập trình viên Sharepoint có các ưu thế riêng biệt so với các ngôn ngữ lập trình khác, có khả năng nhanh chóng xây dựng và phát triển các ứng dụng, khả năng cộng tác tích hợp nhiều ứng dụng khác nhau, tùy biến giao diện, hỗ trợ điện toán đám mây, mạng xã hội,…. Cộng đồng lập trình viên SharePoint ngày càng lớn và liên tục phát triển.

Kết nối thông tin giữa các thành viên

Share cung cấp không gian web base, nơi người dùng có thể tải tài liệu lên và chia sẻ ngay lập tức với những người khác cần xem. Cung cấp cho mọi người những chỗ mà họ có thể sắp xếp và cộng tác về nội dung, dữ liệu cũng như tin tức cần duy trì trên cùng một trang.
Họ cũng có thể có không gian lưu trữ cá nhân của riêng mình( gọi là OneDrive) nơi mà không một ai có thể xem tài liệu hoặc tệp họ tải lên cho đến khi họ chia sẻ hoặc cho phép truy cập tài liệu đó với những người khác.
Các tính năng phê duyệt và quy trình làm việc được đề cập ở trên giúp kiểm soát các tài liệu được chia sẻ và cách nhân viên làm việc với thông tin trong tổ chức của họ.
Liên kết chia sẻ tài liệu hoặc không gian cộng tác cũng có thể dễ dàng được gửi qua email, khiển người sử dụng dễ dàng tiếp cận nhanh chóng, chính xác.
Các tổ chức thường sử dụng Sharepoint để xuất bản thông tin toàn công ty như tài liệu nhân sự, thông báo và ghi nhớ.

Thân thiện với người dùng, tuỳ chỉnh dễ dàng

Với thiết kế giao diện hiện đại, thân thiện với người dùng, Sharepoint cho phép chia sẻ các tài nguyên và ứng dụng phổ biến cũng như truyền phát thông điệp bằng các trang phong phú, linh động.
Dựa trên tính năng tìm kiếm doanh nghiệp mạnh mẽ để tìm các tệp, site và liên hệ Sharepoint cung cấp các kết quả có liên quan nhất và giúp người dùng khám phá thông tin và chuyên môn xung quanh.
Ngoài ra, với 1 nền tảng hợp tác web-base, Sharepoint rất dễ dàng tuỳ biến, thân thiện với người dùng, người dùng cũng có thể tự điều chỉnh, bố trí lại các thành phần và tính năng để sử dụng thuận tiện hơn. Nó còn cho phép lập trình viên mở rộng, phát triển thêm các tính năng mới trên nền tảng SharePoint để đáp ứng các nhu cầu của doanh nghiệp/khách hàng.

Khả năng bảo mật thông tin giữa các bên

Sharepoint cho phép cộng tác, quản lý nội dung, tìm kiếm, tự động hoá quy trình công việc mà vẫn đảm bảo tính bảo mật thông tin giữa các bên. Kiểm soát chặt chẽ các quyền truy cập và nhanh chóng cảnh báo khi phát hiện lỗ hổng.

Phục vụ được trên quy mô lớn

Quy mô phục vụ của sharepoint rất rộng lớn, từ doanh nghiệp nhỏ đến lớn tới hàng nghìn nhân viên. Khả năng triển khai và mở rộng dễ dàng, tích hợp nhanh chóng, đáp ứng nhu cầu phát triển trong tương lai của doanh nghiệp.

• Nhiều tính năng của nền tảng Sharepoint giúp mọi người dễ dàng hợp tác hơn trong các dự án đặc biệt và thiết lập các quy trình làm việc tiêu chuẩn để chia sẻ thông tin, xuất bản tài liệu và thu thập, lưu trữ dữ liệu.
• Các tính năng như kiểm soát bảo mật, đồng tác giả, tạo phiên bản và hợp nhất với ứng dụng Exchange (Outloook Email) giúp cho người dùng có khả năng làm việc hơn trong thời gian ngắn hơn mà vẫn đảm bảo duy trì tính toàn vẹn của công việc.

Sharepoint có khả năng:

• Yêu cầu được phê duyệt trước khi hiển thị
• Kiểm tra tài liệu của người dùng, ngăn chặn người khác chỉnh sửa
• Nhận thông báo khi tài liệu được tải lên hoặc có thay đổi được thực hiện
• Tạo quy trình công việc và thiết lập dự án với nhiều người cùng cộng tác

Tất cả những tính năng này đều giúp nâng cao năng suất làm việc, nhưng điều làm sharepoint thực sự làm tốt hơn những hệ thống cộng tác dữ liệu trước đó là hiển thị thông tin về thông tin/tài liệu được lưu trữ và lịch sử

• Sharepoint vừa cung cấp thông tin bổ trợ cho dữ liệu (metadata) như thời gian, được tạo bởi ai, vv… vừa có thể tuỳ chỉnh thẻ trên tài liệu hoặc phân loại đầu mục để người dùng dễ dàng nhận ra nội dung của tài liệu và mức độ quan trọng của nó mà không cần mở ra.
• Sharepoint thậm chí cho phép người dùng tạo ra cơ sở dữ liệu tuỳ chỉnh theo định dạng dễ sử dụng và ghi lại hàng nghìn thông tin có thể tích hợp vào quy trình được đề cập trước đó hoặc quy trình làm việc khác.

Là đối tác vàng của hãng Microsoft tại Việt nam, với đội ngũ tư vấn chuyên nghiệp và kỹ thuật IT giàu kinh nghiệm, TSG – SOFT 365 tự tin đem đến cho khách hàng giá cả cạnh tranh và dịch vụ hỗ trợ tốt nhất. Liên hệ để nhận tư vấn cụ thể về giải pháp và dịch vụ SharePoint trong doanh nghiệp. Ngoài ra, TSG còn cung cấp các dịch vụ IT hỗ trợ doanh nghiệp với đội ngũ CNTT chuyên môn cao, nền tảng tốt, linh hoạt giữa các nhu cầu phát sinh của doanh nghiệp.