MICROSOFT SWAY LÀ GÌ?

Tại sao Microsoft cần một giải pháp thay thế PowerPoint?

PowerPoint từ hàng chục năm nay đã đóng góp lớn trong việc tạp ra các bài thuyết trình xuất sắc tại khắp mọi nơi trên thế giới. Dù vậy, đây vẫn là một phần mềm lớn, nặng nề, chuyên nghiệp và rõ ràng không phải ai cũng hoàn toàn có thể thành thạo sử dụng và khai thác những tính năng phức tạp của PowerPoint.
Đặc biệt, khi thuyết trình, điều quan trọng nhất là phải được thao tác uyển chuyển,linh hoạt và đáp ứng thời gian đóng vai trò cực kỳ quan trọng. Trong qua trình diễn thuyết sẽ không tránh khỏi phải lật đi lật lại 1 slide (hoặc nhiều slide) nào đó để trả lời thắc mắc cũng như làm rõ ý hơn cho những người tham dự.

Với Sway, Microsoft đang dần hiện thực hoá ý tưởng tạo ra một phần mềm thuyết trình dựa hoàn toàn trên nền tảng đám mây, vận hành đơn giản và đặc biệt dễ sử dụng hơn nhiều so PowerPoint. Thay vì sử dụng hàng loạt các slide xếp nối tiếp nhau, còn trong mỗi slide lại có một vài cái gạch đầu dòng, cách tiếp cận của Sway là tạo ra một trải nghiệm trần thuật tự nhiên hơn. Sway giúp người dùng trình bày sẵn các nội dung trình chiếu (ảnh, văn bản…) được thêm vào được tự động được bố trí và sắp xếp lại như giao diện của một cuốn sách nhỏ.

Ai có thể sử dụng Sway?

Bất kỳ ai cũng có thể sử dụng Sway khi đã đăng ký tài khoản Microsoft miễn phí. Ngoài ra, nười dùng Office 365 cũng có thể sử dụng Sway. Một số khác biệt giữa phiên bản miễn phí và phiên bản dành cho người dùng Office 365 chủ yếu phụ thuộc vào một số kỹ thuật quản trị, ví dụ như khả năng bảo vệ dữ liệu Sway của mình bằng mật khẩu và loại bỏ watermark ở cuối tài liệu. Số lượng nội dung có thẻ chèn vào tài liệu cũng là một điểm khác biệt, mặc dù người dùng bản miễn phí bị giới hạn số lượng nội dung trên Sway, nhưng nhìn chung, giới hạn này vẫn đáp ứng nhu cầu sử dụng của đa số người dùng trung bình.
Sway và Office 365 có mối liên hệ chặt chẽ với nhau, vậy bạn có biết Office 365 là gì? Mua Office 365 bản quyền ở đâu và bạn đã sử dụng dịch vụ triển khai Office 365 tốt nhất cho doanh nghiệp của mình.

Lợi ích khi sử dụng Sway?

Nếu bạn tự hỏi điều gì đáng sợ hơn việc nhìn chằm chằm vào một tài liệu Word trống mà chưa biết nên viết gì, thì đó là khi mở một file PowerPoint trống trơn mà không biết phải làm gì với nó, cần chèn thêm bức ảnh gì, thiết kế bố cục ra sao hay minh họa dữ liệu như thế nào, dù cho trình bày PowerPoint được thực hiện sau khi đã hoàn thành chỉnh chu tài liệu Word. Về bản chất, các bài thuyết trình đóng vai trò minh họa sinh động dành cho người khác đọc, xem và nhận xét. Rất nhiều người sợ nói trước công chúng, vì vậy việc thiết kế PowerPoint chưa có ý tưởng gợi ý nào lại càng khiến họ bỏ cuộc ngay lúc đó.

Sự lo lắng này luôn là một trong những vấn đề lớn nhất với PowerPoint. Rất may, Microsoft đã nhận ra điều này và họ đã nỗ lực hết sức để giúp người dùng thoát khỏi nỗi lo đó với Sway. Hầu hết mọi người không phải là chuyên gia về thiết kế và bố cục, vì vậy Microsoft đã cung cấp một loạt các mẫu thiết kế bản trình bày phổ biến (hiện có 18 mẫu sẵn có) phù hợp với các nhu cầu khác nhau của người sử dụng.

Các mẫu trình bày này bao gồm thuyết trình kinh doanh, danh mục đầu tư, CV cá nhân và bản tin. Ngoài ra, Microsoft còn cung cấp một số bài thuyết trình có sẵn với đầy đủ nội dung để giúp người dùng tham khảo, có được cái nhìn trực quan về các chức năng của Sway.

Nếu tất cả mẫu thiết kế có sẵn không phù hợp với ý tưởng trình bày của bạn hoặc bạn vẫn bế tắc lựa chọn nội dung cần đưa vào bài thuyết trình của mình, Sway có thể giúp bạn xây dựng một phác thảo, thông qua tùy chọn Start From a Topic (Bắt đầu một chủ đề). Một hộp thoại sẽ được hiển thị và và bạn chỉ cần nhập chủ đề mình muốn tạo vào.

Bạn sẽ vô vùng ấn tượng với tính năng này của Sway. Khi nhập một thuật ngữ bất kỳ—chẳng hạn với thuật ngữ “công nghệ” (technology)—Sway sẽ tự động cung cấp cho bạn một bố cục cho bài trình bày, từ định nghĩa, cách sử dụng, các khía cạnh cần đề cập, các chủ đề khác có liên quan, hình ảnh được đề xuất, v.v. Tất cả các nội dung cung cấp đều lấy từ dữ liệu của Wikipedia và Sway sẽ cung cấp đường link tới bài viết gốc để truy xuất ngược lại dữ liệu ban đầu.

Ngoài ra , Sway tập trung vào việc trần thuật dữ liệu hơn là trình bày. Các tài liệu Sway được thiết kế như giao diện của một cuốn sách nhỏ theo chiều từ trên xuống dưới hoặc từ trái sang phải. Và người dùng (hoặc diễn giả) chỉ cần lăn chuột để cuộn qua các nội dung thay vì nhấn chuột để chuyển từ slide này sang slide khác, từ đó đem lại trải nghiệm theo dõi một cách liên tục. Đây là một sự thay đổi tuy nhỏ nhưng mang lại trải nghiệm khác biệt lớn so với PowerPoint. Nếu như nội dung trong PowerPoint được trình bày mang đến cảm giác của một chuỗi các bước thì dữ liệu trên Sway tạo cho người xem cảm thấy giống như một hành trình, và nhờ đó người xem dễ dàng bắt được mạch truyện và dõi theo một cách tự nhiên, giống như đang đọc một cuốn sách. Vì lý do này, Sway không có slide mà có một cốt truyện (storyline) duy nhất .

Sau khi chọn được mẫu thiết kế ưng ý (hoặc lựa chọn chủ đề để trình bầy), bạn sẽ cần phải bổ sung các thẻ (cards) để nhập nội dung mình mong muốn đưa vào bài thuyết trình.

Có vô số thẻ khác nhau để lựa chọn, chẳng hạn như thẻ văn bản, thẻ video, thẻ lưới hoặc thẻ tiêu đề và mỗi thẻ được điều chỉnh theo nội dung cụ thể. Tuy nhiên, không giống như các slide PowerPoint, các thẻ đều được sắp xếp một cách liền mạch, người dùng có thể cuộn từ thẻ này sang thẻ khác rất mượt, không bị hẫng bởi những điểm cắt. Điều này có nghĩa là người theo dõi các thẻ như đang đọc một câu chuyện liền mạch, không phải các mảnh ghép, mục riêng lẻ.

Khi đã hoàn thành thêm nội dung vào Sway, bạn có thể xem thành quả của mình bằng cách nhấp vào tùy chọn Design (Thiết kế).

Bạn có thể cuộn qua Sway và chuyển đổi liên tục giữa hai tuỳ chọn Storylines và Design để chỉnh sửa và xem trước tài liệu của mình khi đang thiết kế. Sau khi hoàn tất nội dung, Sway cũng sẽ giúp sắp xếp lại các mục trong tài liệu thông qua tuỳ chọn Styles ở trang Design. Công cụ này cho phép truy cập vào các tuỳ chọn bố cục khác nhau để bạn có thể “cấu trúc lại” thiết kế bài trình bày của mình.

Bạn có thể lựa chọn chế độ xem Sway của mình theo chiều ngang hay chiều dọc (và thậm chí, bạn cũng có thể chọn cách hiển các slide riêng lẻ của PowerPoint nếu bạn muốn), chủ đề màu sắc, hình nền và một số tùy chọn khác. Một sự thật là khá khó để biết liệu những lựa chọn thiết kế, trình bày của bạn đã phù hợp và thuận tiện cho người theo dõi chưa. Để khắc phục điều này, Sway cung cấp cho người dùng nút Remix để áp dụng thiết kế ngẫu nhiên cho tài liệu Sway của mình.

Khi đã ưng ý với nội dung và cách trình bày Sway của mình, bạn có thể xuất bản và chia sẻ tài liệu đã tạo. Hãy nhớ rằng, đây là một ứng dụng chỉ dành cho đám mây, vì vậy không có tệp nào để tải xuống, nhưng bạn có thể nhúng Sway vào trang web nếu bạn muốn mọi người xem nó mà không cần thông qua liên kết.

Nhìn chung, Sway là một công cụ đơn giản nhưng có thể tạo ra một số kết quả tuyệt vời. Nó được tích hợp nhiều tính năng để giúp bạn thoát khỏi nỗi lo về thiết kế, từ đó bạn có thể tập trung xây dựng nội dung cho bài trình bày của mình. Và đặc biệt, nó hoàn toàn miễn phí.