NHỮNG ĐIỀU NÊN VÀ KHÔNG NÊN ĐỂ ĐẢM BẢO THÀNH CÔNG KHI TRIỂN KHAI OFFICE 365

Những điều nên và không nên giúp Doanh nghiệp triển khai Office 365 thành công.

Trong thế giới công nghệ số hiện nay, các công cụ cộng tác thay đổi nhanh hơn bao giờ hết. Sự cạnh tranh của các nhà cung cấp ngày càng khốc liệt bởi luôn phải chạy đua luân chuyển công nghệ. Một số sản phẩm phần mềm phải đối mặt với các khó khăn khi nhu cầu cùa người tiêu dùng cũng càng ngày càng cao hơn. Tuy nhiên trong cuộc đua vì, các tổ chức vẫn phải giải quyết nhu cầu hợp tác hàng ngày của họ để đem lại trải nghiệm tích hợp nhất cho khách hàng nên các công ty vẫn cố gắng sản xuất các giải pháp cộng tác tương quan với các hệ thống mà người dùng đã sử dụng. Giả sử, nếu một công ty quản lý các dự án của họ ở Jira, họ có thể sẽ chọn Stride. Đồng thời, nếu một công ty lớn đã quen với việc quản lý cộng tác trên mạng nội bộ của công ty , Microsoft Office 365 phải nằm trong trọng tâm của họ. Tuy nhiên, các công ty chọn Microsoft Office 365 sẽ phải đối mặt với một thách thức. Với nền tảng cộng tác mạnh mẽ này, họ sẽ cần thành thạo một số công cụ cộng tác, bao gồm nhóm SharePoint Online và các trang web liên lạc, Yammer, Skype for Business, Microsoft Teams, cũng như Office 365 Groups.

Vì vậy, hãy xem cách chọn các công cụ phù hợp nhất nếu bạn quyết định sử dụng cộng tác dựa trên Office 365.

Những điểm nên áp dụng để triển khai Office 365 thành công

Dưới đây là 4 bước hữu ích để doanh nghiệp có thể thực hiện để đảm bảo thành công cho giải pháp Office 365 của mình và thúc đẩy năng suất của nhân viên.

1.Xác định rõ quy mô và mô hình hợp tác

Khi các công cụ cộng tác Office 365 đến với một tổ chức, họ nên:

  • Phù hợp với văn hóa doanh nghiệpVí dụ: nếu một công ty có cấu trúc tổ chức phân cấp được chính thức hóa cao, Microsoft Teams có thể không hoạt động như dự định. Cái sau giả sử sự hợp tác tích cực và tự nguyện của các thành viên coi nhau như nhau, không phù hợp với thứ bậc.
  • Thực hiện theo thói quen hợp tác toàn doanh nghiệp: Nếu một tổ chức sử dụng quy trình công việc một cách tích cực, sẽ rất tốt nếu có chúng trong một công cụ cộng tác. Trong trường hợp này, SharePoint Online là những gì bạn cần.

2. Phân tích nhóm

  • Kích thước nhóm: Nếu tổ chức của bạn có nhiều nhóm vừa và nhỏ, Microsoft Teams sẽ phù hợp với doanh nghiệp của bạn. Ngoài ra, mọi nhóm có thể được cung cấp một trang SharePoint, sẽ đặc biệt tiện dụng nếu các thành viên trong nhóm cộng tác trên các tài liệu nhiều.
  • Mối quan hệ trong một nhóm: Trong các nhóm tan rã, nơi mỗi thành viên trong nhóm tự làm việc, việc sử dụng trang nhóm SharePoint Online sẽ hợp lý hơn. Với công cụ này, các thành viên trong nhóm sẽ quản lý sự hợp tác chính thức của họ và trao đổi kiến ​​thức một cách thuận tiện.

3. Triển khai Office 365 thành công khi lấy người dùng làm trung tâm

Nếu bạn quyết định triển khai mạng nội bộ dựa trên Office 365, người dùng cuối nên tham gia tích cực. Sự tham gia của người dùng đặc biệt quan trọng khi dự án bao gồm di chuyển từ giải pháp cộng tác tại chỗ sang Office 365 dựa trên đám mây. Giả sử, nếu nhân viên đã quen với các trang nhóm SharePoint tùy chỉnh sâu, họ có thể yêu cầu mức độ tùy chỉnh tương tự từ các trang web đám mây của họ. Tuy nhiên, khả năng tùy chỉnh trong Office 365 bị hạn chế. Vì vậy, thay vì chờ đợi nhân viên tự tìm hiểu và học hỏi giữa một rừng thông tin, nhóm phát triển mạng nội bộ nên giải thích các tùy chọn tùy chỉnh có thể có với người dùng cuối như tổ chức các buổi traning, đào tạo và hướng dẫn chi tiết.

4. Tìm một nhà tư vấn có thẩm quyền.

Cuối cùng, nếu bạn tìm kiếm một trợ giúp bên ngoài để triển khai mạng nội bộ của mình, hãy khôn ngoan với việc chọn một nhà tư vấn mạng nội bộ. Đây phải là một nhóm có kinh nghiệm, hiểu tất cả các cơ hội hợp tác của Office 365. Một nhóm như vậy có thể vừa thực hiện các công cụ một cách chính xác và đào tạo nhân viên sử dụng bộ đồ cộng tác một cách hiệu quả.

TSG-SOFT 365 tự tin trong nghiệp vụ tư vấn và triển khai các dịch vụ IT hỗ trợ doanh nghiệp với đội ngũ CNTT chuyên nghiệp, giàu kinh nghiệm, nền tảng tốt, linh hoạt giữa các nhu cầu phát sinh của doanh nghiệp.

Những điều cần tránh khi triển khai mạng nội bộ Office 365

Đồng thời, có một số điều doanh nghiệp cần cân nhắc khi triển khai mạng nội bộ Office 365 để tối ưu công cụ này như sau

1.Đừng nhầm lẫn một công cụ cộng tác với nhau

Là chuyên gia tư vấn của SharePoint và Office 365, chúng tôi nhận được rất nhiều câu hỏi về Office 365 và chúng tôi thường thấy cách mọi người nhầm lẫn các công cụ cộng tác có tên tương tự. Như với Team Sites, SharePoint bản quyền, Teams bản quyền , một tên ngắn hơn cho Nhóm Microsoft. Mặc dù cả hai công cụ thuộc về Office 365 và có thể được tích hợp, chúng cũng có thể hoạt động độc lập và đạt các mục tiêu cộng tác khác nhau. Kết luận rất đơn giản: làm rõ mục đích cộng tác của từng công cụ trước khi thực hiện nó.

2. Không bật tất cả các công cụ cộng tác cùng một lúc

Khởi chạy tất cả các công cụ cộng tác Office 365 cùng một lúc có thể kiến bạn hỗn độn giữa một loạt các cửa sổ ứng dụng. Thay vào đó, hãy sử dụng một cách chọn lọc, phù hợp với từng nhu cầu công việc của từng lúc. Ví dụ: nếu nhân viên làm việc nhiều về nội dung và tài liệu và thích trò chuyện tức thì, trang web nhóm SharePoint Online và Skype for Business là lựa chọn phù hợp. Nếu bạn có một số nhóm hoạt động từ xa trên cơ sở lâu dài, nhưng vẫn cần giữ liên lạc và đồng nghiệp, Microsoft Teams kết hợp với SharePoint Online sẽ là giải pháp phù hợp.

3. Lựa chọn phiên bản phù hợp

Tham gia vào cuộc đua công nghệ, các tổ chức nhanh chóng áp dụng các công cụ tiên tiến nhất. Nhưng theo thời trang và cố gắng bắt kịp với tất cả các bản cập nhật mới nhất có thể là mệt mỏi và phản tác dụng. Luôn luôn tốt hơn để đảm bảo áp dụng trơn tru các công cụ cộng tác mới hơn là phá vỡ các mẫu cộng tác của bạn một cách sắc nét. Do đó, nếu bạn đã chạy mạng nội bộ SharePoint trong nhiều năm, sẽ rất hợp lý khi bắt đầu với SharePoint Online trong Office 365, sau đó giới thiệu các công cụ khác, chẳng hạn như Yammer hoặc Microsoft Teams.

4. Không triển khai Office 365 mà không đào tạo người dùng

Nếu bạn khởi chạy mạng nội bộ Office 365 mới mà không được đào tạo bài bản, nguy cơ chấp nhận kém sẽ rất cao. Nếu nhân viên đã sử dụng mạng nội bộ SharePoint tại chỗ trong một thời gian, cấu trúc, logic và khả năng của Office 365 có thể không rõ ràng đối với họ. Ví dụ: xử lý Delve thay vì MySites quen thuộc và xử lý các Nhóm Office 365 có thể gây khó khăn. Để tránh sự hiểu lầm có thể xảy ra, đáng để trình bày các khả năng hợp tác khác nhau cho nhân viên trước. Việc tổ chức các buổi đào tạo thường xuyên để thông báo các tính năng mới được triển khai cũng rất hữu ích và nhận phản hồi của người dùng về trải nghiệm mạng nội bộ.

Mạng nội bộ dựa trên Office 365 có thể mang lại khả năng cộng tác rộng rãi cho các tổ chức. Tuy nhiên, các công ty nên tiếp cận các công cụ cộng tác Office 365 một cách thực tế. Doanh nghiệp phải chắc chắn rằng nhân viên hiểu từng công cụ và toàn bộ giải pháp phục vụ mục đích kinh doanh của công ty. Với Office 365 bản quyền , doanh nghiệp sẽ nắm quyền quản trị có thể kiểm soát cách nhân viên sử dụng các công cụ cộng tác khác nhau và phân quyền điều chỉnh cho phù hợp mà vẫn tối ưu năng suất cũng như giữ an toàn đảm bảo bảo mật dữ liệu.

📣📣📣 Liên hệ để nhận tư vấn cụ thể về các giải pháp và sản phẩm phần mềm bản quyền

Công ty TNHH Thương mại và dịch vụ TSG
Hà Nội: Tầng 2, Tòa nhà ATS, 252 Hoàng Quốc Việt, Bắc Từ Liêm, Hà Nội
Hồ Chí Minh: Tầng 5, tòa nhà số 89 Vạn Kiếp, phường 03, quận Bình Thạnh, TP HCM
Website: www.soft365.vn | https://store.soft365.vn
Email: info@tsg.net.vn – marketing@tsg.net.vn
Điện thoại: 024 7305 0506 | 028 7308 0508
HOTLINE 24/7: 0936 362 158
GIẢI PHÁP HÀNG ĐẦU – DỊCH VỤ HOÀN HẢO

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

Website này sử dụng Akismet để hạn chế spam. Tìm hiểu bình luận của bạn được duyệt như thế nào.