QUẢN LÝ VÀ TỐI ƯU HÓA CHI PHÍ BẢN QUYỀN MICROSOFT 365 TRONG DOANH NGHIỆP

Microsoft 365 bản quyền là ứng dụng đã quá quen thuộc và không thể thiếu trong giới văn phòng. Với số lượng nhân viên lớn thì mối doanh nghiệp phải đầu tư một khoản lớn để mua giấy phép sử dụng. Vì vậy, công tác quản lý và tối ưu hóa chi phí Microsoft 365 đóng vai trò quan trọng trong quy trình doanh nghiệp.

Có rất nhiều danh mục cấp phép Microsoft 365 bản quyền khác nhau, đáp ứng nhu cầu sử dụng của nhiều đối tượng, từ người dùng văn phòng cơ bản đến các chuyên gia kỹ thuật, dành cho các nhóm riêng biệt đến các doanh nghiệp nhỏ và cả những doanh nghiệp có quy mô lớn. Trong mối danh mục sản phẩm Microsoft 365 lại chia thành những gói cấp phép khác nhau. Thay đổi từ E3 thành E5 và F1 thành F5.

Tìm hiểu thêm về chính sách mua Microsoft 365 bản quyền

Bài viết dưới đây, chúng tôi sẽ chia sẻ một số lời khuyên về các quản lý và tối ưu hóa chi phí Microsoft 365 trong doanh nghiệp, đặc biệt tập trung về 3 ứng dụng: Microsoft Teams, SharePoint và OneDrive.

Xử lý khi nhận viên nghỉ việc

Với những tài khoản Microsoft 365 của nhân viên nghỉ việc, thay vì mua thêm giấy phép, bạn nên thiết lập quy trình xóa giấy phép của những nhân viên đã rời công ty. Bạn có thể xóa theo những cách sau:

• Theo cách thủ công trong Microsoft 365 Administration Center
• Thủ công với Microsoft PowerShell
• Tự động thông qua Azure Active Directory với tư cách thành viên nhóm.

Tùy chọn đầu tiên là self-explanatory (tự giải thích). Tài nguyên sau chứa thêm thông tin cho tùy chọn thứ hai: Gán giấy phép Microsoft 365 cho tài khoản người dùng với PowerShell. Bạn hãy làm theo các bước thực hiện tại đây (Link)

Tối ưu hóa Microsoft Teams

Chi phí chính cho Microsoft Teams nằm xung quanh việc lưu trữ tệp trong SharePoint và OneDrive. Các tệp kênh được lưu trữ trong SharePoint Team Site được kết nối và các tệp trò chuyện được lưu trữ trong một thư mục trong OneDrive. Dưới đây là bảng liệt kê dung lượng Microsoft cung cấp cho mỗi loại giấy phép.

Cho dù hãng có cung cấp mức dung lượng lớn thế nào thì chúng cũng sớm bị cạn kiệt vì khối lượng dữ liệu trong doanh nghiệp sẽ càng nhiều lên. Vì vậy, để sử dụng dung lượng lưu trữ hiệu quả, doanh nghiệp nên áp dụng các chính sách quản lý hợp lý như:

• Hướng dẫn người dùng doanh nghiệp của bạn xóa các tệp không sử dụng
• Áp dụng chính sách lưu giữ để tự động xóa tệp
• Lưu trữ nội dung trên Azure (Lưu trữ tệp).

Tối ưu SharePoint

SharePoint có các tùy chọn để giới hạn không gian lưu trữ trong SharePoint Site Collection. Đây là tính năng được sử dụng rất nhiều, đặc biệt là với SharePoint On-Premise, và bây giờ trên SharePoint Online cũng hay được lựa chọn.
Giờ đây, Microsoft đã mở rộng cung cấp thêm nhiều dung lượng lưu trữ mới cho khách hàng, thì tính năng tùy chọn giới hạn này lại càng cần được phát huy hơn bao giờ hết để tối ưu hóa dung lượng sử dụng trong doanh nghiệp.

Bật tính năng này trên SharePoint Online Administration Center. Chế độ mặc định là tự động. Để quản lý dung lượng tốt nhất, bạn nên thay đổi cài đặt thành thủ công và chủ động đặt giá trị giới hạn cho mỗi Site Collection.

Tối ưu OneDrive

Hiện nay, dung lượng lưu trữ cho OneDrive được mở rộng rất nhiều. Microsoft cung cấp 1TB và không gian lưu trữ không giới hạn cho các giấy phép điện tử. Chỉ F1 và F3 có 2GB. Trên thực tế, rất ít doanh nghiệp đạt đến giới hạn 1TB lưu trữ dữ liệu. Việc quản lý bộ nhớ trong OneDrive phù hợp hơn với những doanh nghiệp có giấy phép F1 và F3.

Với những doanh nghiệp sử dụng F1 và F3, khi quản trị viên hạn chế người dùng trong công ty mình đạt đến giới hạn lưu trữ, hãy để họ làm việc với không gian lưu trữ mặc định:

Khi người dùng doanh nghiệp vượt quá giới hạn lưu trữ, OneDrive của họ được đặt thành chỉ đọc. Người dùng doanh nghiệp cần xóa nội dung trước khi họ có thể làm việc lại với OneDrive. Bằng cách sử dụng phương pháp này, người dùng doanh nghiệp sẽ có trách nhiệm hơn với nội dung họ tải lên hoặc tạo trong OneDrive.

Nâng cao trách nhiệm của người dùng trong doanh nghiệp

Để tối ưu hóa chi phí Microsoft 365 trong dài hạn, việc đầu tư về nhạn thức và trách nhiệm của mỗi người dùng là vô cùng quan trọng. Vì vậy, doanh nghiệp cần tổ chức các buổi đào tạo cho nhân viên về cách quản lý không gian lưu trữ của mỗi người. Mỗi cá nhân cần hiểu được tầm quan trọng của việc sử dụng dung lượng hợp lý và ý thức được trách nhiệm của mình để tối ưu hóa chi phí Microsoft 365 hiệu quả.