5 MẪU SHAREPOINT WORKFLOW GIÚP SỐ HÓA QUY TRÌNH DOANH NGHIỆP

SharePoint Workflow là gì?

SharePoint Worlflow là một tính năng mạnh mẽ trong SharePoint để giúp người dùng có thể tích hợp với các ứng dụng, dịch vụ khác trong gói Microsoft 365 bản quyền để xây dựng các quy trình doanh nghiệp thông minh. SharePoint Workflow sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu quả công việc bằng cách tự động hóa các quy trình công việc hàng ngày. Từ việc thu thập chữ ký đến theo dõi trạng thái, quy trình làm việc được thiết kế để giúp bạn tiết kiệm cả thời gian và công sức, đồng thời mang lại tính nhất quán và hiệu quả cho các nhiệm vụ mà tổ chức của bạn thực hiện một cách thường xuyên.

SharePoint cung cấp cho bạn nhiều mẫu quy trình khác nhau, trong đó có 5 mẫu quy trình thường được các doanh nghiệp sử dụng. Trong bài viết dưới đây, SOFT365 sẽ liệt kê những quy trình đó là gì và chúng sẽ giúp gì cho doanh nghiệp trong việc số hóa các quy trình công việc.

5 mẫu quy trình SharePoint Workflow thường được sử dụng

Có 5 mẫu quy trình SharePoint thường được nhiều doanh nghiệp sử dụng để nâng cao hiệu quả công việc. Bao gồm: Quy trình phê duyệt, quy trình tiến độ, quy trình báo cáo, quy trình tự động và quy trình tùy chỉnh.

1. Quy trình phê duyệt

SharePoint cung cấp cho người dùng một tập hợp các quy trình phê duyệt mà bạn có thể dùng để quản lý các quy trình kinh doanh trong tổ chức của mình. Các quy trình công việc này làm cho các quy trình kinh doanh hiệu quả hơn bằng cách quản lý và theo dõi các nhiệm vụ của người liên quan đến một quy trình và sau đó cung cấp hồ sơ về quy trình đó khi nó hoàn thành. Bạn có thể sử dụng dòng công việc phê duyệt để quản lý việc tạo tài liệu, báo cáo chi phí, kỳ nghỉ của nhân viên, v.v.

Để thiết lập quy trình này, bạn chỉ cần áp dụng một trong số chúng vào danh sách, thư viện hoặc kiểu nội dung. Khi làm như vậy, bạn có thể thay đổi các thuộc tính của dòng công việc, chẳng hạn như ai sẽ phê duyệt, ngày đến hạn cho mỗi nhiệm vụ và thông báo được hiển thị trong dòng công việc. Khi hoàn tất các cài đặt này, bạn có thể bắt đầu sử dụng quy trình phê duyệt ngay lập tức. Để tùy chỉnh thêm quy trình, bạn có thể chỉnh sửa chúng trực tiếp trong SharePoint Designer 2010 hoặc 2013. Với SharePoint Designer, bạn có thể tùy chỉnh biểu mẫu dòng công việc, kết quả nhiệm vụ, điều kiện hoàn thành và mọi giai đoạn của quy trình nhiệm vụ. Đó là một cách mạnh mẽ để lập mô hình quy trình phê duyệt cho bất kỳ quy trình kinh doanh nào.

Quy trình phê duyệt trong SharePoint Server có thể được sử dụng cho nhiều quy trình kinh doanh khác nhau, từ đánh giá nội dung không chính thức đến báo cáo chi phí có cấu trúc vì chúng tuân theo các mẫu định tuyến tương tự. Do đó, bạn có thể sử dụng quy trình mặc định như hiện tại để giải quyết các nhu cầu này, chỉ thay đổi loại dòng công việc, người phê duyệt, ngày đến hạn, v.v.

2. Quy trình tiến độ

SharePoint cung cấp cho người dùng các mẫu quy trình về quản lý tiến độ công việc, tiến độ dự án. Qua đó giúp doanh nghiệp kiểm tra và quản lý luồng công việc đang ở đâu.  Quy trình tiến độ này giúp hiển thị tổng số công việc đã thực hiện, tỉ lệ phần trăm hoàn thành công việc, tiến độ các công việc đang thực hiện.

Mẫu quy trình quản lý tiến độ công việc trên SharePoint này có thể được tích hợp dễ dàng vào trong Microsoft Teams để giúp các nhóm làm việc và quản lý phân công công việc dễ dàng, trực quan hơn. Đồng thời họ cũng có thể tương tác, chia sẻ tài liệu với nhau ngay trên Teams. Qua đó nâng cao hiệu quả công việc và quản lý thời gian hoàn thành công việc tốt hơn.

3. Quy trình báo cáo

Khi một điều kiện đã được đáp ứng trong môi trường SharePoint của bạn, quy trình báo cáo sẽ gửi thông báo (ví dụ: email) đến các thành viên được chỉ định trong tổ chức của bạn, nhắc họ thực hiện một số loại hành động.

Ví dụ: Người quản lý bán hàng của bạn tải báo cáo bán hàng hàng tháng của họ lên SharePoint. Do Quy trình thông báo tại chỗ, điều này kích hoạt một email thông báo sẽ được gửi đến Giám đốc bán hàng thông báo rằng báo cáo bán hàng hàng tháng đã được tải lên.

4. Quy trình tự động hóa

Quy trình tự động hóa cho phép bạn có thể tự động hóa một số hành động nhất định dựa trên những gì đang xảy ra trong môi trường SharePoint của bạn. Nó thường quay lưng lại với các quy trình công việc khác đã được mô tả ở trên.

Hãy quay lại ví dụ mà chúng ta đã sử dụng trong phần Dòng công việc trạng thái. Các cộng tác viên bán hàng tải lên một đề xuất vào một thư mục có tên là “Đề xuất – Bản nháp” khi nó đang trải qua quá trình phê duyệt. Tuy nhiên, khi giám đốc bán hàng của bạn đã xem xét nó và quyết định phê duyệt nó, nó cần phải chuyển sang một thư mục khác có tên là “Tuyên bố công việc – Đã xuất bản”. Thay vì phải di chuyển tài liệu đó theo cách thủ công từ “Bản nháp” sang “Đã xuất bản”, Quy trình làm việc Tự động hóa có thể được thiết lập để tự động di chuyển tài liệu đó cho bạn.

5. Quy trình tùy chỉnh

Tất nhiên, một khi bạn tìm ra những loại Quy trình làm việc này có thể làm gì cho tổ chức của mình, bạn có thể muốn thực hiện nhiều hơn một trong số chúng – thậm chí có thể là sự kết hợp của cả bốn! Dòng công việc Tùy chỉnh cho phép bạn tạo chương trình nhỏ của riêng mình trong SharePoint.

Bạn có thể tạo một dòng công việc tùy chỉnh trông giống như sau: Nhân viên bán hàng của bạn tải tài liệu lên SharePoint, do Dòng công việc Trạng thái, đặt trạng thái thành “đang phê duyệt”. Sau đó, khi đi qua Dòng công việc Phê duyệt, SharePoint sẽ gửi các thông báo khác nhau đã được đặt thông qua Dòng công việc Thông báo. Khi mọi thứ đã hoàn tất, Quy trình làm việc tự động hóa sẽ tự động xuất bản tài liệu vào thư viện tài liệu thích hợp để nhóm bán hàng của tổ chức bạn tiêu thụ.