NHỮNG ĐIỀU CẦN THỰC HIỆN ĐỂ TRIỂN KHAI OFFICE 365 THÀNH CÔNG

Trên toàn thế giới, đã có hơn 100 triệu tài khoản đăng ký sử dụng Office 365. Việc triển khai Office 365 cho doanh nghiệp một cách chuẩn xác là điều quan trọng. Nó giúp doanh nghiệp của bạn hoạt động ở mức năng suất và hiệu quả cao nhất. Tuy nhiên để tự triển khai Office 365, bạn có thể đối mặt với rất nhiều thách thức. Đòi hỏi bạn đầu tư đáng kể thời gian để nghiên cứu và thực hiện triển khai. Bao gồm lập kế hoạch chiến lược và nguồn lực cần thiết để triển khai.

Nhiều tổ chức chỉ muốn đưa tất cả những gì họ có tại chỗ chuyển hết lên Cloud. Đó là cách dễ dàng để bắt đầu tiếp cận với Office 365. Bạn sẽ tiết kiệm được nhiều thời gian và nhận được nhiều lợi ịch khi chuyển đổi sử dụng các dịch vụ Cloud. Các trang nhóm sẽ được chuyển tới Teams, các trang phụ sẽ được tập hợp lại thành một nhóm trang. Các trang SharePoint hiện đại vượt trội hơn nhiều so với các ứng dụng cũ mà doanh nghiệp đang sử dụng.

Chỉ cần di chuyển những gì bạn muốn lên SharePoint Online. Bạn sẽ được tiếp cận với một nền tảng cộng tác nhóm mạnh mẽ, toàn diện. Đồng thời bạn cũng có thể tạo ra hệ thống quy trình tự động, tích hợp thông minh với Microsoft Flow và SharePoint.

Khi bạn đã dành nhiều thời gian để tạo nên một giải pháp và hệ thống hoàn hảo. Nó hoạt động tốt và quen thuộc với người dùng và giúp họ làm việc hiệu quả hơn. Điều đó khẳng định rằng bạn đã thành công trong việc triển khai Office 365.

Tuy nhiên, không phải mọi công cụ đều quen thuộc với người dùng. Có thể bạn sẽ phải thuyết phục người dùng thay đổi cách làm việc của họ. Hãy chứng minh cho họ, cách làm việc mới và các công cụ mới sẽ đem lại những trải nghiệm tốt hơn, giúp họ làm việc tốt hơn. Chắc chắn họ sẽ chấp nhận và áp dụng vào công việc.

Điều quan trọng là bạn cần tìm hiểu và nắm chắc các công cụ và tính năng của các dịch vụ trong Office 365. Từ đó bạn sẽ có các kiến thức để trả lời các thắc mắc của người dùng tốt hơn. Nếu việc hỗ trợ người dùng quá khó khăn. Hãy sử dụng dịch vụ IT của TSG. Chúng tôi có đội ngũ nhân viên có kiến thức chuyên sâu về Office 365, giúp giải đáp mọi thắc mắc và xử lý các sự cố về Office 365 cho người dùng của bạn.

Khi bạn đă ra một quyết định chính xác, nó sẽ giúp thay đổi các người dùng làm việc. Đừng tạo ra những quyết định sai lầm vì không sử dụng những thông tin từ người dùng. Office 365 cung cấp một nền tảng tuyệt vời để cộng tác với người dùng của bạn để thiết kế và tạo các giải pháp đáp ứng nhu cầu của họ. Quá thường xuyên, chúng tôi thấy các nhà lãnh đạo doanh nghiệp đưa ra quyết định cho người dùng và sau đó các giải pháp được tạo ra có thể tính đến bức tranh lớn nhưng nó bỏ lỡ rất nhiều điều vụn vặt về cách mọi người thực sự làm việc và cuối cùng, bạn đã làm mất lòng người dùng hoặc bạn có để quay lại nhiều giờ hơn để thực hiện thay đổi.

Giữ người dùng thực tế tham gia và nhận phản hồi của họ. Giúp họ cảm thấy như đó là giải pháp của họ và không phải là của bạn và xem tên lửa trên bầu trời của người dùng. Không có gì đảm bảo triển khai Office 365 thành công như tạo ra giải pháp giải quyết điểm đau trong thế giới thực.

Một trong những điều mà nhiều công ty thường làm là khi họ cảm thấy mất kiểm soát, họ sẽ tắt các tính năng của người dùng. Ví dụ với Microsoft Teams, khi tạo ra một nhóm trong Teams, nó sẽ tự động tạo ra một nhóm các trang SharePoint Site Collection, Office 365 Group, Planner… Điều này sẽ vượt khỏi tầm kiểm soát khi mỗi người dùng tự tạo ra các trang không kiểm soát trên Teams.

Thay vì tắt quyền người dùng tạo ra các trang Teams, hãy dành thời gian để đưa ra các chính sách quản lý và duy trì cho các nhóm. Hãy hướng dẫn người dùng của bạn sử dụng các công cụ mà bạn đã bỏ tiền ra mua thay vì tắt nó đi. Đừng hạn chế sự cộng tác trong công việc khi mà bạn đang cố gắng xây dựng nó. Nếu bạn hạn chế họ sử dụng các công cụ của Office 365, họ sẽ sử dụng các công cụ khác như Slack, Dropbox và một loạt các công cụ khác. Khi đó bạn sẽ mất hoàn toàn quyền kiểm soát.