GIẢI PHÁP QUẢN LÝ HỢP ĐỒNG VỚI SHAREPOINT ONLINE

• Mẫu hợp đồng: SharePoint Online cho phép tạo, lưu trữ và sử dụng lại các mẫu cho các loại hợp đồng khác nhau, điều này khiến cho việc chuẩn bị các hợp đồng tiêu chuẩn như NDA chỉ mất vài phút.
• Hướng dẫn tạo hợp đồng: Trong SharePoint, có thể tự động hóa một phần việc tạo hợp đồng do các câu hỏi đặc biệt. Câu trả lời cho các câu hỏi liên quan đến hợp đồng kích hoạt thêm các lĩnh vực và điều khoản nhất định vào dự thảo hợp đồng. Điều này giúp duy trì tính nhất quán về mặt pháp lý và do đó, cải thiện quản lý rủi ro.
• Hợp đồng đồng tác giả: SharePoint Online hỗ trợ đồng thời tạo và sửa đổi hợp đồng bởi một số người dùng. Những thay đổi được hiển thị cho tất cả các tác giả do đánh dấu màu.
• Quy trình phê duyệt: Phần mềm quản lý hợp đồng SharePoint có thể tự động định tuyến hợp đồng đến một nhóm người (ví dụ: đại diện bán hàng, luật sư, quản lý kế toán, CEO) để phê duyệt và thông báo cho họ sau khi hợp đồng được hoàn tất. Nền tảng hỗ trợ tạo quy trình công việc phê duyệt của bất kỳ sự phức tạp và số lượng giai đoạn. Các quy trình công việc thường dựa trên quy tắc. Ví dụ, hợp đồng trong nước có thể có quy trình phê duyệt đơn giản hơn với ít người tham gia hơn so với hợp đồng với các tiểu bang khác.
• Tìm kiếm hợp đồng: SharePoint Online có một công cụ tìm kiếm mạnh mẽ. Nó cung cấp tìm kiếm thông minh theo từ khóa, siêu dữ liệu hoặc toàn văn và cung cấp xếp hạng và lọc kết quả tìm kiếm. SharePoint cũng hỗ trợ tìm kiếm hợp đồng thông qua nhiều tài nguyên như cổng, hệ thống quản lý tài liệu khác, v.v.
• Cảnh báo và thông báo: Hệ thống quản lý hợp đồng SharePoint cho phép người dùng đặt trước các thông báo và thông báo tự động về trạng thái của hợp đồng và các mốc quan trọng của hợp đồng, ví dụ: ngày thanh toán hoặc ngày hết hạn. Tính năng này cũng cho phép tránh gia hạn tự động không mong muốn, điều này khá phổ biến đối với các hợp đồng mua bán.
• Báo cáo: SharePoint Online cung cấp các báo cáo theo thời gian thực hoặc theo lịch trình về các hoạt động của người dùng liên quan đến hợp đồng, các hợp đồng được truy cập thường xuyên nhất, thời gian truy cập, hợp đồng thanh toán và trạng thái quy trình làm việc.
• Tích hợp chữ ký điện tử: Phần mềm quản lý hợp đồng SharePoint tích hợp với các công cụ chữ ký điện tử như DocuSign, giúp loại bỏ sự cần thiết của chữ ký ướt hoặc các cuộc họp trực tiếp. Do đó, việc quản lý vòng đời của hợp đồng trở nên hoàn toàn kỹ thuật số với hợp đồng còn lại ràng buộc về mặt pháp lý.
• Phân cấp thứ bậc: Tính năng này cho phép liên kết các hợp đồng trong mối quan hệ mẹ-con, giúp duy trì tính thống nhất của tất cả các tài liệu hợp đồng. Do đó, bất kỳ thay đổi nào được thực hiện đối với hợp đồng chính, ví dụ, ngày hết hạn, sẽ được tự động thực hiện cho tất cả các hợp đồng cấp dưới.

• Thuận tiện: Nếu một doanh nghiệp đã sử dụng SharePoint Online để quản lý dự án hoặc cộng tác, việc chọn phần mềm quản lý hợp đồng dựa trên cùng một nền tảng là một quyết định hợp lý. Do đó, doanh nghiệp có thể đạt được hiệu quả chi phí lớn hơn so với chi tiêu trên nền tảng khác.
• Thân thiện với người dùng: SharePoint Online có giao diện trực quan và dễ sử dụng. Nó đòi hỏi đào tạo tối thiểu, và có nhiều công cụ đào tạo và hướng dẫn được cung cấp cho người dùng. Do đó, các công ty có thể tập trung vào chính doanh nghiệp thay vì dành thời gian để làm chủ phần mềm mới.
• Khả năng mở rộng: SharePoint Online là một nền tảng có thể mở rộng có thể được điều chỉnh theo số lượng tài liệu ngày càng tăng.
• Tích hợp: SharePoint Online hỗ trợ tích hợp ngoài luồng với bộ Office 365. Nó cũng tích hợp với các hệ thống doanh nghiệp như phần mềm CRM, ERP, ECM, BI, OCR và hơn thế nữa. Ví dụ: trong trường hợp tích hợp phần mềm quản lý hợp đồng SharePoint với CRM, các hợp đồng được lưu trữ trong SharePoint có thể được mở trong CRM, điều này cho phép các đại diện bán hàng chuyển đổi giữa hai hệ thống.
• Chính sách bảo mật: SharePoint Online có một mô hình bảo mật nâng cao. Các tính năng như xác thực đa yếu tố, mã hóa dữ liệu khi nghỉ ngơi và quá cảnh, ngăn ngừa mất dữ liệu, bảo vệ chống phần mềm độc hại tự động, tạo một giải pháp quản lý hợp đồng dựa trên SharePoint Online phù hợp để xử lý thông tin hợp đồng nhạy cảm, ví dụ, trong các hợp đồng chăm sóc sức khỏe . SharePoint Online cũng cung cấp một bản kiểm toán đầy đủ cho biết ai đã xem, sửa đổi, xóa hoặc chia sẻ hợp đồng, tạo điều kiện tuân thủ các quy định tuân thủ của liên bang và tiểu bang như HIPAA, SOX, GLBA và GDPR.
• Giá cả hấp dẫn: SharePoint Online giữ mô hình thanh toán đăng ký, cho phép doanh nghiệp lên kế hoạch chi phí. Gói đăng ký cho SharePoint Online dao động từ $5 đến $35 người dùng / tháng (như một phần của bộ Office 365) tùy thuộc vào gói, giá cả phải chăng ngay cả đối với các doanh nghiệp nhỏ. So sánh, phần mềm Contract Advantage có giá khoảng 100 đô la người dùng / tháng.

📣📣📣

Liên hệ để nhận tư vấn cụ thể về các sản phẩm phần mềm bản quyền

☎ 024 7305 0506 | 028 7305 0508

🎯 HOTLINE 24/7: 0936 362 158

📩 [email protected]

🏁 https://store.soft365.vn/