Việc cấp phép sử dụng HỆ ĐIỀU HÀNH trên máy tính bàn như sau:

 Cấp phép sử dụng trên cơ sở một thiết bị
 Một bản sao của phầm mềm có thể được cài đặt trên thiết bị được cấp phép.
 Các nguyên tắc chuyển nhượng:

+ Giấy phép sử dụng hệ điều hành Windows do Hãng sản xuất cài đặt sẵn (Original Equiptment Manufacturer – OEM) cài đặt sẵn trên máy tính có hiệu lực và hết hạn sử dụng trên máy tính đó. Giấy phép không thể được chuyển nhượng trừ khi đó là một thiết bị hoàn chỉnh (cả phần cứng và phần mềm)
+ Giấy phép nâng cấp hệ điều hành Windows theo số lượng lớn (Volume Licensing) có hiệu lực và hết hạn sử dụng trên máy đó. Giấy phép không thể được chuyển giao trừ khi đó là một thiết bị hoàn chỉnh (cả phần cứng và phần mềm)
+ Giấy phép sử dụng gói sản phẩm hệ điều hành Windows (Fully Packeged Product – FPP) được phép chuyển nhượng một lần. Thông tin chi tiết được giải thích trong thỏa thuận cấp phép cho người dùng cuối (End User License Agreement – EULA)

Việc cấp phép sử dụng SERVER trên máy chủ như sau:

 Một giấy phép truy cập của máy trạm (CAL) không phải là một phần mềm ứng dụng
 Một CAL cho một người sử dụng hay thiết bị được phép truy cập các dịch vụ phần mềm trên server
 Có hai mô hình cấp phép được sử dụng để cấp phép sử dụng phần mềm trên server như sau:

+ Mô hình Server/CAL: mỗi Server cần một giấy phép sử dụng hệ điều hành server và tất cả máy trạm phải được cấp phép với CALs
+ Mô hình trên Processor: mỗi bộ xử lý trên bất cứ server nào chạy phần mềm phải có một giấy phép sử dụng trên mỗi bộ xử lý, trường hợp này không giới hạn số lượng máy trạm hay người sử dụng có thể truy cập phần mềm trên server đó

Một CAL cho một người sử dụng: cho phép cá nhân hay người dùng truy cập hay sử dụng phần mềm trên server từ số thiết bị bất kỳ
Một CAL cho một thiết bị: cho phép thiết bị cá nhân truy cập hay sử dụng phần mềm trên server với số người sử dụng bất kỳ

Cách duy nhất để khách hàng có được một hệ điều hành Windows bản quyền đó là mua một máy tính được cài đặt sẵn Windows từ một nhà sản xuất máy tính (được biết đến như Nhà sản xuất thiết bị gốc (OEM)).

Đây là cách thuận tiện nhất và có hiệu quả kinh tế cao nhất để khách hàng có được giấy phép sử dụng hệ điều hành Windows Profestional bản quyền. Nếu mua các máy tính không được cài đặt Windows bản quyền, khách hàng sau đó phải hợp pháp hóa Windows bằng việc mua GGWA, dẫn đến việc phát sinh chi phí và tốn nhiều tiền hơn để mua Windows.

Giấy phép sử dụng Windows OEM đi kèm với các máy tính mới phân phối bởi các nhà sản xuất máy tính không được bán riêng để hợp pháp hóa các máy tính đang sử dụng hệ điều hành Windows không bản quyền hoặc vi phạm bản quyền.

Quý khách hàng nên mua Windows 8.1 cài đặt sẵn với các máy tính mới bởi đó là lựa chọn có hiệu quả kinh tế cao nhất.

Nếu có bất kỳ vấn đề gì liên quan đến Windows không bản quyền trên các máy tính hiện tại (máy tính đang sử dụng), GGWA là lựa chọn hợp pháp một lần duy nhất.

Dành cho doanh nghiệp, giấy phép vĩnh viễn đối với phiên bản đã mua, khách hàng được phép hạ cấp, được phép chuyển đổi máy, được phép chọn lựa ngôn ngữ sử dụng.

 Sản phẩm dành cho người dùng đầu cuối, hộ gia đình và những doanh nghiệp nhỏ có số máy tính dưới năm (05)
 Là phần mềm đóng gói bán lẻ, giấy phép được bán thông qua các cửa hàng bán lẻ
 Không có quyền hạ cấp, không được chọn ngôn ngữ.