KHÁM PHÁ 4 ỨNG DỤNG CỘNG TÁC THÚ VỊ CHỈ CÓ TẠI MICROSOFT 365

Microsoft 365 đã trở thành giải pháp toàn diện cho phép mọi người làm việc cùng nhau một cách an toàn ngay cả khi không có mặt tại văn phòng. Đại dịch Covid-19 khiến cho các doanh nghiệp dần nhận ra tầm quan trọng của các ứng dụng cộng tác. Cũng vì thế, trong thời gian này, số người dùng Microsoft 365 đã tăng hơn 100%, dựa trên hơn 135 triệu người dùng thương mại hàng tháng, 200 triệu thiết bị Windows 10 đang sử dụng và hơn 65 triệu người dùng sử dụng giải pháp EMS (Enterprise Mobility + Security).

Số lượng người dùng doanh nghiệp đang không ngừng tăng lên, những doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực có nhu cầu đổi mới tổ chức, đi theo xu hướng làm việc từ xa lựa chọn các nền tảng như Microsoft 365 giúp đảm bảo mọi lực lượng lao động phân tán & di động luôn đạt hiệu suất cao nhất. Microsoft 365 được thiết kế để trao quyền cho mọi cấp bậc trong doanh nghiệp – từ nhân viên đến quá lý cho tới các lãnh đạo cấp cao và người đứng đầu tổ chức.

Dưới đây là bốn phương pháp mà Microsoft 365 kết nối mọi người trong tổ chức và cải thiện thói quen làm việc nhóm từ xa, bao gồm các tính năng mở rộng trong giải pháp cộng tác Microsoft Teams và các tính năng mới được tích hợp AI trong Microsoft 365.

1.Ứng dụng cộng tác hàng đầu trên thế giới, với phiên bản hoàn toàn miễn phí

Microsoft Teams là nền tảng nhắn tin dành cho các nhóm doanh nghiệp được Microsoft ra mắt vào năm 2017. Microsoft Teams hỗ trợ tạo phòng họp hay nhắn tin trực tiếp và cả trò chuyện âm thanh cũng như video, người dùng cũng có thể gửi kèm tệp với nền tảng này. Giải pháp cộng tác này đã trở thành hub làm việc nhóm tuyệt vời. Hiện nay, đã có hơn 200,000 thuộc 181 thị trường khác nhau sử dụng Teams để cộng tác và hoàn thành công việc.

Teams có sẵn với phiên bản miễn phí trên toàn thế giới với hơn 40 ngôn ngữ. Bất kể là cá nhân dưới dạng freelancer, doanh nghiệp nhỏ hay đội ngũ trong tổ chức lớn, đều có thể bắt đầu sử dụng Teams.

Phiên bản miễn phí sử dụng cho tối đa 300 người:

• Tìm kiếm, chat không giới hạn.
• Gọi điện video và âm thanh tích hợp cho các cá nhân, nhóm và team meeting.
• Tích hợp, tạo nội dung thời gian thức với các ứng dụng Office Online, bao gồm Word, Excel, PowerPoint và OneNote được tích hợp sẵn.
• Tích hợp ứng dụng không giới hạn với hơn 140 ứng dụng dành cho doanh nghiệp để lựa chọn- bao gồm Adobe, Evernote và Trello.
• Khả năng giao tiếp với mọi người từ bên trong hoặc bên ngoài tổ chức của bạn được hỗ trợ bởi hạ tầng toàn cầu, an toàn của Microsoft.

Teams trong Microsoft 365 bao gồm tất cả mọi thứ trong phiên bản miễn phí với bộ nhớ bổ sung, bảo mật doanh nghiệp và tuân thủ, đồng thời sử dụng cho toàn bộ tổ chức, thuộc mọi quy mô.

Microsoft Teams được tích hợp trong Microsoft/Office 365 với các phiên bản:

• Microsoft 365 E5
• Microsoft 365 F3
• Microsoft 365 Business Basic
• Microsoft 365 Business Standard
• Microsoft 365 Business Premium
• Office 365 E3
• Ứng dụng Microsoft 365

Tại Sao Teams Lại Trở Nên Nổi Bật Hơn So Với Các Phần Mềm Khác

Chức năng Chat

Mở đầu với chức năng chat cơ bản thường thấy trong hầu hết các ứng dụng cộng tác và có thể diễn ra giữa các cá nhân và giữa các nhóm.

Cuộc trò chuyện trong các kênh và nhóm

Không giống như Slack,  tất cả các thành viên trong nhóm có thể xem và thêm vào các cuộc trò chuyện khác nhau trong kênh Chung (General Channel) và có thể sử dụng chức năng @ để mời các thành viên khác tham gia các cuộc trò chuyện khác nhau.

Các cuộc họp trực tuyến (online meetings)

Tổ chức các cuộc hợp toàn công ty, các buổi đào tạo với chức năng họp trực tuyến có sức chứa tới 10.000 người dùng. Tính năng họp trực tuyến có thể bao gồm bất kỳ ai bên ngoài hoặc bên trong doanh nghiệp. Tính năng này cũng bao gồm ứng dụng ghi chú, tải tệp lên và nhắn tin trò chuyện trong cuộc họp, ứng dụng ghi chú.

Gọi video trực tuyến và chia sẻ màn hình

Tận hưởng các cuộc gọi điện video nhanh chóng và liền mạch cho nhân viên trong doanh nghiệp hoặc khách hàng bên ngoài doanh nghiệp. Tính năng gọi điện video tốt là điều tuyệt vời để có trên nền tảng cộng tác. Mọi người cũng có thể chia sẻ màn hình máy tính desktop đơn giản và nhanh chóng để được hỗ trợ kỹ thuật và cộng tác trong thời gian thực cùng với nhiều người dùng.

Hội nghị âm thanh (Audio conferencing)

Đây là một tính năng mà bạn sẽ không tìm thấy trong nhiều nền tảng cộng tác khác. Với hội nghị âm thanh, bất kỳ ai cũng có thể tham gia cuộc họp trực tuyến qua điện thoại. Với khả năng quay số gọi lên đến hàng trăm thành phố, ngay cả những người dùng đang di chuyển cũng có thể tham gia mà không cần internet. Lưu ý điều này yêu cầu mua cấp phép/license bổ sung.

Lưu trữ tài liệu trong SharePoint

Mỗi nhóm (team) sử dụng Microsoft Teams sẽ có một trang trong SharePoint Online, trang này sẽ chứa một thư mục thư viện tài liệu mặc định. Tất cả các tệp được chia sẻ trên tất cả các cuộc hội thoại sẽ tự động lưu vào thư mục này. Các quyền và tùy chọn bảo mật cũng có thể được tùy chỉnh cho các thông tin nhạy cảm.

Điện thoại đầy đủ

Với Microsoft 365 Business Voice có thể thay thế hoàn toàn hệ thống điện thoại hiện có của doanh nghiệp. Giúp doanh nghiệp không cần phải tìm kiếm các nhà cung cấp VoiP và bội chi trên một hệ thống điện thoại. (Tính năng này hỗ trợ với license bổ sung/mua cấp phép)

2. Sử dụng các tính năng sự kiện thông minh mới trong Microsoft 365

Microsoft giới thiệu tính năng cho phép tất cả thành viên trong tổ chức tạo live event hoặc theo yêu cầu trên Microsoft 365. Người dùng có thể xem các sự kiện theo thời gian thực hoặc theo yêu cầu, với video độ nét cao và thảo luận tương tác.

Các dịch vụ được hỗ trợ bởi AI nâng cao trải nghiệm theo yêu cầu với:

• Timeline của người nói, sử dụng tính năng phát hiện khuôn mặt để xác định ai đang nói, dễ dàng chuyển đến một người nói cụ thể trong sự kiện.
• Tìm kiếm phiên âm, mã thời gian và bản ghi lời nói thành văn bản, nhanh chóng tìm thấy những khoảnh khắc quan trọng trong bản ghi âm.
• Phụ đề chi tiết để làm cho sự kiện dễ tiếp cận hơn với tất cả mọi người.

Sự kiện có thể đơn giản hoặc phức tạp tùy theo nhu cầu của người dùng. Người dùng có thể sử dụng webcam, chia sẻ màn hình, nội dung cho các buổi thuyết trình thông thường hoặc phát trực tiếp theo tiêu chuẩn chất lượng phòng thu đối với những sự kiện quan trọng hơn. ứng dụng cộng tác

Live event có thể được tạo và theo dõi trên Yammer, Stream, hoặc Teams. Các ứng dụng cộng tác Yammer, Stream, Teams đều có sẵn trong các phiên bản Microsoft 365.

3. Tận dụng phân tích để xây dựng thói quen công tác tốt hơn

Microsoft nghiên cứu và cho ra đời giải pháp Workplace Analytics, sử dụng các thông tin chi tiết về cộng tác từ Microsoft Graph, giúp cho các nhóm vận hành cuộc họp hiệu quả, tạo thời gian cho công việc / cuộc sống. Các tổ chức có thể sử dụng dữ liệu tích hợp trong Workplace Analytics để có các cơ hội cải thiện khả năng cộng tác, sau đó chia sẻ insight và đề xuất cho nhóm cụ thể từ MyAnalytics.

Với các tính năng MyAnalytics hỗ trợ trong Microsoft 365, cung cấp các mẹo thay đổi thói quen trong trong Outlook, ví dụ tính năng gắn cờ khi người dùng gửi email cho đồng nghiệp sau giờ làm việc hoặc đề xuất đặt thời gian làm việc tập trung cho chính mình.

4. Làm việc cùng nhau trên share digital canvas với Microsoft Whiteboard.

Microsoft Whiteboard bây giờ đã có sẵn trên phiên bản Windows 10. Kể cả khi meeting trực tiếp hay làm việc từ xa, người dùng cần khả năng cộng tác trên thời gian thực. Ứng dụng Whiteboard cho phép mọi người lên ý tưởng, lặp lại và làm việc cùng nhau cả trực tiếp và từ xa trên nhiều thiết bị. Sử dụng bút, chạm và bàn phím, người dùng có thể ghi lại ghi chú, tạo bảng và hình dạng, bản vẽ dạng tự do, tìm kiếm và chèn hình ảnh từ web.(ứng dụng cộng tác)