LỢI ÍCH CỦA ỨNG DỤNG MICROSOFT TEAMS

Microsoft đã đưa ra quyết định chiến lược đối với Teams là ứng dụng cho giao tiếp thông minh và ngừng đầu tư vào Skype for Business. Đối với những công cụ mới, sẽ có 2 phản ứng trái chiều từ dư luận. Một số người sẽ cảm thấy rất háo hức và mong đợi, nhưng một số người khác vẫn còn hoài nghi và băn khăn không biết có nên sử dụng hay không. Trong bài viết dưới đây, SOFT365 sẽ chỉ ra những lợi ích mà Microsoft Teams mang lại.
Ngoài ra, quý vị nên tham khảo thêm những bất lợi của Microsoft Teams.

Teams (Nhóm)

Microsoft Teams cung cấp không gian làm việc đảm bảo sự riêng tư cho sự các nhóm. Rất đơn giản, bạn chỉ cần tạo một nhóm và mời những người mình mong muốn tham gia cộng tác. Trong hầu hết các trường hợp, các nhóm cộng tác thường từ những thành viên nội bộ từ các phòng ban trong doanh nghiệp hoặc tổ chức.

Tuy nhiên, một số tình huống yêu cầu sự hợp tác với những người bên ngoài công ty của bạn, như đối tác kinh doanh hoặc chuyên gia tư vấn. Và tất nhiên, điều này hoàn toàn có thể thực hiện bằng cách sử dụng tính năng thêm người dùng khách vào nhóm của mình.

Channels (Kênh)

Về cơ bản, các kênh là các cuộc hội thoại bạn có với những người khác nhau trong nhóm. Tương tự như Slack, bạn có thể tạo các kênh xung quanh một nhóm, dự án hoặc một chủ đề. Những kênh này là nơi diễn ra các cuộc trò chuyện, tổ chức cuộc họp, thêm tệp và cộng tác với mọi người.

Tabs

Tabs giúp bạn điều hướng thông qua nội dung kênh của bạn . Theo mặc định, bạn có ba tab: Cuộc trò chuyện, Tệp và Wiki. Tên gọi của Tabs thể hiện rõ chức năng của nó như: tab Tab Conversations – nơi lưu trữ mọi cuộc trò chuyện bạn có với một người trong kênh; tab Tệp lưu trữ – nơi lưu trữ tất cả các tài liệu bạn chia sẻ với mọi người trong kênh; tab Wiki – là một trình soạn thảo văn bản thông minh, nơi bạn có thể soạn thảo, chỉnh sửa, và chat.  Ngoài ra, bạn có thể tùy chỉnh theo nhu cầu sử dụng của mình thêm tab mới hoặc tích hợp tab để nâng cao lợi ích, làm việc hiệu quả nhất.

1. Tích hợp tất cả các công cụ ở một nơi duy nhất

Sự đa dạng của các công cụ cộng tác được cung cấp trong Office 365 bản quyền thường có thể khiến người dùng mất phương hướng. Teams khắc phục vấn đề này, gia tăng năng suất bằng cách tích hợp tất cả các cuộc hội thoại, trò chuyện, cuộc họp trực tuyến , chia sẻ tệp, tác vụ, v.v. của bạn có sẵn trong một ứng dụng và một giao diện duy nhất. Ngoài các ứng dụng được sử dụng rộng rãi từ Microsoft, bạn còn có một loạt các ứng dụng bên thứ 3 tích hợp vào Teams để người dùng của bạn không bao giờ phải rời khỏi ứng dụng Teams để hoàn thành công việc.

2. Không có chi phí bổ sung cho người dùng Office 365

Nếu công ty của bạn đang mua Office 365 bản quyền, ứng dụng Teams đã bao gồm trong gói dịch vụ đó, vì vậy bạn sẽ không phát sinh thê chi phí khi sử dụng Teams, đây là một trong những lợi ích người dùng yêu thích nhất. Ngược lại, việc sử dụng các công cụ trò chuyện độc lập như Slack hoặc Google Hangouts sẽ mất phí. Hơn nữa, nếu bạn không cần có nhu cầu dùng các chức năng cao cấp, bạn luôn có thể sử dụng Microsoft Teams miễn phí.
Microsoft Teams được biết tới như một ứng dụng Doanh nghiệp trong gói Office 365. Nếu bạn có nhu cầu tìm hiểu tường tận hơn về Microsoft Teams và hướng dẫn sử dụng chi tiết nhằm khai thác tối đa các tính năng giúp gia tăng năng suất làm việc và cộng tác. Hãy tham khảo dịch vụ triển khai Office 365 của chúng tôi.

>> Tìm hiểu thêm: So sánh Microsoft Teams và Slack

3. Tập trung tốt hơn vào công việc

Với Teams, bạn có thể dễ dàng tập trung sự chú ý của mình vào các chủ đề liên quan đến công việc và ưu tiên thời gian của bạn tốt hơn. Thay vì dành thời gian kiểm tra thư mới từ hộp thư đến, Teams sẽ phân chia luồng thông tin thành các kênh. Kênh chỉ chứa các cuộc hội thoại, cuộc họp và tài liệu liên quan đến chủ đề của kênh cụ thể đó. Vì vậy, thay vì phải kiểm tra thông báo, tin tức cập nhật trên mail dẫn đến hòm mail có thể bị quá tải, bạn có thể tập trung sự chú ý có giá trị của mình và dành thời gian giới hạn cho các kênh nơi bạn thực sự làm việc.

4. Bổ sung trò chuyện hữu ích

Bạn có thể thêm các công cụ của bên thứ ba vào các kênh của mình. Việc sử dụng Teams không có nghĩa là bạn sẽ bị gián đoạn các công cụ khác thường sử dụng. Ví dụ: bạn có thể thêm các nền tảng lưu trữ đám mây và Trello như Google Drive hoặc Dropbox vào Teams. Ngoài ra còn có nhiều tùy chọn thú vị như biểu tượng cảm xúc, gifs và nhãn dán. Nghe có vẻ không có gì to tát, nhưng lợi ích của biểu tượng cảm xúc thực sự có thể giúp phong phú và giải tỏa stress khi làm việc.

5. Tăng tính minh bạch

Một thách thức lớn trong cộng tác là truyền thông tin để mọi người biết rõ chuyện gì đang xảy ra. Với Teams, việc này trở nên dễ dàng hơn rất nhiều. Bạn không còn phải lo lắng về việc cc email hay mời tham dự một cuộc họp. Thay vào đó, bạn chỉ cần đăng thông báo lên kênh có liên quan, @ -mention những người bạn muốn nhận thông báo và mọi người có thể dễ dàng theo dõi thông tin đó. Ngoài ra, bằng cách hiển thị các cuộc họp cho mọi người trong kênh, tính minh bạch của Teams được thể hiện bằng cách cho phép mọi người trong kênh đến pop-in.

6. Tìm kiếm tập tin liền mạch, sao lưu và cộng tác

Mỗi kênh có lưu trữ tập tin riêng. Đôi khi bạn phải cuộn qua cả danh sách dài các tệp của tất cả các kênh mới tìm được tập tin mong muốn. Tại Teams, các tab Tệp xuất hiện sẽ giúp bạn không cần phải mất công cuộn lên cuộn xuống tìm kiếm trên tất cả các kênh nữa.
Một trong những lợi ích chắc hẳn mọi người dùng đều thích ở Teams, Microsoft lưu lại và sao lưu các tệp của bạn. Ngay cả khi bạn xóa kênh, các tệp vẫn được lưu trữ trong trang SharePoint, do đó bạn sẽ không bị mất chúng.
Nếu bạn hiện đang làm việc trên một tài liệu quan trọng, bạn có thể thêm nó vào một tab riêng để phân biệt với các tài liệu khác. Như chúng tôi đã đề cập, bạn có thể làm việc trên một tệp trong thời gian thực mà không cần rời khỏi một cuộc trò chuyện .

7. Bot (Trợ lý ảo)

Bots sẽ giúp bạn xử lý các công việc nhàm chán, lặp đi lặp lại, hàng ngày và giúp bạn tiết kiệm thời gian. Bạn có thể tự thiết kế Bot của riêng mình hoặc sử dụng những công cụ có sẵn như: Azure Bot
Bot xuất hiện giống như bất kỳ thành viên nhóm nào khác mà bạn tương tác ngoại trừ việc nó có biểu tượng hình lục giác và luôn trực tuyến.

8. Di chuyển liền mạch đến nơi làm việc kỹ thuật số

Có rất nhiều lợi ích kinh doanh của nơi làm việc kỹ thuật số trong đám mây. Người dùng có thể truy cập thông tin từ Teams mọi nơi trên mọi thiết bị là một lợi ích kinh doanh rất lớn. Ngoài ra, với nơi làm việc của bạn trên đám mây, bạn có thể gặt hái những lợi ích của việc xử lý dữ liệu lớn và trí tuệ nhân tạo để làm việc thông minh hơn. Vì Teams là một giải pháp hoàn toàn dựa trên đám mây, nên việc di chuyển sang đám mây vô cùng liền mạch.