CÓ NÊN DI CHUYỂN TỪ EXCHANGE SERVER SANG EXCHANGE ONLINE?

Microsoft Exchange là một trong những nền tảng email hàng đầu mà nhiều doanh nghiệp trên thế giới luôn tin dùng. Microsoft Exchange có 2 phiên bản chính là Exchange Server và Exchange Online. Với Exchange Server, doanh nghiệp sẽ tự cấu hình, cài đặt và vận hành trên hạ tầng máy chủ tại chỗ. Còn với Exchange Online, nền tảng email của doanh nghiệp sẽ được vận hành trên nền tảng đám mây của Microsoft.

Bài viết dưới đây, SOFT365 sẽ cùng quý khách hàng phân tích xem phiên bản Microsoft Exchange nào phù hợp và bạn có nên di chuyển từ Exchange Server sang Exchange Online hay không.

Có nên di chuyển từ Exchange Server sang Exchange Online?

Như bạn có thể đã biết, việc quản lý một email server trong hạ tầng của công ty không phải là điều đơn giản, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, và cuối cùng có thể dẫn đến nhiều vấn đề về bảo mật, độ tin cậy và độ ổn định.

Microsoft Exchange Online cung cấp các ưu điểm của dịch vụ email dựa trên đám mây với cùng các tính năng, khả năng và tùy chọn tùy chỉnh của việc triển khai máy chủ tại chỗ. Nói một cách đơn giản, Microsoft sẽ lưu trữ, quản lý và bảo mật email doanh nghiệp của bạn với chi phí cố định hàng tháng.

Dưới đây là danh sách các lợi ích chính của việc di chuyển từ MS Exchange Server tại chỗ điển hình sang Exchange Online :

1. Dễ dàng truy cập từ bất cứ đâu: Exchange Online cho phép mọi người truy cập hộp thư e-mail của họ từ mọi nơi và từ mọi thiết bị: bạn sẽ không cần VPN hoặc thiết bị cố định vì bất kỳ người dùng nào cũng có thể dễ dàng định cấu hình điện thoại thông minh và máy tính bảng của họ hoặc truy cập email của họ trên bất kỳ trình duyệt web nào . Nếu “ứng dụng khách web” không phải là tách trà của bạn, bạn có thể sử dụng ứng dụng khách MS Outlook vốn có sẵn cho Windows, Mac, Linux, Android và iOS.
2. Độ tin cậy & Khả dụng mọi lúc: được đảm bảo bởi 99,9% thời gian hoạt động được cung cấp bởi nhiều trung tâm dữ liệu của Microsoft trên toàn thế giới.
3. Đăng nhập một lần (SSO): Exchange Online cho phép tích hợp các thư mục tại chỗ của bạn, do đó cung cấp cho người dùng của bạn một danh tính chung để truy cập cả tài nguyên đám mây và tại chỗ.
4. Hộp thư & Email lớn: Hộp thư 50 GB, hộp thư lưu trữ 150 GB và kích thước email 150 MB.
5. Cộng tác trong thời gian thực: bằng cách sử dụng MS Teams, Lịch MS và các tích hợp gốc của Group Office 365.
6. Lưu trữ tại chỗ: Tính năng “hộp thư lưu trữ” cho phép bất kỳ người dùng nào lưu trữ các thư e-mail cũ của mình bằng cách sử dụng hộp thư chuyên dụng hoạt động giống như hộp thư chính và có tất cả các tính năng tích hợp sẵn (bao gồm tìm kiếm toàn văn).
7. E-Discovery: là quy trình CNTT xác định, thu thập và tạo thông tin được lưu trữ điện tử (ESI) để đáp ứng yêu cầu sản xuất trong một vụ kiện hoặc điều tra. ESI bao gồm nhưng không giới hạn ở email, tài liệu, bản trình bày, cơ sở dữ liệu, thư thoại, tệp âm thanh và video, phương tiện truyền thông xã hội và trang web. Exchange Online làm cho nhiệm vụ này trở nên dễ dàng một cách liền mạch vì nó cho phép quản trị viên tìm kiếm trên toàn bộ đối tượng thuê để tìm chính xác thông báo e-mail (hoặc văn bản) mà họ đang tìm kiếm.
8. Tiêu chuẩn tuân thủ: Exchange Online đáp ứng nhiều chứng nhận tuân thủ và quy định: hơn nữa, tất cả các trung tâm dữ liệu của Microsoft đều được kiểm tra viên bên thứ ba kiểm tra định kỳ để chứng nhận rằng họ đáp ứng các mục tiêu tuân thủ và quy định. Cụ thể hơn, Exchange Online đáp ứng các tiêu chuẩn sau: HIPAA / HITECH, ISO/IEC 27001, ISO/IEC 27018, SOC 1, SOC-2, DISA, FDA 21 CFR Part 11, FERPA, Argentina PDPA, CSA-CCM, CS Mark (Gold), ENISA IAF, EU Model Clauses, FedRAMP, FIPS 140–2, FISC, FISMA, GxP CCSL (IRAP), Japan My Number Act, MTCS, NZ CC Framework, Section 508 / VPATs, SHARED ASSESSMENTS, ENS Spain, UK G-Cloud.
9. Bảo mật: Exchange Online có tính năng bảo vệ tự động, luôn bật và đội ngũ nhân viên chuyên dụng để giữ an toàn cho các thành phần cơ sở hạ tầng phần cứng và phần mềm khỏi các mối đe dọa và lỗ hổng bảo mật mới. Việc vá lỗi là tự động cho khách hàng và bảo trì luôn được cập nhật.
10. Chống spam: Tất cả email mà Exchange Online nhận được đều được đưa qua nhiều bộ lọc spam để ngăn các tệp đính kèm email độc hại (trojan), cũng như các mối đe dọa kỹ thuật xã hội (lừa đảo). Các bộ lọc có thể được tùy chỉnh để cho phép một số đối tác nhất định, địa chỉ IP an toàn/nguy hiểm, lọc nội dung, v.v. Để tăng cường bảo mật, có sẵn nhiều giải pháp của bên thứ ba, chẳng hạn như Mimecast, Trình giám sát mối đe dọa 365 của Hornet Security , v.v.
11. Mã hóa: Mã hóa E-Mail là một trong những phương pháp quan trọng nhất để cung cấp bảo mật dữ liệu, đặc biệt là bảo vệ đầu cuối cho dữ liệu được truyền qua mạng. Exchange Online cung cấp mã hóa trong quá trình và mã hóa tại trạng thái nghỉ cho tất cả thư email được gửi và nhận, cho dù ứng dụng khách sử dụng Android, Apple, Outlook, Windows, Mac hay ứng dụng khách web.
12. Ngăn ngừa mất dữ liệu: Nếu bạn đã đọc bài đăng MS Exchange Server không khả dụng của chúng tôi, rất có thể bạn đã biết rằng có hai loại lỗi logic có thể xảy ra trong cơ sở dữ liệu Exchange: Lỗi logic cơ sở dữ liệu và Lỗi logic lưu trữ (bạn cũng có thể đọc bài viết chính thức Tài liệu MS để biết thêm chi tiết).Exchange Online cung cấp khả năng bảo vệ chống hỏng hóc dữ liệu hộp thư nhờ Exchange Native Data Protectiontính năng, một chiến lược phục hồi thúc đẩy sao chép cấp ứng dụng trên nhiều máy chủ và nhiều trung tâm dữ liệu cùng với các tính năng khác giúp bảo vệ dữ liệu khỏi bị mất do tham nhũng hoặc các lý do khác. Hơn nữa, Exchange Online có cơ sở hạ tầng sao chép thời gian thực và thực hiện một số kiểm tra tính nhất quán trên các tệp nhật ký được sao chép trong cả quá trình kiểm tra nhật ký và phát lại nhật ký; các kiểm tra tính nhất quán này ngăn chặn tham nhũng vật lý được sao chép bởi hệ thống.
13. Xác thực đa yếu tố: Xác thực đa yếu tố là một phương pháp xác minh bạn là ai, yêu cầu sử dụng nhiều thứ hơn là chỉ tên người dùng và mật khẩu. Nếu bạn đã đọc hướng dẫn Xác thực 2 yếu tố của chúng tôi thì bạn sẽ biết rằng hiện nay thường có ba loại yếu tố xác thực được công nhận: điều bạn biết , điều bạn có và điều bạn là . Khi sử dụng MFA cho Office 365, người dùng được yêu cầu xác nhận cuộc gọi điện thoại, tin nhắn văn bản hoặc thông báo ứng dụng trên điện thoại thông minh của họ sau khi nhập chính xác mật khẩu của họ. Họ chỉ có thể đăng nhập sau khi đã thỏa mãn yếu tố xác thực thứ hai này. Hơn nữa,MFA có thể được bật cho mọi người hoặc một nhóm nhỏ người dùng, do đó cho phép và bổ sung mức độ linh hoạt cho tổ chức (chẳng hạn như chỉ kích hoạt MFA cho các tài khoản quản trị).
14. Bảo trì & cập nhật tự động:  Một nhược điểm lớn của bất kỳ Máy chủ MS Exchange tại chỗ nào là chúng tôi cần phải liên tục vá và nâng cấp nó – chưa kể đến việc luôn cập nhật nó với phiên bản mới nhất của chính máy chủ. Với Exchange Online, chúng tôi sẽ không phải suy nghĩ về điều đó, vì Microsoft sẽ tự động cung cấp các bản vá bảo mật và cải tiến sản phẩm mà không cần bất kỳ sự can thiệp nào từ quản trị viên.