5 LỜI KHUYÊN GIÚP TỐI ƯU HÓA LỢI ÍCH TRIỂN KHAI OFFICE 365

Đối với các doanh nghiệp thuộc mọi loại hình và quy mô, việc triển khai Office 365 trong hoạt động sản xuất và kinh doanh ngày càng trở nên phổ biến. Ứng dụng dựa trên nền điện toán đám mây, Office 365 giúp tiết kiệm chi phí, vận hành nhanh chóng và dễ dàng, sẵn sàng mọi lúc mọi nơi và chỉ cần có kết nối internet. Không chỉ dừng lại ở đó, Office 365 còn mang lại nhiều lợi ích khác cho các doanh nghiệp đang tìm cách thay đổi cách thức kinh doanh.

Tuy nhiên, đi kèm với những lợi ích tuyệt vời như vậy, việc triển khai vận hành hệ thống Office 365 chắc chắn sẽ gặp không ít khó khăn trong mỗi doanh nghiệp. Một số quyết định của doanh nghiệp khi sử dụng giải pháp O365 mà không cân nhắc những yếu tố về công nghệ thông tin có thể dẫn tới nhiều hạn chế và phức tạp về mặt công nghệ.

Người ta gọi chúng là những cạm bẫy tiềm năng trong Office 365. Vậy làm thế nào doanh nghiệp có thể tránh những cạm bẫy này, tận dụng giải pháp tốt nhất, để tối ưu hóa lợi ích khi triển khai Office 365?

Để khắc phục vấn đề này, đầu tiên doanh nghiệp cần hiểu sâu về khả năng có sẵn và khả năng mở rộng của Office 365, họ cũng cần lập kế hoạch tối ưu cho Migration và tạo ra trải nghiệm người dùng cuối thích hợp nhất khi sử dụng.

Dưới đây là một số yếu tố cần xem xét khi doanh nghiệp muốn chuyển đổi sang Office 365

1. Lập kế hoạch thật cẩn thận.

Chi phí thấp là lựa chọn có vẻ hấp dẫn với nhiều doanh nghiệp nhỏ. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp quyết định vội vàng khi lựa chọn kế hoạch triển khai với chi phí thấp nhất có thể gây ra nhiều bất lợi, đặc biệt là khi doanh nghiệp muốn mở rộng số lượng người dùng lớn hơn nhiều lần hoặc cần bổ sung các khả năng tích hợp nâng cao như phòng tránh thất thoát dữ liệu (Data Loss Prevention). Mặc dù các tùy chọn giải pháp đám mây có thể thay đổi được, nhưng doanh nghiệp hãy thật cẩn thận đánh giá hiện trạng và nhu cầu của mình để việc triển khai không bị gián đoạn, mất thời gian.

2. Hiểu rõ về lựa chọn và giới hạn của mình.

Mặc dù doanh nghiệp không phải lo lắng về việc quản lý phần mềm nội bộ, nhưng điều cân nhắc thường bị bỏ qua là nếu doanh nghiệp có kế hoạch chia sẻ mật khẩu giữa Office 365 với quyền truy cập máy trạm và phần mềm máy tính để bàn, thì họ cần cân nhắc lập kế hoạch cho việc hoạt động song hành của chúng trong dài hạn.
Office 365 và thành phần Exchange Online sẽ thực hiện email, nhưng cần phải có Exchange Server để quản lý đăng nhập một lần. Những cân nhắc như thế này, cùng với nhu cầu doanh nghiệp muốn di chuyển tất cả email cùng một lúc hay theo từng giai đoạn, hoặc doanh nghiệp muốn sử dụng các công cụ di chuyển của bên thứ ba, tất cả những điều trên cần được đánh giá kỹ lưỡng.

3. Dọn dẹp.

Khái niệm The junk in/junk out trong công nghệ thông tin cũng phù hợp với các giải pháp đám mây ở một số khía cạnh. Nhiều công ty vừa và nhỏ lựa chọn Office 365 với mong muốn tích hợp Office 365 với Active Directory, để cho phép chia sẻ mật khẩu giữa Office 365 và máy tính của người dùng. Active Directory là một kho lưu trữ trung tâm để quản lý thông tin đăng nhập của người dùng, vì vậy nếu không được dọn sạch trước, việc tạo ra trải nghiệm liền mạch cho người dùng sẽ trở nên rất khó khăn. Tương tự, dữ liệu Exchange Server nên được dọn sạch trước khi di chuyển nó sang Office 365.

4. Đánh giá công cụ quản lý phù hợp.

Bảng điều khiển quản trị dựa trên web của Office 365 phù hợp với nhiều công ty nhỏ cho các chức năng như tạo và quản lý tài khoản người dùng, nhưng quản lý giải pháp đám mây yêu cầu các công cụ phức tạp hơn. Các tổ chức và công ty lớn có thể vận hành tốt hơn bằng cách sử dụng PowerShell, dòng lệnh của Microsoft và môi trường tập lệnh cho hệ thống hành chính. Sự am hiểu về các loại chức năng nào cần PowerShell, chẳng hạn như có thể tự động áp dụng các quyền thư mục hiện có, là một phần của việc đánh giá các nhu cầu quản lý trong doanh nghiệp, tổ chức.

5. Luôn cập nhật với công nghệ hỗ trợ.

Office 365 không chỉ cung cấp cho người dùng các phiên bản mới nhất của phần mềm và công cụ cộng tác Office, mà còn cung cấp các ứng dụng có khả năng tương thích với bộ Office và hệ điều hành Microsoft trước đây. Ví dụ như Windows XP đã hết hạn sử dụng và không còn tương thích với Office 365. Thông thường, các tổ chức sử dụng Office 365 với cập nhật mới nhất, nhưng đồng thời họ cũng sẽ phải loại bỏ các sản phẩm thế hệ cũ như XP và Office 2003 để đảm bảo khả năng tương thích.

Năm lời khuyên đã liệt kê ở trên vô cùng hữu ích, giúp doanh nghiệp có thể tránh những cạm bẫy, tận dụng giải pháp tốt nhất, để tối ưu hóa lợi ích khi triển khai Office 365. Nếu doanh nghiệp bỏ qua chúng, rất có thể họ sẽ mắc phải những cạm bấy và tốn kém thời gian và chi phí để giải quyết.

Ngoài ra, doanh nghiệp hãy xem xét việc sử dụng dịch vụ triển khai Office 365 tại TSG – Soft 365 để tối ưu hóa giữa lợi ích sử dụng giải pháp Office 365 và gánh nặng nhân công, thiết bị công nghệ thông tin trong vận hành.

📣📣📣

Liên hệ để nhận tư vấn cụ thể về Office 365 bản quyền và dịch vụ triển khai giải pháp Office 365 tối ưu nhất.

☎ 024 7305 0506 | 028 7305 0508

🎯 HOTLINE 24/7: 0936 362 158

📩 [email protected]

🏁 https://store.soft365.vn/