CÁCH GIÚP NGƯỜI DÙNG CHẤP NHẬN SỬ DỤNG OFFICE 365

Việc chuyển đổi sang sử dụng email Office 365 là một sự lựa chọn đúng đắn và cần thiết trong môi trường kinh doanh hiện đại ngày nay. Tuy nhiên, sự thay đổi làm việc từ email cũ sang email của Office 365 thường khiến nhiều người dùng cảm thấy rắc rối và ngại thay đổi.

Vậy làm thế nào để tăng độ chấp nhận của người dùng với email Office 365? 5 cách sau đây của TSG sẽ giúp bạn triển khai Office 365 thành công và nhận được sự chấp nhận cao của người dùng.

Sức mạnh của Office 365 nằm ở cách các sản phẩm và dịch vụ của nó hoạt động cùng nhau, hỗ trợ các nhiệm vụ trong công việc. Bạn có thể dùng Teams để trao đổi công việc, OneDrive để lưu trữ tài liệu và SharePoint để xây dựng mạng nội bộ. Quy trình làm việc sẽ ổn định nếu mọi người thống nhất sử dụng chung một phần mềm.

Tuy nhiên, nhiều nghiên cứu cho thấy, các doanh nghiệp vẫn chưa thể tận dụng hết những dịch vụ tuyệt với mà Office 365 có. Theo thống kê, việc áp dụng Office sau khi triển khai thường rất thấp. Trong số các tổ chức có dưới 100 người dùng được cài đặt OneDrive for Business, thì chỉ có tới 18,6% người dùng trong tổng số nhân viên thực sự sử dụng. Với SharePoint và Exchange, con số này chỉ chiếm 2.1% và 7.9%.

Điều này khiến tổ chức vừa lãng phí chi phí đầu tư, vừa làm giảm độ hiệu quả trong hoạt động công việc. Do đó, việc tăng độ chấp nhận sử dụng sau khi triển khai Office 365 là điều quan trọng khi bắt đầu xây dựng một giải pháp nào đó.

Để tận dụng tối đa tất cả các công cụ và dịch vụ của Office 365, bạn cần đảm bảo người dùng nắm bắt được những công cụ họ muốn sử dụng. Để làm điều này, bạn cần có một kế hoạch và chiến lược cụm thể.

Dưới đây là những cách mà bạn có thể áp dụng để vừa quản lý được Office 365 mà vẫn cho phép người dùng tạo ra những thứ họ cần:

Người dùng thường dễ tạo ra các nhóm linh tinh khi họ tìm hiểu về Office 365, do đó các quản trị viên thường hạn chế hoặc tắt các tính năng tự tùy chỉnh với người dùng.

Nhưng để trao quyền cho người dùng để sử dụng đầy đủ các tính năng của Office 365 sẽ giúp người dùng hào hứng hơn để chấp nhận sử dụng Office 365. Ở một mức độ nhất định, tính năng tự tùy chỉnh trong Office 365 giúp cho việc hợp tác dựa trên cloud linh hoạt và hiệu quả để xây dựng mọi thứ cùng nhau.

Thay vì việc tắt các tính năng, bạn hãy để người dùng tự do tăng cường các công cụ họ cần và hướng dẫn họ đầy đủ để tenant của bạn luôn an toàn và gọn gàng.

Để đảm bảo người dùng chấp nhận sử dụng, bạn cần xác định được các mong muốn của người dùng để hấp dẫn họ sử dụng Office 365.

Điều này có thể đơn giản như đặt công cụ chỉ định cho các tác vụ khác nhau như: Outlook cho email, Teams cho trao đổi công việc, OneDrive để lưu trữ. Các công cụ của Office 365 có nhiều chức năng chồng chéo, vì vậy bạn cần hiểu rõ người dùng muốn sử dụng gì.

Khi người dùng lần đẩu đăng nhập vào portal Office 365, họ sẽ thấy một loạt các công cụ, bao gồm các công cụ đã biết và chưa biết. Vì vậy, thông thường họ sẽ ấn vào các công cụ họ đã sử dụng và tiếp tục làm việc theo các họ vẫn làm. Do đó, họ sẽ bỏ lỡ nhiều tính năng mới, hữu ích với họ.

Do đó, việc đào tạo cho người dùng sử dụng các công cụ Office 365 là một trong những phần quan trọng. Nếu công ty của bạn có quy mô nhỏ, phòng IT đủ nhân lực và kỹ năng để đào tạo sử dụng Office 365 cho người dùng, đó là một điều tốt. Còn nếu công ty của bạn có quy mô lớn hơn, đội ngũ IT chưa đủ kinh nghiệm hoặc không đủ nhân lực để đào tạo sử dụng Office 365, hãy liên hệ ngay với TSG. TSG là đối tác hàng đầu của Microsoft tại Việt Nam, chúng tôi có kinh nghiệm lâu năm trong dịch vụ triển khai và đào tạo sử dụng Office 365.

Nếu bạn là một người quản trị hệ thống IT và vừa hoàn thành xong việc chuyển đổi sang Office 365, bạn chắc chắn muốn người dùng sẽ chấp nhận sử dụng Office 365. Để người dùng chấp nhận sử dụng, bạn nên xác định một người có tiếng nói, tiên phong để thuyết phục những người dùng khác hưởng ứng theo.

Những người tiên phong này nên là những người có hiểu biết, thích đổi mới, áp dụng các công nghệ mới vào trong công việc. Họ sẽ thuyết phục được những người dùng khác bằng cách chứng minh rằng các công cụ mới trong Office 365 giúp làm việc hiệu quả hơn. Qua đó sẽ nhận được ngày càng nhiều sự hưởng ứng của người dùng hơn.

Các tổ chức thường thấy rằng việc chấp nhận người dùng giảm sau vài tuần và tháng sử dụng đầu tiên. Một khi tính mới của công nghệ mới biến mất, người dùng sẽ nản lòng vì không biết làm thế nào để hoàn thành các nhiệm vụ cơ bản và dần dần trở lại thói quen thử nghiệm và thử nghiệm của mình.

Để duy trì sự chấp nhận của người dùng cao, bạn cần theo dõi việc sử dụng trong một khoảng thời gian dài. Điều này sẽ cho phép bạn xây dựng một bức tranh rõ ràng về việc người dùng đang theo dõi các thực tiễn tốt nhất và ở những nơi nào.

Báo cáo hoạt động trong Office 365 có thể giúp với điều này bằng cách cho bạn thấy những người khác nhau đang sử dụng các dịch vụ khác nhau trong Office 365. Bằng cách đó, bạn có thể dễ dàng xác định nơi cần hướng dẫn và giáo dục thêm.