CÁCH QUẢN LÝ RỦI RO THÔNG TIN VỚI MICROSOFT 365 BẢN QUYỀN

Bảo mật tuân thủ và các cách quản lý rủi ro thông tin luôn là một chủ đề đầy thách thức cho bất kỳ chủ doanh nghiệp nào. Đó là yêu cầu dễ hiểu trong thời đại công nghệ số và các hacker mạng phát triển hiện nay nhưng có thể rườm rà và khó thực hiện nếu không có các công cụ phù hợp. May mắn thay, nếu bạn đang sử dụng bộ công cụ phần mềm văn phòng Office 365, bạn đã có đúng giải pháp làm việc hiệu quả.

Microsoft 365 bản quyền có đầy đủ tính năng với các lớp bảo mật quan trọng có thể trợ giúp doanh nghiệp với tất cả các khía cạnh của các yêu cầu tuân thủ bảo mật.

Dữ liệu là tài sản quan trọng nhất của bất kỳ doanh nghiệp nào dù nhỏ hay to. Bảo vệ dữ liệu không chỉ để tuân thủ luật pháp mà còn vì lợi ích của chính doanh nghiệp hoặc các dữ liệu thông tin cá nhân. Có một số cách mà Microsoft 365 có thể giúp người dùng quản lý rủi ro thông tin trước sự bùng nổ của các virus, mã độc và tin tặc.

Gắn mác dữ liệu

Nhãn dữ liệu có thể giúp bạn phân loại và bảo vệ bất kỳ thông tin nhạy cảm hoặc phân loại chúng như thế nào trong tổ chức của bạn. Có hai loại gán mác: độ nhạy và độ duy trì. Nhãn độ nhạy cho phép bạn phân loại tài liệu với mức độ bảo vệ phù hợp và sau đó áp dụng các cài đặt đó trên tất cả các tài liệu được dán nhãn. Nhãn duy trì giúp bạn giữ hoặc xóa nội dung dựa trên các chính sách đã xác định. Họ có thể giúp bạn duy trì việc tuân thủ các chính sách lưu giữ dữ liệu. Bạn thậm chí có thể áp dụng một số nhãn tự động.

Ngăn ngừa mất dữ liệu

Chính sách ngăn ngừa mất dữ liệu có thể giúp bạn xác định, giám sát và bảo vệ thông tin nhạy cảm trong tổ chức của bạn. Bạn thậm chí có thể giám sát và bảo vệ trên các vị trí khác nhau như SharePoint, OneDrive hoặc Exchange. Điều này có thể giúp ngăn ngừa rò rỉ dữ liệu khi vô tình chia sẻ thông tin bí mật và giúp người dùng học cách tuân thủ với sự gián đoạn tối thiểu đối với quy trình làm việc.

Mã hóa tin nhắn

Với Microsoft 365, bạn có thể mã hóa email bằng thông tin nhạy cảm để ngăn chặn mọi nguồn trái phép truy cập vào dữ liệu của bạn. Bạn có thể mã hóa email tự động cho một số người gửi và người nhận hoặc tin nhắn có chứa các từ cụ thể trong dòng chủ đề. Tuyệt vời nhất, nếu người nhận mở thư trong ứng dụng Microsoft 365 như Outlook, họ không phải thực hiện thêm bất kỳ hành động nào để xem nội dung.

Ngoài việc bảo vệ dữ liệu nhạy cảm của bạn, bạn cần có một kế hoạch để quản lý nó. Bạn sẽ muốn quyết định nên giữ gì và trong bao lâu, và những gì cần xóa và khi nào. Đây là một bước quan trọng trong cả việc đảm bảo chi phí lưu trữ của bạn không vượt khỏi tầm kiểm soát và đảm bảo bạn tuân thủ các tiêu chuẩn tuân thủ pháp luật.

Gắn mác thông tin

Giống như để bảo vệ thông tin, bước đầu tiên để quản lý hồ sơ tốt là ghi nhãn thích hợp. Microsoft 365 cho phép bạn phát hành nhãn tự động hoặc thủ công để đảm bảo mỗi phần dữ liệu nằm trong danh mục chính xác.

Quản lý tập tin

Khi bạn đã sắp xếp tất cả dữ liệu của mình vào các danh mục chính xác, bạn có thể sử dụng trình quản lý gói tệp để quản lý những gì xảy ra với dữ liệu. Nếu bạn không muốn thiết lập trình độ tùy chỉnh cho nhãn lưu giữ, Microsoft 365 sẽ thiết lập kế hoạch duy trì mặc định dựa trên ba loại: quy trình hoạt động, kinh doanh chung và thỏa thuận liên hệ. Khi mọi thứ đã được sắp xếp, bạn có thể đặt chính sách lưu giữ và xóa của mình thành hành động tự động tuân theo danh mục của bạn.

Thiết lập quy trình

Tùy thuộc vào loại dữ liệu mà tổ chức của bạn có, bạn có thể không thoải mái khi để các chính sách lưu giữ hoàn toàn cho máy tính. Trong trường hợp này, bạn có thể thiết lập đánh giá xử lý để cho bạn biết khi nào mọi thứ sắp bị xóa và cung cấp cho bạn và nhân viên của bạn cơ hội để xem xét các tài liệu đó và quyết định làm gì với chúng.

Cấp quyền truy cập

Một phần của việc đảm bảo chính sách quản trị thông tin của bạn diễn ra tốt đẹp là đảm bảo đúng người có quyền truy cập. Microsoft 365 làm cho điều này trở nên dễ dàng bằng cách cho phép bạn sắp xếp người dùng thành các vai trò và nhóm và cho phép truy cập dựa trên các vai trò và nhóm đó.

Tất cả chúng ta đều muốn tin tưởng tất cả những người làm việc cho chúng ta, nhưng thực tế là đôi khi nhân viên mắc sai lầm có thể khiến doanh nghiệp tốn hàng ngàn đô la và thời gian không nhỏ để khắc phục hậu quả. Bạn muốn thực hiện các bước để bảo vệ bản thân và ngăn điều đó xảy ra, Microsoft 365 có thể giúp bạn làm điều đó.

Truy cập

Bạn không chỉ muốn chỉ định các vai trò và nhóm cụ thể trong tổ chức của mình và tạo một hệ thống phân cấp truy cập, mà bạn còn muốn đảm bảo rằng các tài khoản quản trị của mình được an toàn. Tài khoản quản trị viên sẽ có mức truy cập cao nhất và do đó, có nguy cơ bị hack cao nhất. Microsoft 365 cho phép bạn bảo vệ các tài khoản này bằng cách thực hiện các chính sách như xác thực đa yếu tố, truy cập được kiểm soát và tuân thủ thiết bị.

Tuân thủ truyền thông

Số lượng truyền thông nội bộ xảy ra trong một công ty là đáng kinh ngạc trong thời hiện đại, và đảm bảo rằng giao tiếp tuân thủ có thể là một nhiệm vụ lớn. Microsoft 365 có thể giúp quét các liên lạc để đảm bảo rằng không có gì được nói giữa các nhân viên có thể kích hoạt cờ đỏ hoặc vấn đề tuân thủ bằng cách tự động tìm kiếm từ khóa và tạo báo cáo để bạn xem xét.

Rào cản thông tin 

Đôi khi, để duy trì sự tuân thủ hoặc chỉ để bảo vệ chính mình, tốt nhất là hai nhóm không liên lạc với nhau. Với các rào cản thông tin, bạn có thể ngăn chặn hoặc hạn chế một số nhóm trong tổ chức của bạn nói chuyện với các nhóm khác. Ví dụ, bạn có thể không muốn nhóm phát triển sản phẩm của mình nói chuyện với nhóm quan hệ công chúng của bạn, kẻo có điều gì đó vô tình rò rỉ ra công chúng. Hoặc bạn có thể muốn nhóm tài chính nhạy cảm nhất của mình có kiến ​​thức giao dịch nội gián có thể giao tiếp tối thiểu với phần còn lại của công ty.

Quản lý khách hàng

Quản lý khách hàng là cách Microsoft 365 bảo vệ trước dữ liệu khách hàng khổng lồ. Với tính năng này được bật, không ai từ Microsoft có thể truy cập hệ thống của bạn mà không có sự chấp thuận rõ ràng của bạn. Điều này có nghĩa là nếu một trong các nhân viên của bạn mở vé dịch vụ với Microsoft, bạn sẽ được thông báo và yêu cầu phê duyệt trước khi kỹ sư Microsoft có quyền truy cập. Điều này đảm bảo rằng không có nguồn bên ngoài – ngay cả chính Microsoft – có thể truy cập dữ liệu nhạy cảm của bạn mà bạn không biết.