MICROSOFT POWER BI TRONG THỰC TẾ SỬ DỤNG TẠI DRYEN – DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT VÀ PHÂN PHỐI BÁN LẺ

Microsoft Power BI đã và đang thể hiện được tính ưu việt trong giới thiệu tới khách hàng các bộ công cụ thông minh và tiềm năng nhất cho phân tích dữ liệu, phân tích hoạt động kinh doanh và lên kế hoạch hiệu quả trong phân tích chi phí đầu tư in/out cho Doang nghiệp.

Đã và đang có rất nhiều các doanh nghiệp lớn trên thế giới lựa chọn Microsoft Power BI là giải pháp hỗ trợ – Cánh tay đắc lựa cho Nhà quản trị, Nhà phân tích tài chính và Chủ Doanh nghiệp có thể đưa ra được những phân tích đúng đắn về chỉ số kinh doanh.

Trong bài Case Study này, SOFT365 xin giới thiệu một trường hợp điển hình của Doanh nghiệp hoạt động trong nghành Kinh doanh bán lẻ nổi tiếng tại Úc – DRYEN trong áp dụng Microsoft Power BI trong thực tiễn sử dụng.

ĐIỂM QUA VỀ DRYEN

Để giảm chi phí lao động, cải thiện đáng kể độ chính xác và thời gian của các báo cáo và để tạo ra một hệ thống mà báo cáo sẽ không phụ thuộc vào một vài nhân viên chủ chốt, Dryen đã triển khai giải pháp Microsoft BI.

Dryen nâng cao chất lượng báo cáo với Microsoft BI

Dryen hoạt động trong lĩnh vực thiết kế và tạo ra một loạt các sản phẩm dệt gia dụng mềm, chủ yếu chuyên về khăn trải giường. Vận hành một cơ sở thiết kế hiện đại, Dryen đẩy nhanh xu hướng thiết kế, thời trang, màu sắc và sản phẩm mới nhất ra thị trường. Kết hợp với mua sắm, vận chuyển, phân phối và quản trị đẳng cấp thế giới, Dryen cung cấp giải pháp sản phẩm nổi bật trao tay đầy đủ cho các nhà bán lẻ.

Một phần thành công của Dryen đến từ triết lý hợp tác. Công ty thường xuyên gặp gỡ khách hàng, cung cấp các báo cáo chuyên sâu để giúp họ quản lý nắm giữ cổ phiếu tốt hơn và đảm bảo sự hiểu biết thấu đáo về các cam kết sắp tới.

Bộ sản phẩm của Dryen chiếm từ 1000 đến 1500 đơn vị hàng (SKU) và thuộc hai nhóm chính: các mặt hàng nhuộm đơn giản và thiết kế thời trang theo mùa. Các sản phẩm nhuộm đơn giản có xu hướng có doanh thu cao và được bán trên cơ sở bổ sung. Khi một cửa hàng sắp hết hàng, nhiều hơn được đặt hàng. Để tránh tình trạng tồn kho, điều quan trọng là cả nhà bán lẻ và Dryen đều xác định xu hướng của nhu cầu và họ hiểu doanh số đang giảm như thế nào tại bất kỳ thời điểm nào.

Tuy nhiên, phạm vi in ​​thay đổi theo từng mùa khi các thiết kế mới được phát triển và sản xuất. Cửa hàng bách hóa lớn đặt hàng cho một số lượng cụ thể. Khi hàng tồn kho được giải phóng hết, cam kết của Dryen chấm dứt. Nắm bắt dữ liệu bán hàng từ những khách hàng này rất quan trọng vì nó thông báo cho các kế hoạch sản xuất trong tương lai.

Vấn đề trở ngại

Cho đến gần đây, phần lớn các báo cáo bán hàng và nắm giữ cổ phiếu của Dryen đều được chuẩn bị và thực hiện trên bảng tính Microsoft Excel. Mỗi tuần dữ liệu bán hàng về mỗi nhóm bán lẻ được đối chiếu và sau đó được lắp ráp thủ công vào tài liệu Excel.

Theo Andrew Carrazzo, Giám đốc hệ thống thông tin tại Dryen, quy trình này gặp vấn đề bởi, “Excel không có sự mạnh mẽ hay chức năng để xử lý số lượng dữ liệu mà chúng tôi yêu cầu.”

Mức độ thực hiện quy trình thủ công và dựa trên giấy tờ nhiều đôi khi khiến thời gian hoàn thành lên đến 24 giờ để nhận được báo cáo. Đồng thời, độ chính xác cũng trở thành một vấn đề. Thay đổi bảng tính dẫn đến lỗi leo vào công thức. Đôi khi thông tin liên quan đến các thiết kế mới đã bị bỏ qua và không thể đưa nó lên các báo cáo. “Mọi người bắt đầu kết luận rằng các báo cáo không chính xác,” Carrazzo giải thích.

Giải pháp

Để giải quyết các vấn đề và thay thế sự phụ thuộc vào Excel, Carrazzo, và Giám đốc tài chính của Dryen Brian Churchill, được giao nhiệm vụ xác định và triển khai giải pháp Business Intelligence. Ba mục tiêu của dự án đã được thiết lập: để giảm chi phí lao động; cải thiện đáng kể độ chính xác và thời gian của các báo cáo; và để tạo ra một hệ thống theo đó báo cáo sẽ không còn phụ thuộc vào một vài nhân viên chủ chốt. Thay vào đó, báo cáo phải có khả năng được ủy quyền cho toàn bộ tổ chức.

Sau khi nghiên cứu các gói có thể, Carrazzo đã chọn giải pháp Microsoft Business Intelligence (BI). “Microsoft có uy tín về chất lượng và họ có thị trường mạnh. Điều này rất quan trọng vì chúng tôi muốn phần mềm mà chúng tôi biết có thể dễ dàng hỗ trợ. Thông qua nhân viên nội bộ, chúng tôi cũng đã hiểu Dịch vụ tích hợp SQL Server (SSIS) và Dịch vụ báo cáo SQL Server (SSRS). “

Xác định được phần mềm, nhiệm vụ tiếp theo của Carrazzo là chọn một công ty dịch vụ công nghệ có khả năng phát triển giải pháp BI mà Dryen dự tính.

“Lợi thế chuyên nghiệp hiểu được yêu cầu của chúng tôi ngay từ đầu. Chuyên môn của họ rất nhanh chóng trở nên rõ ràng và họ thách thức tôi về cấu trúc của cách chúng tôi sẽ phát triển một giải pháp. Chúng tôi đã từ chối nhau rất tốt”, Carrazzo lưu ý. Bên cạnh việc cung cấp một sự hiểu biết vững chắc về các yêu cầu của dự án, việc đặt câu hỏi sớm bởi Professional Advantage là công cụ đảm bảo một thiết kế phù hợp cho hệ thống Business Intelligence.” Không có vấn đề lớn nào trong dự án. Chúng tôi có mọi thứ ngay ở mặt trước, “Carrazzo nói,” vì vậy tất cả đều hoạt động khá liền mạch. “

Carrazzo tin rằng sự tham gia cam kết của bộ phận tài chính của Dryen đóng vai trò chính trong thành công của giải pháp Business Intelligence. “Dự án được quản lý và lên kế hoạch bởi CNTT kết hợp với Tài chính. Điều này rất quan trọng trong việc nhận tài trợ cho dự án.”

Toàn bộ, thiết lập các thông số kỹ thuật, phát triển hệ thống, tích hợp nguồn cấp dữ liệu và tạo báo cáo mất khoảng sáu tháng. Đến giữa năm 2009, hệ thống Business Intelligence mới gần như đã sẵn sàng để hoạt động nhưng trước khi các báo cáo Excel cũ có thể bị tắt, Carrazzo đã tiến hành thử nghiệm rộng rãi.

“Dữ liệu so sánh được tạo từ hệ thống báo cáo cũ và hệ thống dựa trên web mới. Thử nghiệm tốc độ và độ chính xác đã được thực hiện. Người dùng chính cũng được đào tạo về hệ thống, theo dõi mức độ chấp nhận và dễ sử dụng của họ. Sự chấp nhận của người dùng rất cao, thời gian và chất lượng dữ liệu là đặc biệt. “

Lợi ích

Giờ đây, mười hai tháng theo dõi, Carrazzo nói, “Từ một vòng quay 24 giờ tiềm năng trong quá khứ, báo cáo đã trở thành tức thời. Dữ liệu được tự động làm mới hàng ngày và tất cả các báo cáo có sẵn cho người dùng theo yêu cầu thông qua trình duyệt web.”

Phần lớn các báo cáo là dựa trên sản phẩm và khách hàng, bao gồm các dữ liệu như lịch sử bán hóa đơn, cổ phiếu hiện tại và các cổ phiếu hàng tuần. Tích hợp với hệ thống EDI [trao đổi dữ liệu điện tử] của Dryen cũng có nghĩa là lần đầu tiên, dữ liệu có thể dễ dàng được thẩm vấn ngoài cấp độ nhóm mua, cung cấp thông tin chuyên sâu về các hoạt động của cửa hàng riêng lẻ.

“Điều này mang lại cho chúng tôi sự linh hoạt và tiện ích để quản lý tốt hơn tình trạng hết hàng và tình trạng tồn kho ở cấp cửa hàng”, Carrazzo nói. “Có khả năng hợp nhất hóa đơn, nắm giữ hàng tồn và bán hàng đăng ký khách hàng cho các nhóm khách hàng như thế đã loại bỏ hoàn toàn quy trình thêm dữ liệu thủ công rườm rà. Điều này đã làm giảm ba đến năm giờ mỗi tuần khỏi nhiệm vụ hậu cần của chúng tôi.”

Các cuộc họp đánh giá sản phẩm của khách hàng được phối hợp với ít thời gian hơn vì các báo cáo có thể được tạo ra nhanh chóng và tốn ít công sức hơn. Việc có thể gặp gỡ thường xuyên hơn đã củng cố cách tiếp cận thống nhất của Dryen trong quản lý hàng tồn và tối ưu cho tất cả các bên liên quan.

“Có thông tin báo cáo quan trọng dễ dàng tiếp cận với đội ngũ bán hàng và tiếp thị quan trọng của chúng tôi đã tăng cường giao dịch với các khách hàng quan trọng. Nó cung cấp nhận thức về sự chuyên nghiệp được cải thiện từ đội ngũ của chúng tôi và dẫn đến cơ hội kinh doanh lớn hơn”, Carrazzo lưu ý.

“Tất cả những điều này đã gây ra nhiều tiếng ồn ra khỏi khu vực CNTT. Nó đã giải phóng quản trị viên chủ chốt của chúng tôi về hệ thống báo cáo Excel cũ, để giờ đây họ sẵn sàng thực hiện các nhiệm vụ hiệu quả khác. Tôi nói một cách thận trọng rằng hệ thống mới đã giúp chúng tôi tiết kiệm 20 đến 25 giờ nhân viên mỗi tuần, “ông nói thêm.

Tương lai

Cho đến nay, việc sử dụng Business Intelligence của Dryen chủ yếu tập trung vào quản lý hàng tồn kho nhưng Carrazzo thừa nhận có tiềm năng phát triển hơn nữa. “Chúng tôi có một công cụ mạnh mẽ, mạnh mẽ theo ý của chúng tôi bây giờ. Cơ hội là ở đó để phân tích và thẩm vấn các yếu tố khác như xu hướng bán hàng.”

“Chúng tôi luôn có uy tín với khách hàng về chất lượng dữ liệu và khả năng đưa ra các báo cáo thích hợp. Dự án này đã củng cố danh tiếng đó. Hiện tại chúng tôi có thể cung cấp cho cả khách hàng nội bộ và thông tin chính của chúng tôi thông tin chính xác, có liên quan, kịp thời và kích hoạt web, “Carrazzo kết luận.