QUẢN LÝ CỘNG TÁC CÔNG VIỆC TRONG MICROSOFT 365

Kế hoạch từng bước cần thực hiện để quản lý cộng tác an toàn trong Microsoft 365

Dưới đây là từng bước lập kế hoach mà Microsoft đã xây dựng theo tiêu chuẩn và được áp dụng để quản lý cộng tác hiệu quả trong nhiều doanh nghiệp trên thế giới. Bạn có thể làm theo các bước dưới đây:

1. Xem xét các mục tiêu và quy trình kinh doanh chính – lập kế hoạch quản trị để đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp.
2. Tìm hiểu các cài đặt trong dịch vụ – cài đặt trong nhóm và SharePoint tương tác với nhau, cũng như cài đặt trong nhóm, SharePoint và Teams và các dịch vụ khác . Đảm bảo hiểu những tương tác này khi bạn hoạch định chiến lược quản trị của mình.
3. Lập kế hoạch quản lý quyền truy cập của người dùng – lập kế hoạch mức độ truy cập bạn muốn cấp cho người dùng trong nhóm, SharePoint và Teams.
4. Lập kế hoạch quản lý cài đặt tuân thủ – xem xét các tùy chọn tuân thủ có sẵn cho cộng tác Microsoft 365 Groups, Teams và SharePoint .
5. Lập kế hoạch quản lý thông tin liên lạc – xem xét các tùy chọn quản trị thông tin liên lạc có sẵn cho các tình huống cộng tác.
6. Lập kế hoạch tổ chức và quản trị vòng đời – chọn các chính sách bạn muốn sử dụng để tạo nhóm và nhóm, đặt tên, hết hạn và lưu trữ . Ngoài ra, hãy hiểu các tùy chọn cuối vòng đời cho nhóm, đội và Yammer

Thiết lập bảo vệ cộng tác công việc trong Microsoft 365

Có thể dễ dàng chia sẻ thông tin với những người phù hợp trong khi ngăn chặn việc chia sẻ quá mức là chìa khóa thành công của một tổ chức. Điều này bao gồm việc chỉ có thể chia sẻ dữ liệu nhạy cảm một cách an toàn với những người có quyền truy cập vào nó. Tùy thuộc vào dự án, điều này có thể bao gồm việc chia sẻ dữ liệu nhạy cảm với những người bên ngoài tổ chức của bạn.

Hướng dẫn giải pháp cộng tác này bao gồm hai thành phần để giúp bạn:

• Triển khai Microsoft Teams với mức độ bảo vệ phù hợp cho từng dự án.
• Định cấu hình chia sẻ bên ngoài với các cài đặt bảo mật thích hợp cho từng dự án.

Với Microsoft 365, bạn có thể triển khai Teams với nhiều cấu hình để giúp:

• Bảo vệ tài sản trí tuệ của bạn
• Cho phép cộng tác dễ dàng
• Tạo sự cân bằng giữa tính bảo mật và khả năng sử dụng để tăng sự hài lòng của người dùng và giảm rủi ro shadow IT.

Hầu hết các tổ chức có nhiều loại thông tin, với mức độ nhạy cảm khác nhau và mức độ ảnh hưởng kinh doanh khác nhau nếu thông tin được chia sẻ không thích hợp. Tùy thuộc vào mức độ nhạy cảm của một phần thông tin nhất định, bạn có thể muốn cho phép chia sẻ với:

• Bất kỳ ai (chưa được xác thực)
• Những người bên trong tổ chức
• Những người cụ thể trong tổ chức
• Những người cụ thể bên trong và bên ngoài tổ chức

Thông tin như tài liệu quảng cáo tiếp thị có nghĩa là để chia sẻ rộng rãi bên ngoài tổ chức. Thông tin như thực đơn quán ăn không dành cho việc chia sẻ ra bên ngoài, nhưng sẽ không có tác động kinh doanh nếu chúng được chia sẻ ra bên ngoài. Những loại thông tin này cần ít hoặc không cần bảo vệ.

Những tài liệu quảng cáo tiếp thị tương tự đó, trong khi đang được phát triển, chỉ có thể được chia sẻ trong tổ chức. Trong trường hợp này, cài đặt chia sẻ mặc định trong Nhóm có thể đủ.

Thông tin về một sản phẩm mới đang được phát triển có thể được coi là nhạy cảm, ngay cả trong tổ chức. Mức độ bảo vệ cao hơn có thể thích hợp trong trường hợp này. Ví dụ: bạn có thể hạn chế quyền truy cập vào thông tin này đối với các thành viên của một nhóm cụ thể. Tùy thuộc vào dự án, bạn có thể cần cộng tác với những người bên ngoài tổ chức của mình, chẳng hạn như nhà cung cấp hoặc tổ chức đối tác.

Thông tin quan trọng đối với sự thành công của tổ chức của bạn hoặc có các yêu cầu nghiêm ngặt về bảo mật hoặc tuân thủ có thể yêu cầu mức độ bảo vệ cao hơn nữa.

Xây dựng chiến lược vệ cộng tác công việc cho doanh nghiệp với Microsoft 365

Có nhiều nơi để cộng tác và trò chuyện trong Microsoft 365. Hiểu nơi người dùng có thể bắt đầu cuộc trò chuyện có thể giúp bạn xác định chiến lược giao tiếp.

Có ba phương thức giao tiếp chính được Microsoft 365 hỗ trợ:

• Outlook: cộng tác qua email với lịch và hộp thư đến nhóm được chia sẻ
• Microsoft Teams: một không gian làm việc dựa trên trò chuyện liên tục, nơi bạn có thể có các cuộc trò chuyện không chính thức, thời gian thực, xoay quanh nhiều chủ đề khác nhau, được sắp xếp theo các nhóm phụ cụ thể
• Yammer: trải nghiệm xã hội doanh nghiệp để cộng tác

Microsoft Teams – Không gian làm nền tảng chat

• Được xây dựng để cộng tác với những người mà người dùng của bạn làm việc cùng hàng ngày
• Đưa thông tin vào tầm tay của người dùng trong một trải nghiệm duy nhất
• Thêm tab, trình kết nối và bot
• Trò chuyện trực tiếp, hội nghị âm thanh / video, các cuộc họp được ghi lại

Yammer – Mạng xã hội nội bộ của doanh nghiệp

• Cộng đồng thực hành – Các nhóm đa chức năng gồm những người có chung sở thích hoặc chuyên môn nhưng không nhất thiết phải làm việc cùng nhau hàng ngày
• Kết nối lãnh đạo, cộng đồng học tập, cộng đồng dựa trên vai trò

Thư và lịch làm việc – Cộng tác nền tảng mail

• Được sử dụng để giao tiếp có mục tiêu với một nhóm người
• Lịch được chia sẻ cho các cuộc họp với các thành viên khác trong nhóm