LẬP KẾ HOẠCH TRƯỚC KHI ĐẦU TƯ SỬ DỤNG DỊCH VỤ IT VĂN PHÒNG

Dịch vụ IT văn phòng chính xác là gì? Khách hàng hiện nay có xu thế sử dụng dịch vụ CNTT thuê bên ngoài với ý định hoàn thành một mục tiêu nhất định. Dịch vụ IT cho phép đồng sáng tạo giá trị bằng cách góp phần tạo nên kết quả mà khách hàng muốn đạt được, mà không cần khách hàng phải quản lý chi phí và rủi ro cụ thể .

Tại sao nhiều doanh nghiệp hiện nay ưu tiên sử dụng các dịch vụ IT văn phòng từ các bên cung cấp chuyên nghiệp và không đầu tư riêng một đội ngũ IT trong công ty? Để có thể lý giải thắc mắc này, hãy tìm hiểu trong ví dụ dưới đây:

Với ví dự từ hệ thống CNTT tại Bệnh viện. Các bệnh viên hiện đại ngày nay cần có các giải pháp công nghệ đầu tư vào hệ thống quản lý bệnh nhân để quản lý bệnh nhân hiệu quả hơn trong toàn bộ chu trình của bệnh nhân: đến lễ tân, đi khám, gặp y tá và bác sĩ, nhận thuốc, điều trị hoặc kê đơn, đặt lịch hẹn theo dõi, và cuối cùng được xuất viện. Có quá nhiều khâu cần phải quản lý, và bệnh viện cần tập trung nhân sự vào các quy trình y khoa chuyên môn chứ không phải cần một lượng nhân sự quá nhiều vào hệ thống thông tin. Vì vậy:

• Bệnh viện không đầu tư vào hệ thống chỉ vì mục đích sử dụng công nghệ. Thay vào đó, bệnh viện triển khai giải pháp CNTT này để phục vụ tốt hơn cho bệnh nhân của họ. Việc thuê ngoài IT dịch vụ IT văn phòng sẽ giúp bệnh viên tiếp cận những nền công nghệ hiện đại mới nhất, các kĩ sư chuyên môn cao mà không cần qua đào tạo.
• Nhân viên bệnh viện không nhất thiết phải hiểu các thành phần kỹ thuật, như mã hóa hoặc API. Thay vào đó, họ muốn hiểu dữ liệu liên quan của các tình huống bệnh nhân cụ thể. Đây là những chi phí và rủi ro nếu không có các chuyên viên tư vấn bên ngoài. Việc đào tạo đội ngũ CNTT tốn rất nhiều thời gian, và khi đó bệnh viện sẽ không tập trung vào chuyên môn chính của mình được.
• Bằng cách phục vụ bệnh nhân của họ một cách hiệu quả thông qua việc sử dụng hệ thống thông minh mang lại lợi ích cho bệnh viện: bệnh nhân hài lòng, nhân viên bệnh viện tham gia nhiều hơn và tài chính tốt hơn. Đây là các giá trị được tạo ra.
• Giá trị này chỉ có thể được nhận ra bằng cách hợp tác với IT hoặc nhà cung cấp hệ thống thông qua sự hiểu biết chung về các yêu cầu và bằng cách hợp tác nhanh nhẹn với bất kỳ vấn đề nào gặp phải.

Vì những lý do trên mà “Dịch vụ thuê IT văn phòng” trở thành kế hoạch đầu tư đáng xem xét mà cả nhà cung cấp dịch vụ và người tiêu dùng dịch vụ đều quan tâm.

Điều đầu tiên bạn cần làm là quyết định những gì bạn coi là yêu cầu tối thiểu có thể chấp nhận từ các bên cung cấp dịch vụ. Nhân viên IT có thể hỗ trợ qua một cổng thông tin trực tuyến là đủ hoặc có thể bạn hoàn toàn phải cung cấp hỗ trợ qua điện thoại hoặc một số kênh khác cần thiết cho người dùng, hay onsite trực tiếp. Đây là một chủ đề  cần thiết phải thảo luận và làm rõ với cơ quan chủ quản của bạn và bên cung ứng dịch vụ, để đảm bảo rằng bạn không đầu tư quá mức, hoặc đầu tư dưới mức, trong các thỏa thuận ràng buộc hợp đồng. Việc đánh giá chính xác nhu cầu của donh nghiệp và yêu cầu với các bên liên quan giúp doanh nghiệp tránh được những rắc rối hay rủi ro không đáng có trong quá trình làm việc.

Một khi bạn biết bạn muốn có điều khoản nào, bạn có thể suy nghĩ về cách đảm bảo rằng các bên cung cấp buộc phải đáp ứng cho nhu cầu doanh nghiệp của bạn. Bạn sẽ cần suy nghĩ về công nghệ như điện thoại và nền tảng hạ tầng dịch vụ, cũng như kết nối với bất kỳ công nghệ giám sát nào bạn đang sử dụng. Quản trị viên của doanh nghiệp gần như chắc chắn sẽ cần cung cấp một số cơ sở hạ tầng, ví dụ như không gian văn phòng và bàn làm việc, bãi đậu xe, v.v. Và quan trọng nhất là bạn sẽ cần những nhân viên chuyên môn – điều mà doanh nghiệp của bạn không đáp ứng đủ. Bạn cần có kế hoạch và đàm phán với bên cung cấp dịch vụ IT về những chuyên viên IT sẽ công tác tại văn phòng của mình, đảm bảo rằng nguồn nhân lực IT này sẽ không gây ảnh hưởng đến bất kỳ chu trình kinh doanh nào của công ty bạn

Trước khi trao toàn quyền thao tác vào hệ thống của doanh nghiệp, chủ doanh nghiệp cần suy nghĩ về tất cả các kịch bản thất bại khác nhau có thể ảnh hưởng đến nội bộ doanh nghiệp. Việc thử nghiệm là cần thiết khi quyết định đầu tư vào một lính vực mới. Tốt nhất, bạn nên có kế hoạch và chiến lược cụ thể, tập hợp với những người sẽ tham gia liên quan, để giúp xác định những điều có thể sai và cải thiện các kế hoạch. Mặc dù có kế hoạch chi tiết nhưng cũng rất khó để doanh nghiệp tự tin về bất kỳ kế hoạch nào chưa được thử nghiệm, bởi sự cố có thể xảy ra bất cứ lúc nào, vì vậy bạn cần suy nghĩ về cách bạn sẽ quản lý và khắc phục hậu quả một cách tối ưu. Lý tưởng nhất là bạn sẽ kiểm tra toàn bộ kế hoạch của mình, nhưng, tùy thuộc vào tài nguyên bạn cần, điều này có thể không thực tế; Tuy nhiên, hãy kiểm tra những gì bạn có thể. Một số thử nghiệm tốt hơn so với không thử nghiệm nào cả.

Cuối cùng, để làm việc với một đơn vị ngoài doanh nghiệp hiệu quả, việc cần thiết là kết nối liên lạc và giao tiếp cởi mở, thường xuyên. Mọi người cần biết phải làm gì trong trường hợp khẩn cấp và cập nhật thông tin nhanh chóng. Một nền tảng cộng tác xuyên suốt giữa doanh nghiệp và bên cung cấp dịch vụ, sẽ giúp các công việc liên quan được hỗ trợ liên tục, không gặp gián đoạn và ảnh hướng đến công việc chính của công ty. Trao đổi, đánh giá và cải thiện kế hoạch định kỳ để tối ưu tính hiệu quả của việc thuê các dịch vụ IT Service, IT Onsite bên ngoài

Nếu bạn còn đang băn khoăn và gặp khó khăn khi tìm các đối tác cung cấp dịch vụ IT chuyên nghiệp, Hãy để TSG giúp tổ chức của bạn phát triển mạnh mẽ hơn với các dịch vụ IT của chúng tôi. Đội ngũ chuyên gia, kỹ thuật viên của chúng tôi sẽ giúp bạn quản trị và xử lý các công việc IT hàng ngày và giải phóng IT của bạn để tập trung phát triển và nghiên cứu các công nghệ mới. Chúng tôi hỗ trợ khách hàng 24/7, xử lý nhanh chóng mọi sự cố về phần cứng và phần mềm dựa trên các tiêu chuẩn ITIL và cam kết chất lượng dịch vụ SLA.