8 THỦ THUẬT TĂNG HIỆU SUẤT LÀM VIỆC TẠI NHÀ CÙNG MICROSOFT TEAMS

Hệ thống công việc với Task Publishing

Một trong những khó khăn nổi bật của làm việc tại nhà là sự thiếu kết nối của các thành viên trong team và quy trình làm việc bị chồng chéo, khó chia sẻ dữ liệu chung giữa các bộ phận. Microsoft Teams đã cho ra đời Task Publishing trong Task by Planner and To Do giúp doanh nghiệp:

• Thống nhất về quy mô . Giao nhiệm vụ cho tất cả các cấp phòng ban, bộ phận và cơ sở khác nhau trong doanh nghiệp hay theo bộ phận riêng biệt giúp nhân viên và người quản lý dễ dàng theo dõi tiến độ công việc được giao.
• Giao diện thân thiện, dễ sử dụng. Hiển thị nhiệm vụ thiết kế theo mức độ ưu tiên và thời hạn giúp người dùng quản lý hiệu quả công việc.
• Tiết kiệm thời gian và sức lực. Giữ cho doanh nghiệp hoạt động trơn tru dù bạn đang ở đâu.
• Tối ưu hóa hiệu suất bằng đánh giá trực quan. Quản trị viên xem tổng quát về mức độ hoàn thành của các nhóm qua biểu đồ trực quan.
• Báo cáo thời gian thực. Người quản lý nhận dữ liệu về toàn bộ các dự án các nhóm đã và đang thực hiện theo tất cả các cấp doanh nghiệp.

Bên cạnh cấp quản lý, chính nhân viên cũng có thể sử dụng công cụ này để sắp xếp công việc cần hoàn thành khiến làm việc tại nhà trở thành trải nghiệm khó quên.

Tìm hiểu chi tiết về cách sử dụng Task Publishing tại đây

Bảo mật hệ thống bằng đăng nhập SMS

Tính năng bảo mật mới nhất của Microsoft cho tất cả các sản phẩm trong hệ sinh thái của mình là đăng nhập bằng mã cấp 1 lần qua SMS. Mỗi một l lần đăng nhập mới, người dùng sẽ được cấp một mã khác nhau. Công nghệ này giúp giảm thiểu nhu cầu nhớ thông tin đăng nhập và truy cập thống nhất vào các sản phẩm Microsoft.

Tìm hiểu chi tiết về cách cài đặt đăng nhập SMS tại đây

Số hóa các quy trình thủ công với Power Platform

Xu hướng làm việc tại nhà của các doanh nghiệp mở ra đòi hỏi doanh nghiệp số hóa các quy trình làm việc để nhân viên làm việc thống nhất và hiệu quả. Tuy nhiên, chi phí để thuê chuyên gia hay các dịch vụ bên ngoài để số hóa doanh nghiệp là không hề nhỏ. Do vây, Microsoft Teams cho ra đời Power Apps giúp xây dựng số hóa tới từng doanh nghiệp kể cả những tổ chức không có bộ phận IT chuyên biệt. Số hóa trở nên dễ dàng ngay cả với những người không có kinh nghiệm coding qua Power Apps và Power Automate tích hợp bên trong Microsoft Teams.

Và Power Apps cũng có các template có sẵn cho các bài toán hay yêu cầu doanh nghiệp thường gặp như số hóa quy trình thu hồi sản phẩm qua cảnh báo các cửa hàng, số hóa quy trình thu thập dữ liệu ứng viên,…

Tìm hiểu chi tiết về Power Apps hoặc liên hệ với TSG để được hỗ trợ tốt nhất.

Thành lập nhanh các team với Team Templates

Xuất phát từ thực tế của doanh nghiệp là luôn cần team chủ chốt duy trì và lãnh đạo các chiến dịch và phản ứng tức thời ngay khi dự án có sự cố. Microsoft Teams thiết kế các mẫu group có sẵn dựa trên các kịch bản hay xảy ra như nhân viên mới onboard ( Employee onboarding), mở rộng cửa hàng mới ( Organize a store) hay quản lý chuỗi bán lẻ của nhãn hàng mới ( Retail – manager collaboration),… trong Team Templates. Và mỗi template có sẵn đi kèm với các kênh, ứng dụng và công cụ hỗ trợ phù hợp với tính nhất công việc. Bên cạnh đó, tùy theo đặc thù doanh nghiệp, quản trị viên hay đội ngũ IT cũng có thể thiết kế các template khác tùy theo tình huống đặc thù của doanh nghiệp.

Quản lý các thiết bị dùng chung với Endpoint Manager

Hiện nay, Microsoft Intune and Configuration Manager đã được tích hợp vào trong Microsoft Endpoint Manager. Microsoft Endpoint Manager giúp bạn quản lý toàn diện các thiết bị điểm cuối đăng nhập vào nền tảng làm việc chung dù là làm việc tại nhà hay làm việc trên văn phòng.

Team bonding qua tính năng Together Mode

Trở ngại lớn nhất của làm việc tại nhà là thiếu kết nối giữa các thành viên, dẫn đến tinh thần làm việc của nhân viên đi xuống rất nhiều. Do đó, Microsoft Teams phát triển tính năng Together Mode, cho phép đặt tất cả người tham dự vào cùng một background nhằm tạo cảm giác như tất cả đang ở cùng một phòng họp.