QUẢN LÝ NỘI DUNG DOANH NGHIỆP HIỆU QUẢ VỚI SHAREPOINT

Ngày nay, với khối lượng dữ liệu khổng lồ đến từ tất cả các lĩnh vực như: tài liệu tiếp thị, hợp đồng, email, bản trình bày, báo cáo, tệp văn bản, biểu mẫu, hóa đơn, hồ sơ, … Trong khi việc tạo nội dung rất dễ dàng thì việc duy trì và quản lý nội dung doanh nghiệp một cách có hệ thống và hiệu quả lại trở thành đề tài được các doanh nghiệp quan tâm và đầu tư.

• Kho lưu trữ đám mây không giới hạn, an toàn – tiện lợi

Bằng cách sử dụng giải pháp quản lý nội dung doanh nghiệp cho phép bạn lưu trữ video, bảng tính, hình ảnh, tài liệu văn bản và nhiều nội dung khác tại một vị trí duy nhất, bạn có thể giữ tất cả các tệp của mình cho một dự án hay sáng kiến cụ thể cùng nhau và truy cập chúng mọi lúc mọi nơi, hay chia sẻ quyền truy cập với những người liên quan.

• Tạo các thư mục chính và thư mục con theo sơ đồ cây

Bằng cách này, nếu bạn có các dự án, sự kiến hoặc gói thầu diễn ra trong thời gian dài cần cập nhật bổ sung liên tục, bạn chỉ cần tạo một thư mục chính, rồi tạo các thư mục con cho mỗi năm tiếp theo, hay tải lên các tài liệu bổ sung và giữ chúng theo một quy trình nhất định. Trong từng thư mục con đó, bạn có thể tạo các thư mục con bổ sung cho những nội dung như hợp đồng, biểu mẫu, tài liệu, hình ảnh v.v..

• Dễ dàng chỉnh sửa và cập nhật siêu dữ liệu

Với khả năng định vị và chỉnh sửa siêu dữ liệu từ trong tài liệu, bạn có thể tiết kiệm thời gian và đảm bảo các tệp được đánh nhãn chính xác cho các tìm kiếm trong tương lai. Điều này vô cùng có ích cho việc truy xuất dữ liệu sau nay, tiện lợi cho cá nhân người tạo cũng như người được cấp quyền tham gia.

• Kiểm soát quyền truy nhập vào thông tin:

Không phải ai trong tổ chức cũng cần quyền truy nhập vào mọi tài liệu, với hệ thống quản lý SharePoint sẽ cho phép bạn áp dụng các quyền được xác định đối với tài liệu, các nhóm tệp, hay toàn bộ các mục của hệ thống hoặc đối với chính hệ thống, bạn có thể kiểm soát chặt chẽ người nào xem nội dung gì. Giới hạn từng chỉ mục cũng như thời gian, đảm bảo đúng người truy cập và giữ an toàn cho các tài liệu doanh nghiệp

• Làm việc một cách ăn ý:

SharePoint cho phép bạn tạo các quy trình tài liệu giúp bạn có thể theo dõi và cộng tác với người khác trên các quy trình đã thiết lập sẵn. Làm việc nhóm nhanh chóng và hiệu quả giữa các phòng ban mà không gặp trở ngại nào.

• Dữ liệu đa phương tiện:

Đối với những tổ chức sử dụng tệp video và âm thanh, khả năng phát đa phương tiện từ các hỗ trợ của Sharepoint có thể giúp nhóm của bạn tiết kiệm thời gian bằng cách giảm bớt số lượng bước bắt buộc để xem hoặc nghe nội dung.

• Lưu trữ và bảo vệ dữ liệu pháp lý quan trọng:

Với kho lưu trữ bảo mật, bạn có thể đảm bảo rằng dữ liệu của mình không chỉ được lưu trữ trong trạng thái đã khóa mà bạn còn có thể dễ dàng định vị và truy xuất các bản ghi đó khi cần. Đồng thời, với khả năng truy nhập thuận tiện vào mọi tài liệu của bạn, điều đó có thể giúp bạn giảm bớt chi phí quản lý tổng thể..

• Tìm kiếm bằng từ khóa:

Mạng nội bộ SharePoint cho phép người dùng tìm kiếm tài liệu và thông tin theo từ khóa, giúp nhóm của bạn xác định vị trí tệp mà họ có thể không biết rõ nhưng có liên quan đến một dự án họ đang làm việc. Lợi ích của tính năng tìm kiếm thông minh này là giúp người dùng tiết kiệm thời gian và làm việc hiệu quả hơn. Các khu vực có thể tìm kiếm cần bao gồm văn bản tài liệu, siêu dữ liệu, chú giải, v.v.. Ngoài ra, tài liệu cũng có thể tìm kiếm theo ngày tạo hoặc khoảng thời gian .

• Hỗ trợ trên nhiều thiết bị với nền tảng khác nhau

SharePoint được thiết kế đvà phát triển sử dụng trên máy tính, máy tính xách tay, máy tính bảng và điện thoại thông minh, người dùng có thể truy cập, tải hay cập nhật chỉnh sửa tệp họ cần đúng thời điểm – dù họ đang ở văn phòng, làm việc từ xa, di chuyển hay tại một cuộc họp ngoài cơ sở.

Với khả năng lưu trữ, bảo mật, định vị, thao tác cũng như tạo tệp và tài liệu trong một vị trí duy nhất, Sharepoint giúp bạn có thể hợp lý hóa liên lạc nhóm, công việc dự án, tìm kiếm thông tin. Đồng thời, cho dù tổ chức của bạn chỉ có một vài nhân viên trong một văn phòng duy nhất hay chứa hàng ngàn người trên toàn thế giới thì hệ thống quản lý của SharePoint cũng có thể giúp bạn duy trì sắp xếp khoa học.

Là đối tác vàng của hãng Microsoft tại Việt nam, với đội ngũ tư vấn chuyên nghiệp và kỹ thuật IT giàu kinh nghiệm, SOFT 365tự tin đem đến cho khách hàng giá cả cạnh tranh và những hỗ trợ tốt nhất. Liên hệ để nhận tư vấn cụ thể về các giải pháp, sản phẩm phần mềm mua SharePoint  và dịch vụ SharePoint trong doanh nghiệp. Ngoài ra, SOFT365 còn cung cấp các dịch vụ triển khai các dịch vụ IT hỗ trợ doanh nghiệp với đội ngũ CNTT chuyên môn cao, nền tảng tốt, linh hoạt giữa các nhu cầu phát sinh của doanh nghiệp.

📣📣📣

Liên hệ để nhận tư vấn cụ thể về các sản phẩm phần mềm bản quyền

☎ 024 7305 0506 | 028 7305 0508

🎯 HOTLINE 24/7: 0936 362 158

📩 [email protected]

🏁 https://store.soft365.vn/

CHỨNG NHẬN ĐỐI TÁC BẢN QUYỀN SOFT365 – CÁC HÃNG PHẦN MỀM TRÊN THẾ GIỚI